Uspešnost in učinkovitost

Cirkadiani ritmi: kako povišati produktivnost zaposlenih

Ljudje imamo notranjo uro, ki določa našo raven energije skozi dan (cirkadiani ritem). Nekateri procesi v našem telesu potekajo v približno 24 urnih ciklih, zato jih imenujemo cirkadiani cikli oz. ritmi (lat. circa – okoli, dies – dan). Mednje spada tudi menjava spanja in budnosti. Poznavanje osnovnih zakonitosti cikadinih ritmov nam lahko pomaga pri načrtovanju delovnega časa za povečanje delovne učinkovitosti zaposlenih (Barnes, 2015).

Barnes (2015) opozarja, da imajo vodje večkrat nerealno pričakovanje, da bodo zaposleni imeli skozi celoten delovnik visoko raven energije in produktivnosti. Ta želja namreč ni v skladu z našo naravo, z našimi cirkadianimi ritmi. V povprečju zaposleni dosežejo svojo najvišjo raven budnosti in energije nekaj ur po tem, ko pričnejo z delom (prikazano na sliki spodaj). To stanje pa ne traja dolgo. Kmalu po kosilu namreč naša budnost in energija začneta upadati in dosežeta najnižjo raven okoli 15. ure. Ta proces velikokrat povezujemo s kosilom, ampak gre v resnici zgolj za naravni del cirkadianega procesa. Po 15. uri začne budnost zopet naraščati in doseže drugi vrh okrog 18. ure. Nato zopet začne upadati in upada skozi večer ter zgodnje jutranje ure in doseže najnižjo točko ob približno 3.30 zjutraj. Potem začne zopet naraščati tekom jutra, ko doseže prvi vzpon po 12. uri.

Untitled

Vodje, ki želijo povečati učinkovitost dela zaposlenih, morajo upoštevati potek tega ritma pri dodeljevanju nalog, postavljanju rokov ter pričakovanj. Pomembno je torej, da imajo realističen pogled na regulacijo človeške energije ter da razumejo dejstvo, da so zaposleni različno produktivni skozi dan. Prav tako je pomembno poznavanje cirkadianih ritmov za zaposlene. Ta spoznanja lahko uporabijo  pri načrtovanju dneva. Najpomembnejše naloge bi bilo najbolj učinkovito opraviti v času, ko naša budnost narašča (okrog 12. ali 18. ure). Manj pomembne naloge pa lahko opravimo v času upada budnosti (zelo zgodaj zjutraj, okoli 15. ure ali pozno ponoči) (Barnes, 2015).

Barnes (2015) navaja, da tipičen delovni čas ni nujno najbolj optimalen, saj je velikokrat v neskladju z našim cirkadianim ritmom. Veliko zaposlenih v dopoldanskem času (ko naša energija in budnost naraščata) odgovarja na e-maile (manj pomembne naloga) vse do kosila. Ko se vrnejo iz kosila so že porabili prvi porast budnosti in se lotijo zahtevnih nalog v času upada budnosti (po kosilu, okrog 15. ure). Ko se začne približevati čas ponovnega porasta budnosti se tipičen delovnik konča.

Ali počitek poveča našo produktivnost?

S počitkom lahko uravnavamo raven energije. Veliko raziskav kaže na povezavo med počitkom in porastom delovne učinkovitosti. Kljub temu pa tudi utrujeni zaposleni, ki jim primanjkuje spanja težko počivajo, če njihovo delo ni v skladu z njihovim cirkadianim ritmom. Počitek je najbolje načrtovati v času upada budnosti – okrog 15.ure (Barnes, 2015).

Individualne razlike v cirkaidnih ritnmih

Barnes (2015) opozarja, da obstajajo razlike med zaposlenimi v cirkadianih ritmih. Tipični vzorec gibanja budnosti (opisan zgoraj) je kljub temu najbolj pogost. Najdemo pa ljudi, ki imajo zamaknjen cirkadiani ritem. Opisujemo jih kot jutranji ali nočni tip človeka.

Največji izziv je usklajevanje delovnih nalog s cirkadianim ritmom (npr. jutranji tip človeka, ki mora delati v poznih večernih urah). Posledica neskladnosti je nizka raven budnosti in energije zaposlenega med delovnim časom. Še težje pa je usklajevanje cirkadianih ritmov članov tima, kjer imamo nekaj jutranjih tipov in nekaj nočnih tipov članov (Barnes, 2015).

S poznavanjem cirkadianih ritmov zaposlenih lahko načrtujemo delovni čas ali čas opravljanja prioritetnih nalog in tako izboljšamo produktivnost in učinkovitost zaposlenih. Fleksibilen delovni čas je odlična priložnost za to usklajevanje.

Je fleksibilen delovni čas rešitev?

Jones (1997) v svojem blogu navaja raziskavo, v kateri so preverjali učinke fleksibilnega, strnjenega časa (4 krat tedensko po 10 ur) ter klasičnega (med 9. in 17. uro) delovnega časa na zaposlene in njihovo delo. Ugotovili so, da so učinki fleksibilnega delovnega časa pozitivni, niso pa dramatični.

Zaposleni s fleksibilnim delovnim časom niso bili bolj srečni ali bolj učinkoviti od preostalih dveh skupin. Razlog za to je lahko dejstvo, da imajo avtonomijo za prilagajanje svojega delovnika zunanjim zahtevam. Zaposleni s fleksibilnim delovnim časom pa so v primerjavi z ostalima skupinama dosegali višje rezultate na merah zadovoljstva z delom, produktivnosti ter prisotnosti na delovnem mestu. Te prednosti pa s časom izzvenijo ali se skrčijo, če je urnik preveč elastičen (Jones, 1997).

Katera rešitev je najbolj primerna?

Fleksibilen delovni čas ima najbolj pozitivne učinke, kadar se od zaposlenih pričakuje, da so prisotni na delovnem mestu v določenem časovnem intervalu (npr. od 10 do 15. ure). Vse odločitve o uvajanju alternativnih delovnih urnikov pa morajo upoštevati tip zaposlenih ter cilje, ki jih želi organizacija doseči (Jones, 1997).

Glede na te ugotovitve bi bilo najbolj učinkovito, da od zaposlenih pričakujemo, da so prisotni na delovnem mestu v časovnem intervalu, ko je njihova budnost in s tem produktivnost najvišja. Ta interval pa lahko prilagodimo glede na jutranji ali nočni tip človeka.

 Več o tem si lahko preberete tukaj:

Barnes, C. M. (2015). The ideal work schedule, as determined by circadian rhythms. Harvard business review. Sneto z naslova: https://hbr.org/2015/01/the-ideal-work-schedule-as-determined-by-circadian-rhythms

Jones, M. M. (1997). Do Flexible schedules work? Psychology today. Sneto z naslova: https://www.psychologytoday.com/articles/199702/do-flexible-schedules-work

 Tina Zakrajšek

Advertisements