Spomnite se dneva, ko ste nazadnje odlašali z delom. Kako ste se takrat počutili? Koliko časa ste imeli na voljo za opravljanje naloge? Od tega je namreč odvisno, kako produktivni bomo. Visoko pozitivno čustvovanje in časovne omejitve nam pomagajo, da prenehamo z odlašanjem.

---

Avtorica: Špela Rot

Vsak od nas se je že kdaj spopadal s pomanjkanjem motivacije za delo in svoje obveznosti prelagal na kasneje. Takšnemu vedenju rečemo tudi odlašanje oz. prokrastinacija. Čeprav imamo namen, načrtovanih aktivnosti ne začnemo izvajati oz. jih ne dokončamo. Ob tem občutimo razkorak med trenutnim stanjem in stanjem, ki ga želimo doseči. Ta občutek je lahko neprijeten. Poleg tega smo zaradi odlašanja lahko slabši pri izvedbi aktivnosti, zamujamo dogovorjene roke in ogrožamo uspeh projektov.

Zakaj odlašamo?

V nadaljevanju bomo poskušali odgovoriti na vprašanje, zakaj odlašamo oz. kdaj prenehamo odlašati z delom. Pri tem se naslanjamo na ugotovitve raziskave J. Kühnel in sodelavcev (2022).

Naše osnovno počutje v nekem trenutku (tudi afekt oz. čustvovanje), se v veliki meri odraža tudi v vedenju. Tako visoko pozitivno čustvovanje ne pomeni samo doživljanja pozitivnih čustev. Opazimo ga tudi kot stanje aktiviranosti, zanimanja, osredotočenosti in ravno pravšnjega občutka vključenosti v dejavnost, ki jo trenutno izvajamo. Visoko pozitivno čustvovanje prispeva k temu, da smo bolj storilnostno naravnani in se lotimo načrtovanih nalog ter tako zmanjša možnost, da bomo odlašali z delom.

Nasprotno pa smo ob nizkem pozitivnem čustvovanju manj aktivirani, imamo manj energije in zanimanja, smo otopeli in žalostni. Zato je manj verjetno, da se bomo lotili načrtovanih nalog in bolj verjetno, da bomo odlašali.

Viri motivacije za delo pa ne izhajajo samo iz osebe (kot npr. pozitivno čustvovanje), pač pa tudi iz zunanjih omejitev. To, ali bomo odlašali z delom ali ne, je tako odvisno tudi od časovnega pritiska. Izrek »Diamanti so narejeni pod pritiskom« že poznamo, kaj pa je psihološka razlaga za njim?

• Ko smo pod večjim časovnim pritiskom, občutimo večji razkorak med trenutnim in želenim stanjem – npr. danes smo na šele na začetku projekta, ki mora biti dokončan do jutri. Ta razkorak želimo zmanjšati, zato začnemo z delom.
• Naloge, ki jih izvajamo pod časovnim pritiskom, nam predstavljajo večji izziv in nanje lažje usmerjamo pozornost. Ko jih uspešno opravimo, imamo občutek, da smo napredovali. Želja po tem občutku nas dodatno spodbudi, da nalogo opravimo.
• Občutek časovnega pritiska pa je neprijeten, zato se ga želimo na vsak način znebiti. To lahko naredimo le tako, da začnemo z delom.

Kaj pa, če se mi danes res ne da?

Povsem normalno je, da vsak dan v službi ne bomo polni energije, pozitivno naravnani in motivirani. To pomeni tudi, da bomo nekatere dneve več odlašali kot druge. Na srečo sta pozitivno čustvovanje in časovni pritisk vira, ki sodelujeta pri motivaciji za delo – pomanjkanje enega lahko nadomestimo z drugim. Tako nas bo na dneve, ko imamo manj energije in smo manj motivirani, k delu bolj spodbudil časovni pritisk. Ob dnevih visokega pozitivnega čustvovanja pa ne bomo potrebovali tolikšnih časovnih omejitev, da bi začeli z delom.

Ali so tudi službeni diamanti vedno narejeni pod pritiskom?

Verjetno ste v službi že imeli daljše obdobje, nabito z obveznostmi, v katerem ste občutili visok časovni pritisk. Daljše izpostavljanje takšnemu stresu lahko ogrozi blagostanje zaposlenih. Nenehno delo in stres sta naporna, hkrati pa otežujeta, da bi se dobro odpočili in delo doživljali kot izpolnjujoče. Posledično bo tudi delo slabše opravljeno. Časovni pritisk torej le za krajša časovna obdobja predstavlja koristen vir motivacije za opravljanje obveznosti. Na dolgi rok pa priporočamo, da se temu pristopu izogibate. Baethge in drugi (2018) zgornjo mejo za obdobje strožjih časovnih omejitev postavljajo na šestih tednih.

Kako prenehati z odlašanjem?

Z odlašanjem naj bi torej odnehali ob visokem pozitivnem čustvovanju in postavljanju časovnih omejitev. V skladu s tem navajamo nekaj praktičnih smernic za lažji pričetek z delom:

• Najprej se vprašajte, zakaj odlašate. Ste negativno razpoloženi, utrujeni, brez energije? Kdaj je postavljen rok za oddajo naloge, s katero odlašate?
• Svoj prosti čas namenite aktivnostim, ki vas napolnijo z energijo in v vas vzbudijo pozitivne občutke. Kar občutite v zasebnem življenju, se bo najverjetneje preneslo tudi v delovno okolje.
• Poskrbite za kakovosten spanec. Ko smo spočiti, imamo običajno več energije, lažje osredotočamo svojo pozornost in smo bolj učinkoviti.
• Dnevno postavljajte manjše, delne cilje, ki vodijo do končnih. Delni cilji naj bodo specifični, merljivi, dosegljivi, relevantni za nalogo in realistični glede na časovni okvir. Tako boste stalno občutili izzvanost, brez da bi bili pod prevelikim pritiskom.
• Obdobja intenzivnega časovnega pritiska naj ne bodo predolga. To lahko vodi v izčrpanost in izgorelost.
• Ne pozabite, da motivacija izvira tudi iz delovnega okolja. Zaposlenim omogočite dovolj samostojnosti in občutka nadzora nad svojim delom. Delovno okolje mora biti tudi izvor sprotne povratne informacije o opravljenem delu in napredku. Le tako bodo zaposleni lahko vedeli, ali so na pravi poti.
• Poskrbite za stimulativno delovno okolje. Vanj vpeljite dejavnosti ali druge elemente, ki vas in ostale zaposlene aktivirajo, spravijo v pozitivno razpoloženje in napolnijo z energijo.

Več o odnosu med pozitivnim čustvovanjem, časovnim pritiskom in odlašanjem si lahko preberete v spodnjih člankih.

Literatura

Baethge, A., Vahle-Hinz, T., Schulte-Braucks, J. in van Dick, R. (2018). A matter of time? Challenging and hindering effects of time pressure on work engagement. Work and Stress, 32(3), 228–247. https://doi.org/10.1080/02678373.2017.1415998

Kühnel, J., Bledow, R. in Kuonath, A. (2022). Overcoming procrastination: Time pressure and positive affect as compensatory routes to action. Journal of Business and Psychology, 1–17. https://doi.org/10.1007/s10869-022-09817-z