psihologijadela komunikacija,metode,Psihologija dela

Zadovoljni zaposleni = zadovoljne stranke = boljši promet

Vemo, da so za delovne organizacije odnosi z javnostjo zelo pomembni. Vendar ali razumemo tudi, da so ena izmed ključnih publik organizacije ravno njeni zaposleni?

Formula notranjih odnosov z javnostmi naj bi bila enostavna: ‘Zadovoljni zaposleni = zadovoljne stranke = boljši promet’. Ali je recept za kvalitetno notranjo komunikacijo res tako enostavno implementirati tudi v prakso?

Avtorica: Kaja Belčič

Znanstvena spoznanja o uporabnosti metode

Interna oz. notranja komunikacija je za organizacijo ključnega pomena, saj lahko izboljša učinkovitost, pomembna pa je tudi za razumevanje vrednosti neoprijemljivih sredstev, saj generira komunikacijski in socialni kapital v organizaciji.

Z interno komunikacijo se povezujejo pozitivni izidi za organizacije, kot so večja produktivnost, višja kakovost storitev in produktov, višji nivo inovacij, znižan absentizem, manj stavk in znižanje celotnih stroškov.

Interno komunikacijo uporabljamo, da upravljamo odnos med delovno organizacijo in zaposlenimi.

Kdaj metodo uporabimo?

Notranjo komunikacijo uporabimo vedno, ko želimo z deljenjem informacij znotraj organizacije:

1. opredeliti, navdihniti in uskladiti (navadno gre za sporočila o namenu, poslanstvu, viziji in strategijah organizacije, npr. seje “stanje v podjetju”),

2. obveščati (obveščanje zajema komunikacijo povezano z vsakodnevnim vzdrževanjem organizacije, ki je namenjena sporočanju transakcijskih informacij, npr. posodobitve tehnologije),

3. poučevati (vključuje sporočila za izboljšanje znanja in veščin (tehničnih ali netehničnih) človeškega kapitala organizacije, npr. spletni izobraževalni seminarji),

4. spodbuditi akcijo (v obliki direktiv, namenjenih zahtevi dejanj ene strani od druge, npr. naloge dodeljene podrejenemu),

5. sprejemati odločitve (obsega intenzivno dvosmerno komunikacijo, zasnovano za pridobitev najboljših odločitev v dani situaciji, npr. vodje komunicirajo o organizacijskih ukrepih),

6. sodelovati (navadno v obliki dvosmerne komunikacije za skupno izvajanje delovnih odgovornosti, npr. sodelavci izmenjujejo ideje, povezane s projektom).

Komu je metoda namenjena?

Notranja komunikacija je multidisciplinarno področje, ki združuje odnose z javnostmi (PR), upravljanje s človeškimi viri in pa marketing. Metode internih odnosov z javnostmi naj ne uporablja marketinški oddelek ali predstavnik za odnose z javnostmi, ampak se morajo za to usposobiti predvsem vodje, zaposleni, kadrovniki in psihologi v organizacijah.

Kako metodo izvedemo?

Držimo se naslednjega postopka:

  1. Definirajmo razlog za obstoj organizacije.

Najprej moramo poznati razlog za obstoj delovne organizacije.

  1. Analizirajmo razlog za komuniciranje.

Nato analiziramo, kolikšen delež vseh naših sporočil je izhajalo iz vsakega izmed 6ih zgoraj navedenih razlogov za komuniciranje.

  1. Ocenimo kakovost sporočil.

Šele ko smo opravili ta dva koraka, se posvetimo ocenjevanju kakovosti komunikacij iz vsakega izmed treh vidikov. Ocenimo vsebino (kaj), frekvenco (koliko) in primernost (kako) komunikacije.

  1. Prilagodimo prihodnjo komunikacijo.

Glede na rezultate lahko prilagodimo namen, vsebino, ton in kadenco naših sporočil.

Kako izberemo kanal za uporabo metode?

Za interno komunikacijo lahko uporabimo raznovrstne metode, ki se v grobem delijo na pisne in ustne kanale. Predstavimo jih v klasičnih papirnih oblikah, spletnih in tudi v obliki aplikacij ter video materialov. Katerokoli strategijo in namen bomo izbrali, moramo biti izredno tenkočutni, saj ob komuniciranju nikoli ne komuniciramo le vsebine, ki smo jo želeli sporočiti, ampak še veliko več – četudi se tega ne zavedamo.

Orodja notranjih odnosov z javnostmi:

  1. Ankete zaposlenih
  2. Center za novice
  3. Center za prepoznavo zaposlenih
  4. Elektronska pošta
  5. Intranet ali interni socialni mediji
  6. Komunikacija v živo
  7. Notranji časopis
  8. Objava prostih delovnih mest
  9. Center za organizacijsko uglaševanje
  10. Tekstovna sporočila (SMS) za zaposlene
  11. Telefoniranje
  12. Videokonferenca
  13. Vodstveni center ali blog vodstva
  14. Video center

Kakšna je vloga psihologa?

  • opazi potrebo po vpeljavi sistematičnega načina notranjega komuniciranja, da bodo vsi zaposleni na pravi način vključeni v pridobivanje zanje relevantnih informacij
  • analizira in raziskuje, kaj bo najbolj primerno za dotično organizacijo
  • pripravi predlog strategije rešitev
  • ponuja svetovanje in izobraževanje služb, ki bodo komunikacijo izvajale
  • preišče vidik prejemnikov informacij in ponovno ovrednoti kvaliteto komuniciranja
  • podpira proces sočasnega razvoja načina interne komunikacije
  • spremlja rezultate vzpostavljenih notranjih odnosov z javnostjo

Kako merimo učinkovitost metode? Vprašalnik za merjenje rezultatov strategija notranjih odnosov z javnostmi lahko najdete v seminarski nalogi:

Notranji odnosi z javnostmi (Kaja Belčič)_NoCopyPrenos

Literatura

Ali, B. J., Anwar, G., Gardi, B., Othman, B. J., Aziz, H. M., Ahmed, S. A., Hamza, P.A., Ismael, N.B., Sorguli, S. in Sabir, B. Y. (2021). Business communication strategies: Analysis of internal communication processes. Journal of Humanities and Education Development, 3(3), 16–38. https://dx.doi.org/10.22161/jhed.3.3.4 

Aritz, J., Walker, R., in Cardon, P. W. (2018). Media use in virtual teams of varying levels of coordination. Business and Professional Communication Quarterly, 81(2), 222–243. https://doi.org/10.1177/2329490617723114 

Berger, B. (2008). Employee/organizational communications. Institute for Public Relations.

Braun, S., Hernandez Bark, A., Kirchner, A., Stegmann, S., in Van Dick, R. (2019). Emails from the boss—Curse or Blessing? Relations between communication channels, leader evaluation, and employees’ attitudes. International Journal of Business Communication, 56(1), 50–81. https://doi.org/10.1177/23294884155975

Carrière, J., in Bourque, C. (2009). The effects of organizational communication on job satisfaction and organizational commitment in a land ambulance service and the mediating role of communication satisfaction. Career Development International, 14(1), 29–49. https://doi.org/10.1108/13620430910933565

Clampitt, P. G., in Downs, C. W. (1993). Employee perceptions of the relationship between communication and productivity: A field study. Journal of Business Communication, 30(1), 5–29. https://doi.org/10.1177/00219436930300001

Crescenzo, S. (2011). Integrating employee communications media: The IABC handbook of organizational communication: A guide to internal communication, public relations, marketing, and leadership. 219–230.

Daft, R. L., in Lengel, R. H. (1984). Information richness: A new approach to managerial behavior and organizational design. V Cummings, L. L. in Staw, B. M. (Ur.), Research in Organizational Behavior 6, 191–233.

Dévényi, M. (2016). The role of integrative strategies and tactics in HR negotiations. Strategic Management, 21(2), 32–36.

Dickson, D., Rainey, S., in Hargie, O. (2003). Communication sensitive business issues: Part 1. Corporate Communications: An International Journal, 8(1), 35–43.
https://doi.org/10.1108/13563280310458902

Grunig, J. E. (2013). Furnishing the edifice: Ongoing research on public relations as a strategic management function. Public Relations and Communication Management.

Herman, M. (b.d.). 20 internal communication tools your company should have. Lumapps.com. https://www.lumapps.com/internal-communication/workplace-internal-communication-tools/

Hislop, D. (2005). Knowledge management in organizations. A Critical Introduction.

Hon, L. C. in Grunig, J. E. (1999). Guidelines for measuring relationships in public relations. Institute for public relations.
https://instituteforpr.org/wp-content/uploads/Guidelines_Measuring_Relationships.pdf

Hulbert, P. (b.d.). A full institutional history of internal communication.
https://simply–communicate.com/blog/institutional–history–of–internal–communication/

Kahn, W. A. (1990). Psychological conditions of personal engagement and disengagement at work. Academy of Management Journal, 33(4), 692–724.
https://doi. org/10.5465/256287

Kim, H. S. (2007). A multilevel study of antecedents and a mediator of employee—Organization relationships. Journal of Public Relations Research, 19(2), 167–197.
https://doi.org/10.1080/10627260701290695

Klewes, J., Popp, D. in Rost-Hein, M. (2017). Out-thinking organizational communications: the impact of digital transformation.

Lee, R. (2009). Social capital and business and management: Setting a research agenda. International Journal of Management Reviews, 11(3), 247–273.
https://doi.org/10.1111/j.1468-2370.2008.00244.x

Lengel, R. H., in Daft, R. L. (1988). The selection of communication media as an executive skill. The Academy of Management Perspectives, 2(3), 225–232.

Malmelin, N. (2007). Communication capital: Modelling corporate communications as an organisational asset. Corporate Communications: An International Journal, 12(3), 298–310. https://doi.org/10.1108/13563280710776888

Men, L. R., O’Neil, J. in Ewing, M. (2020). Examining the effects of internal social media on employee engagement. Public Relations Review, 46(2).
https://doi.org/10.1016/j.pubrev.2020.101880

Musser, C. in Taboada, G. (2020). Use internal communications to execute a winning strategy.
https://www.gallup.com/workplace/313367/internal–communications–execute–winning–strategy.aspx

Quirke, B. (2008). Making the connections: Using internal communication to turn strategy into action.

Reputacija.rs (b.d.). Interni PR.
https://reputacija.rs/interni–pr/

Rich, B. L., Lepine, J. A., in Crawford, E. R. (2010). Job engagement: antecedents and effects on job performance. Academy of Management Journal, 53(3), 617–635.
https://doi. org/10.5465/amj.2010.51468988

Ritter, M. (2003). The use of balanced scorecards in the strategic management of corporate communication. Corporate Communications: An International Journal, 8(1), 44–59.
https://doi.org/10.1108/13563280310458911

Ruck, K. in Yaxley, H. (2013). Tracking the rise and rise of internal communication from the 1980s.

Samain, B. (1956). Problems of industrial editing, The Industrial Editor, 2(4). 

Smith, L. in Mounter, P. (2008). Effective internal communications.

Ton, H. N. N., Nguyen, P. V., in Tran, H. Q. (2021). Employee engagement and best practices of internal public relations to harvest job performance in organizations. Problems and Perspectives in Management, 19(3), 408.
http://dx.doi.org/10.21511/ppm.

Trevino, L. K., Lengel, R. H., in Daft, R. L. (1987). Media symbolism, media richness, and media choice in organizations: A symbolic interactionist perspective. Communication Research, 14(5), 553–574.
https://doi.org/10.1177/009365087014005006

Verčič, A. T., in Špoljarić, A. (2020). Managing internal communication: How the choice of channels affects internal communication satisfaction. Public Relations Review, 46(3). doi.org/10.1016/j.pubrev.2020.101926

Volk, S. C. (2016). A systematic review of 40 years public relations evaluation and measurement research: Looking into the past, the present, and future. Public Relations Review, 42(5), 962–977. http://dx.doi.org/10.1016/j.pubrev.2016.07.003

Welch, M. (2011). The evolution of the employee engagement concept: Communication implications. Corporate Communications: An International Journal, 16(4), 328–346. https://doi.org/10.1108/13563281111186968

Welch, M. (2012). Appropriateness and acceptability: Employee perspectives of internal communication. Public Relations Review, 38(2), 246–254.
https://doi.org/10.1016/j.pubrev.2011.12.017

Wuersch, L., Neher, A. in Peter, M. K. (2022). Digital internal communication: An interplay of socio‐technical elements. International Journal of Management Reviews, 25(3), 614–639.
https://doi.org/10.1111/ijmr.12323

Yeomans, L. (2006). Internal communication. V Tench, R. in Yeomans, L. (Ur.) Exploring Public Relations, 332–352.

Zerfass, A., Tench, R., Verhoeven, P., Verčič, D., in Moreno, A. (2010). European communication monitor 2010. Status quo and challenges for communication management in Europe.