Organizacijske spremembe in razvoj / Psihologija dela

Odprte pisarne – da ali ne?

Piše: Daša Dolenc

Odprte pisarne so oblikovane tako, da izkoristijo velike, odprte prostore ter pogosto nimajo sten, ki bi pisarno razdelile na manjše dele. Prvoten namen takšnih oblik pisarn je bil, da bi zaposlene, ki so večino časa preživeli v zaprtih pisarnah, spodbudili k večjemu sodelovanju s sodelavci in posledično povečali njihovo zadovoljstvo ter učinkovitost. Odprte pisarne pa imajo velik pomen tudi za delodajalce, saj lahko zmanjšajo stroške opreme, z njimi pa lahko privarčujejo tudi na prostoru.

Kar nekaj študij je pokazalo, kako lahko premik v odprte pisarne poveča učinkovitost zaposlenih, hkrati pa lahko prinese še druge prednosti. Rezultati kažejo boljšo vidljivost in dostopnost vseh zaposlenih. Poleg tega se lahko poveča količina osebnih interakcij, saj zaposleni delajo v skupnih prostorih in imajo več časa ter priložnosti, da se vidijo tudi fizično (De Paoli, Arge in Blakstad, 2013). Veliko zaposlenih poroča tudi o boljši zaznani zasebnosti v novih pisarnah, saj je kljub temu, da so prostori bolj odprti, še vedno nekaj kotičkov, kjer imajo lahko pri delu z zaupnimi materiali zaseben prostor. Odprti prostori ponujajo tudi boljši pretok, zanos in gibanje zaposlenih ter strank. Poleg tega naj bi obstajale povezave med zaznano zasebnostjo, zadovoljstvom z delom in predanostjo organizaciji pri tistih zaposlenih, ki so delali v odprtih pisarnah, kljub nekaterim razlikam v postavitvi prostorov. Spremembe v postavitvi prostorov pa lahko vplivajo tudi na organizacijsko kulturo (Rashid, Wineman and Zimring, 2009). Raziskovalci Brennan, Chugh and Kline (2002) so opisali  mehanizme, ki delujejo v ozadju odprtih pisarn:

  • če porušimo fizične ovire v pisarni (stene), to lahko poveča izpostavljenost zaposlenega svojim sodelavcem;
  • povečana izpostavljenost lahko izboljša komunikacijo med sodelavci;
  • izboljšana komunikacija vpliva na večje sodelovanje;
  • večje sodelovanje poveča produktivnost in učinkovitost zaposlenih.

Kljub nekaterim prednostim pa ima lahko takšna oblika pisarn tudi svoje slabosti. Najpomembnejša slabost odprtih pisarn je verjetno težava z zvočno izolacijo. Ker je v skupnih prostorih veliko ljudi, ki med seboj komunicirajo, je to lahko precej moteče za nekoga, ki mora delati zbrano. Visok nivo zvočnih motenj lahko vpliva na težave pri delu, zmanjšane občutke zasebnosti, kot že omenjeno pa se lahko zniža tudi zbranost pri delu. Če so takšne motnje pogoste, lahko vodijo v manj prijetno sodelovanje s sodelavci, poleg tega pa pride lahko tudi do težav s pretokom informacij (Kaarlela-Tuomaala idr., 2009). Premočan zvok lahko vpliva tudi na povišan stres ter že omenjeno nižjo produktivnost pri delu. Prav tako se v odprtih pisarnah pojavlja vprašanje o zasebnosti zaposlenih. Mnogim zaposlenim se zdi to pomanjkanje vsiljivo in stresno. Ko zaposleni nima prostora, kjer bi se lahko sprostil ali imel zaupne pogovore s svojimi sodelavci, to lahko vodi v razvoj anksioznosti (Thompson, 2017).

Odprti tipi pisarn imajo torej tudi nekaj pomanjkljivosti, vendar je to, ali bo odprta pisarna zaposlenim ustrezala ali ne, precej odvisno tudi od samega podjetja – s čim se ukvarja, kakšna je njegova vizija, kako oblikuje svoje izdelke ali storitve, kakšne so njegove vrednote. Da je lahko odprta pisarna v določenih primerih dobra naložba, priča spodnji primer, kjer je bilo ameriško podjetje najprej o prenovi skeptično, vendar se je prehod na odprti tip pisarn izkazal za primerno odločitev:

V ameriškem podjetju so želeli najprej poskusno 70 zaposlenih iz tradicionalnih pisarn premakniti v bolj odprte oblike pisarn. Njihov cilj je bil zmanjšati hierarhijo in okrepiti že vzpostavljeno sodelovalno kulturo. Rezultati so pokazali, da je nova, odprta porazdelitev povišala produktivnost, zaposlenim dala več energije ter zvišala povezanost. Pot iz tradicionalnih pisarn do novega prostora, kjer si vsi delijo delovne mize, klopi, prostore za sprostitev in zasebne sobe pa je bila dolga in je zahtevala veliko natančnega načrtovanja (Rosenberg in Campbell, 2014).

Leto nazaj se je tako 22 zaposlenih (z različnimi delovnimi vlogami in funkcijami) združilo v nedokončanem, novem prostoru ter raziskovalo, kaj lahko z novim prostorom počnejo. Priključila se je tudi ekipa arhitektov. Cilj zaposlenih je bil oblikovati drugačen prostor, ki bi spodbudil timsko delo ter omogočil večji vpogled v vse projekte, ki se dogajajo v organizaciji. V manjših skupinah so razmišljali o okolju, kjer so vsi zaposleni delali najbolje. Manjša skupina je že prej nekaj mesecev raziskovala različne koncepte pisarn, poslušala TED pogovore o zvoku in prostoru ter obiskovala inovativne organizacije.

Ob koncu načrtovanja so svojim arhitektom ponudili načrt, ki so ga arhitekti tudi izvedli v naslednjih nekaj mesecih. Tako so oblikovali:

  • odprto kavarno, kjer se lahko zaposleni družijo ob kavi in hrani ter morda najdejo kakšno idejo za nov projekt
  • »laboratorij« – prostor z mizami, zofami in belimi tablami v središču pisarne, kjer se timi srečajo in diskutirajo o predhodnem delu v zaprtih konferenčnih sobah
  • velika knjižnica z veliko naravne svetlobe, kjer lahko ljudje delajo v tišini in z malo prekinjanja
  • v pisarni je tudi nekaj gruč sedežev za pogovore v majhnih skupinah
  • nekaj manjših zasebnih sob za takrat, ko ljudje potrebujejo zasebnost za sestanke, telefonske pogovore ali individualno delo
  • delovne postaje za delo stoje ali sede, kjer ljudje delajo na dnevni ravni
  • zasteklene konferenčne sobe, kjer lahko sestanke vidijo vsi, čeprav jih ne slišijo
  • omarice, kjer imajo lahko zaposleni svoje osebne predmete

Po šestih mesecih so bili vsi zaposleni presenečeni nad tem, kako drugače so delali v novem prostoru in kako se je spremenila organizacijska klima. V tradicionalnih pisarnah so se morali na primer zaposleni med seboj dogovoriti za sestanke, sedaj pa se pogosto srečajo v skupnih prostorih in takrat se razvijejo tudi nove, inovativne ideje. Hkrati je nekaj zaposlenih oblikovalo skupino, ki redno pregleduje kako gre sodelavcem v novem delovnem okolju, kakšne so njihove povratne informacije ter kaj se lahko v pisarnah še izboljša.

Zaključimo lahko, da je pred selitvijo zaposlenih v odprte pisarno dobro razmisliti, ali si zaposleni tega sploh želijo, pa tudi ali bomo s tem res izboljšali tista področja, ki so sedaj, v tradicionalnih pisarnah, šibka. Prehod v odprti tip pisarn ima svoje prednosti in slabosti. Poleg tega pa tudi zgornji primer kaže na to, da je potrebno pred samo izvedbo opraviti veliko predhodnega raziskovanja ter načrtovanja.

 

Brennan, A., Chugh, J. S. & Kline, T. (2002). Traditional Versus Open Office Design: A Longitudinal Field Study. Environment and Behavior, 279–299.

De Paoli, D., Arge, K. in Blakstad, S. H. (2013). Creating business value with open space flexible offices. Journal of Corporate Real Estate, 15(3/4), 181–193.

Kaarlela-Tuomaala, A., R. Helenius, E., Keskinen, in V. Hongisto. (2009). “Effects of Acoustic Environment on Work in Private Office Rooms and Open-Plan Offices – Longitudinal Study During Relocation.” Ergonomics 52 (11), 1423–1444.

Rashid, M., Wineman, J. & Zimring, C. (2009). Space, Behavior, and Environmental Perception in Open Plan Offices: A Prospective Study. Environment and Planning B: Planning and Design, 36, 432–449.

Rosenberg, P. in Campbell, K. (2014). An Open Office Experiment That Actually Worked. Pridobljeno s spletne strani https://hbr.org/2014/10/an-open-office-experiment-that-actually-worked?referral=03759&cm_vc=rr_item_page.bottom.

Thompson. M. (2017). Is An Open Office Plan Healthy For Your Staff? Pridobljeno s spletne strani https://www.forbes.com/sites/melissathompson/2017/02/01/is-an-open-office-plan-healthy-for-your-staff/2/#58baf00113c7.