Kako novo zaposlene spodbuditi k temu, da ostanejo v organizaciji, se počutijo bolj pripadne, samozavestne, so bolj produktivni in zadovoljni z delom? Tega se lahko lotimo že na samem začetku njihovega dela v naši organizaciji. V nadaljevanju predstavljamo metodo, ki nas lahko privede do želenih rezultatov. Uporabljajo jo tudi v znanih podjetjih, kot je Facebook. O njej je v seminarski nalogi pisala Manca Troha.

---

Avtorica: Manca Troha

Kako poteka uvajanje zaposlenega v novo organizacijo?

Novi zaposleni grejo ob pričetku dela v organizaciji skozi proces vpeljave v podjetje, ki mu rečemo tudi organizacijsko uglaševanje (ang. onboarding). Obsega spoznavanje osnovnih informacij o podjetju, zaposlenih, uspehih podjetja in načinu dela. Cilj tega procesa je novo zaposlenega čim hitreje vključiti v delo znotraj delovne organizacije.

Obdobje uvajanja lahko poteka nekaj dni, lahko pa tudi več mesecev – odvisno od potreb organizacije in novo zaposlenega. Pri tem je pomembno, da smo do novih članov potrpežljivi, jih ne obremenjujemo preveč in smo jim vedno na voljo za vprašanja ali pomoč.

Uvajanje poteka skozi 4 stopnje (Bauer, 2011):

1. Privolitev: novo zaposlenega učimo pravnih osnov, pravil, omejitev. Nanaša se na vse administrativne naloge, ko se posameznik prvič sreča z organizacijo (nova spletna pošta, organizacijska orodja…).
2. Razjasnitev glede njihovega novega delovnega mesta, pričakovanj. Jasno jim predstavimo odgovornosti in način delovanja. Slednje moramo predstaviti tudi vodjem in sodelavcem v timih.
3. Kultura se navezuje na učenje organizacijskih formalnih in neformalnih norm, pisanih in nepisanih pravil.    
4. Povezanost se nanaša na medosebne odnose in vključitev v ekipo. Pomembno je, da se novo zaposleni počutijo kot »del družine«.

Potek uvajanja lahko izvedemo v okviru t. i. »bootcampa«, ki mu rečemo tudi obdobje intenzivnega uvajanja. To metodo najlažje razložimo s primerjavo iz vojske ali športa. Vojake med usposabljanjem čaka obdobje, v katerem intenzivno vadijo in prejemajo obremenitve. Podobno lahko prenesemo v kontekst organizacije, le da tokrat namesto fizičnih naporov zaposleni prenašajo miselne napore ter opravljajo organizacijske izzive (npr. uvajanje na novo delovno mesto, prilagajanje in spoznavanje organizacije ter skupno sodelovanje z ostalimi zaposlenimi).

Kako pa se lotimo izvajanja “bootcampa”?

Z izvajanjem “bootcampa” poskušamo izpolniti dva cilja – pripraviti zaposlene na samostojno delo in jim zagotoviti občutek povezanosti znotraj kolektiva. Pred začetkom moramo potek intenzivnega uvajanja podrobno načrtovati. Pri tem si lahko postavimo naslednja vprašanja:

• Zakaj potrebujemo to metodo? Kateremu cilju se želimo bolj posvetiti – pripravi ali povezanosti? Kakšno vrsto kadra sploh zaposlujemo in kaj potrebujejo?

• Kakšna je kultura naše organizacije? Kakšno vedenje pričakujemo od novo zaposlenih?

• Kako bomo novo zaposlenemu predali vse potrebne informacije za opravljanje dela? Ali bo potreboval mentorja?

• Kdo izmed vsakega oddelka bo predstavil svoj oddelek? Kdo je najbolj izkušen in zna govorno nastopati, da lahko dobro izvede predstavitev?
• Kakšne izzive oz. naloge bo moral opravljati novi zaposleni med usposabljanjem? Naj bodo zahtevni, da bo po usposabljanju pripravljen na najhujše? Ali naj bodo enostavni, da mu omogočijo čim lažjo vključitev v organizacijo?
• Koliko časa nameravamo posvetiti uvajanju?
• Kdo bo usklajeval vse aktivnosti, govornike in spremljal komunikacijo med udeleženci bootcampa?
• Kako bomo ocenjevali napredek novo zaposlenega?

Tudi v podjetjih Facebook in Trilogy University se je natančno načrtovanje uvajanja – med drugim s pomočjo teh vprašanj – izkazalo kot uspešno.

Kdaj je ta metoda uporabna?

Metoda intenzivnega uvajanja ni uporabna le pri uvajanju novih zaposlenih v delo v organizaciji. Nanjo se lahko zanesemo tudi:

• Za uvajanje sprememb  pri delu pri predhodno zaposlenih

• Za delovna mesta, kjer uvajanje novo zaposlenih preko Powerpoint predstavitve ni več učinkovito (delovna mesta prodaje, razvažanja ali tehnične podpore; delovna mesta, ki se ukvarjajo s težavnimi strankami, kjer se povečuje kompleksnost projektov, kjer morajo voditi ali delati v projektnih timih)

• Za mednarodne organizacije in organizacije, ki zaposlujejo veliko število ljudi na leto

Metodo bomo predstavili tudi na kadrovskem zajtrku. Do takrat pa si o prednostih in pomanjkljivostih, vloge psihologa in primerih uporabe metode intenzivnega uvajanja v procesu organizacijskega oglaševanja novih zaposlenih, lahko preberete v spodnji seminarski nalogi.

Literatura

Bauer, T. N. (2011). Oboarding new Employees: Maximazing success SHRM Foundation’s Effective Practice Guideline Series. SHRM Foundation.

Baum, N. (2022, 18. oktober). A surgeon’s perfect day. Psysicians practice. https://www.physicianspractice.com/view/a-surgeon-s-perfect-day

Britto, A., Cruzes, D. S., Smite, D. in Sablis, A. (2017). Onboarding software developers and teams in three globally distributed legacy projects: a multi-case study. Journal of Software: Evolution and Process, e1921.

Dostop in oblika (b. d.). New employee orientation simulation and bootcamp. LSA Global. https://lsaglobal.com/what-we-do/differentiated-talent/brand-attract-on-board/new-employee-orientation-on-boarding-training/new-employee-orientation-simulation-bootcamp/

Enoletni vkrcavanje (2021, 24. avgust). Boot camps won’t help your new hires love the company. The Workish guide to onboarding. Financial Post. https://financialpost.com/fp-work/boot-camps-wont-help-your-new-hires-love-the-company-the-workish-guide-to-onboarding

Foran-Tuller, K., Robiner, W. N., Breland-Noble, A., Otey-Schott, S., Wryobeck, J., King, C. in Sanders, K. (2012). Early Career Boot Camp: a novel mechanism for enhancing early career development for psychologists in academic healthcare. Journal of Clinical Psychology in Medical Settings, 19(1), 117-125.

Garvey, C. (b. d.). The Whirlwind of a New Job. SHRM. https://www.shrm.org/hr-today/news/hr-magazine/pages/0601garvey.aspx

Ista znanja (b. d.). The value of corporate boot camp. TPS. https://blog.mytsp.net/the-value-of-corporate-boot-camp

Johnson, B. A. in Geis, G. (2018). Improving procedural skills, teamwork and confidence in just one day: a NICU fellow boot camp. MedEdPublish, 7:247.

Julian, H. (2020). Designing engineering onboarding for 60+ nationalities [Conference or Workshop Item]. Proceedings of the 15th International Conference on Global Software Engineering, ACM. http://oro.open.ac.uk/72545/1/2020Apr01%2009_24%20ICGSE2020_Designing_Engineering_Onboarding_for_60__Nationalities.pdf

Lopushinsky, P. (2019, 10. junij). Ten employee Onboarding Ideas Your Organizaction Can Use Right Now [objava]. LinkedIn. https://www.linkedin.com/pulse/ten-employee-onboarding-ideas-your-organization-can-use-lopushinsky/

Maksymiuk, H. (2017). Onboarding new employees: review of current practicies. Periodyk Naukowy Akademii Polonijnej, 20(1), 123-128.

Perna, M. (2021, 3. junij). Onboarding in not a bootcamp. Markcperna. https://www.markcperna.com/214-onboarding-is-not-a-bootcamp/

Tichy, N. (2001, april). No Ordinary Boot Camp. Harvard Business review. https://hbr.org/2001/04/no-ordinary-boot-camp