Kaj je organizacijsko izkrcavanje ali OFFBOARDING?

Pogosto slišimo, da je prvi vtis, ki ga organizacija naredi na (potencialnega) zaposlenega, ključen, a pozabljamo, da o organizaciji in njenem načinu dela ter vrednotah veliko pove tudi zadnji vtis. O organizacijskem izkrcavanju pišemo prvič, zato vabljeni k branju spodnjega prispevka.

Avtorica: Anja Ašič

Organizacijsko izkrcavanje predstavlja proces, ki vodi do formalne »ločitve« zaposlenega od delodajalca (Nayak in Park, 2020). Opredelimo ga lahko tudi kot fazo med odločitvijo zaposlenega, da bo odšel iz organizacije (ali ko izve, da bo moral oditi), vse do njegovega zadnjega dne zaposlitve (Dedic in Zavaher, 2020).

Odpovedi in odhodi zaposlenih predstavljajo sestavni del vsake organizacije – temu se ne moremo izogniti. Zaposleni lahko odhajajo prostovoljno npr. zaradi upokojitve, druge zaposlitve ali pa jim odpovedi izroči organizacija. Leta 2018 je npr. Work Institute ocenil, da bo tistega leta svojo zaposlitev pustilo kar 42 milijonov Američanov.

Uvodna predstavitev metode

Ko zaposleni zapusti organizacijo, ima le-ta velike stroške z iskanjem novega kadra. Za iskanje naslednika mora organizacija namreč vložiti veliko časa, truda in denarja. Poleg objave oglasa za prosto delovno mesto je potrebno potencialne zaposlene spoznati in izbrati pravega kandidata. Po tem je potrebno novega zaposlenega uvesti v delo. V vmesnem času organizacija trpi za nižjo produktivnostjo (in posledično nižjim dobičkom) zaradi prostega delovnega mesta (Sengupta, Sengupta in Bandopadhyay, 2018). Poleg tega pa zaposleni, ki se odločijo za odhod, pogosto odidejo nezadovoljni, počutijo se nespoštovani in imajo negativno izkušnjo pred odhodom (Lucid Team, b.d.).

Kako lahko organizacije izboljšajo svoje delovanje?

Z organizacijskim izkrcavanjem lahko od zaposlenih, ki odhajajo, pridobimo bogate informacije o delovanju organizacije. Zaposlenim lahko postavimo vprašanja o tem, kako dojemajo delovanje organizacije, kaj jim je bilo všeč, kaj jim ni bilo všeč in kaj bi spremenili. Pogosto so zaposleni, ki odhajajo, v večji meri pripravljeni iskreno poročati o stanju organizacije in stvareh, ki jim niso bile všeč. S temi pridobljenimi informacijami lahko organizacije izboljšajo svoje delovanje in delovne procese (McDonald, 2021). S pogovorom oz. izhodnim intervjujem lahko tako v večji meri razumemo, kakšne zaznave ima določeni zaposleni o svoji zaposlitvi (npr. kaj misli o delovnih pogojih, delovni poziciji).

Zgodovinski pregled nastanka metode

Po pregledu člankov in objav na temo organizacijskega izkrcavanja se ta termin pojavlja v objavah, starih do pet let. Pojem organizacijskega izkrcavanja je močno povezan s pojmom organizacijskega uglaševanja (angl. onboarding), ki pa se je v literaturi začel pojavljati že pred 50 leti, takrat sicer pod imenom organizacijska socializacija. Raziskovalci so namreč ugotovili, da za uspeh, ugled in učinkovitost organizacije ni dovolj le prijetna dobrodošlica zaposlenega, ampak tudi odnos organizacije do zaposlenega po prenehanju poslovnega sodelovanja.

Uporabnost metode skozi znanstvene raziskave

Trenutno v literaturi še ni moč zaslediti veliko znanstvenih raziskav. Rezultati raziskave kažejo, da lahko delodajalci preprečijo približno 77 % odhodov zaposlenih s pridobivanjem podatkov o njihovi delovni izkušnji (Sullivan, 2019 v Nayak in Park, 2020). Prav tako pozitivna izkušnja ob prenehanju zaposlitve v organizaciji omogoča ohranjanje dobrih medosebnih odnosov z bivšimi zaposlenimi, kar ustvarja velik bazen potencialnih kandidatov za iskanje kadra v prihodnosti. Raziskave kažejo, da so osebe, ki se ponovno zaposlijo v določeni organizaciji, pri delu 40 % bolj produktivne kot osebe, ki se v neki organizaciji zaposlijo prvič (Kulik idr., 2015; v Nayak in Park, 2020). Prav tako pa lahko odhajajoči zaposleni organizacijo priporočijo drugim, s čimer prispevajo k oblikovanju pozitivne blagovne znamke podjetja (Somaya in Williamson, 2008; v Nayak in Park, 2020).

Kljub vsem koristim organizacijskega izkrcavanja pa rezultati raziskav kažejo, da zaenkrat le 29 % organizacij uporablja sistematičen proces organizacijskega izkrcavanja (Cushing, 2014).

“Bumerang zaposleni”

Za zaposlene, ki se pri organizaciji po svojem odhodu ponovno zaposli, se uporablja izraz »bumerang zaposleni« (angl. boomerang employees). Rezultati raziskav kažejo, da se 15 % zaposlenih ponovno zaposli pri istem delodajalcu, 40 % zaposlenih pa poroča, da so odprti za možnost ponovne zaposlitve pri preteklem delodajalcu. Poleg tega 56 % zaposlenih v kadrovskih službah in 51 % vodij poroča o tem, da dajejo prednost tistim prijavam na delovno mesto, ki so jo oddali t.i. bumerang zaposleni (Anderson, 2019).

Preprečevanje zlorabljanja zaupnih informacij

Eden od namenov organizacijskega izkrcavanja je tudi preprečevanje zlorabljanja zaupnih informacij, zato je pomembno, da organizacija pred odhodom zaposlenega poskrbi za deaktiviran dostop do vseh pomembnih informacij. Na resničen pomen tega opozarjajo tudi rezultati raziskave, ki kažejo, da bi 88 % zaposlenih na področju informacijske tehnologije v primeru, da bi bili odpuščeni, obdržali zaupne podatke in gesla za dostop do podatkov (CyberArk, 2013; v Sweet Process, b.d.).

Kakšen je namen offboardinga?

Namen organizacijskega izkrcavanja je predvsem ustvarjanje pozitivne izkušnje zaposlenega pri odhodu in omogočanje globljega razumevanja odločitev zaposlenega za odhod, kar organizaciji omogoča nadaljnje razvijanje in izboljševanje svojih delovnih procesov (Anderson, 2019). Poleg tega je namen organizacijskega izkrcavanja zmanjševanje morebitnih varnostnih tveganj (s sistematičnim prevzemom delovne opreme in pripomočkov in deaktivacijsko službenih računov zaposlenega in dostopov do zaupnih podatkov). Sistematičen proces organizacijskega izkrcavanja preprečuje pravne težave ali morebitne tožbe s strani bivšega zaposlenega, omogoča lažje načrtovanje predaje dela oz. nadaljevanja delovnega procesa, pridobivanje koristnih povratnih informacij za izboljšavo in ohranjanje dobrih odnosov (Lucid Team, b.d.).

Kot je razvidno iz zgodnje sheme, v procesu organizacijskega izkrcavanja sodelujejo odhajajoči zaposleni, njegovi nadrejeni, kadrovska služba in računovodstvo ter IT oddelek. (Vir: Anja Ašič)

Izhodni intervju

Del organizacijskega izkrcavanja predstavlja metoda izhodnega intervjuja, ki predstavlja razpravo med predstavnikom organizacije in osebo, ki organizacijo zapušča. Praviloma se izhodni intervju opravlja v zadnjih delovnih dneh določenega zaposlenega (Buhler; v Sengupta, Sengupta in Bandopadhyay, 2018).

Namen izhodnega intervjuja oz. pogovora ob odhodu zaposlenega je, da organizacija pridobi informacije o razlogu za odhod zaposlenega, stopnjo zadovoljstva zaposlenega ob odhodu, informacije o morebitnih težavah z usklajevanjem zasebnega in poslovnega življenja, o zadovoljstvu s komunikacijo s sodelavci in nadrejenimi. Prav tako je cilj pridobiti informacije o želenih spremembah, ki bi jih zaposleni želel implementirati v organizacijo ter o tem, ali je imel na voljo dovolj priložnosti za karierni razvoj in pridobivanje novega znanja (Sengupta, Sengupta in Bandopadhyay, 2018).

Vprašanja, ki jih pogosto postavljajo v sklopu izhodnega intervjuja:

Kako ste se kot zaposleni počutili v organizaciji?
Ali ima zaposleni predloge za izboljšavo delovnih procesov in praks organizacije?
Kaj bi lahko organizacija naredila, da bi zaposlenega prepričali, da bi ostal?
Kaj zaposlenemu nudi nov delodajalec, česar ni dobil v sedanji organizaciji?
Kako bo nova zaposlitev prispevala k doseganju osebnih kariernih ciljev zaposlenega? (Sengupta, Sengupta in Bandopadhyay, 2018).

Omejitev uporabe metode

Pri izvajanju izhodnega intervjuja oz. pogovora z zaposlenim v sklopu organizacijskega izkrcavanja, ki organizacijo zapušča, moramo biti pozorni na to, da so lahko podane informacije izkrivljene zaradi želje po ugajanju in socialni zaželenosti. Zaposleni lahko izkrivi svoja poročanja, saj ne želi negativno vplivati na medosebne odnose, ki jih je vzpostavil v organizaciji, zato moramo biti pri izvajanju organizacijskega izkrcavanja tudi kritični do prejetih informacij.

Pogosto so lahko prisotna tudi močna negativna čustva, npr. strah, jeza, žalost, ki jih izvajalec intervjuja mora znati upravljati (Sengupta, Sengupta in Bandopadhyay, 2018). Pri izvajanju izhodnega intervjuja se lahko srečamo tudi s težavo slabega odziva odhajajočih zaposlenih. Veliko jih namreč ne želi podajati iskrenih informacij zaradi strahu pred morebitnimi negativnimi posledicami. Prav tako so zaposleni, ki ne odhajajo prostovoljno, in zaposleni, ki odhajajo zaradi negativnih dejavnikov (npr. slaba delovna klima, neustrezen nadrejeni ipd.) manj naklonjeni k podajanju povratnih informacij o delovnem okolju v sklopu izhodnega intervjuja v primerjavi z zaposlenimi, ki odhajajo zaradi drugih razlogov (npr. pridobivanje novih izkušenj in znanj v drugi organizaciji).

Če vas o offboardingu, vlogi psihologa in avtoričinem pogledu na to metodo zanima še več, vabljeni k branju seminarske naloge, v katerem lahko preberete tudi kratek povzetek avtoričinega intervjuja s Tamaro Kokol, lastnico podjetja Weboarding.

offboarding_organizacijsko-izkrcavanje_anja_asic_nocopy-1 Prenos

Literatura

Anderson, B. (2019). Offboarding: What it Means and Why it Matters. BambooHR. https://www.bamboohr.com/blog/offboarding-why-it-matters/

Cushing, E. (2014). The Most Important Employee Lifecycle Activity You’re Not Doing. Aberdeen. https://www.aberdeen.com/hcm-essentials/employee-lifecycle-offboarding/

Dedic, I. in Zavaher, M. (2020). Does the front door match the backdoor?: A single case study on how employee turnover affects the level of engagement & investment in EVP touchpoints: pre-, on-, and off-boarding.

Collier, K. (2019). The Robot-Proof Recruiter: A Survival Guide for Recruitment and Sourcing Professionals. Kogan Page.

Lucid Team. (b.d.). The Offboarding Process: How to Transition Employees Smoothly. LucidChart. https://www.lucidchart.com/blog/what-is-offboarding-in-human-resources

McDonald, P. (2021). Onboarding and offboarding employees: Why Getting it Right Matters. CPA Practice Advisor.

Nayak, P. in Park, P. (2020). What are the Best Practices for Offboarding Trends in Global Companies?.

Sengupta, M., Sengupta, N. in Bandopadhyay, K. (2018). Unravelling employee off-boarding: the magic of exit interview. International Journal of Research in Economics and Social Sciences (IJRESS), 8(1).

Sweet Process. (b..d). How to Create a Smooth Offboarding Process. Sweet Process. https://www.sweetprocess.com/offboarding-process/Prokopets, M. (b.d.). The 8 Step-by-step Process for Offboarding Employees Gracefully. Nira. https://nira.com/offboarding/