Razgovori na daljavo so dokaj podobni tistim v živo – glavna razlika je v tem, da se udeleženci razgovora lahko udeležijo iz domačega ali katerega koli drugega dostopnega okolja, v katerem se počutijo prijetno. O tem, ali je selekcijski razgovor preko videokamere dobra odločitev, smo že pisali, v tem prispevku pa predstavljamo metodo, ki je postaja vse bolj stalna praksa v času, v katerem živimo.
Avtorica: Aleksandra Bojković
Selekcijski razgovor je del procesa zaposlovanja in je hkrati tudi najpogostejša metoda za izbor kandidatov. Ima ključen pomen za ljudi, ki iščejo službo, saj se lahko le-ti skozi interakcijo z zaposlenimi, ki so odgovorni za izbor, poskusijo prikazati v najboljši luči. Z novimi tehnologijami je postalo možno izvajati razgovore tudi na daljavo (Oktuğ, 2018). Izvajanje selekcijskih razgovorov na daljavo pomeni iskanje ustreznih kandidatov z uporabo spleta in različnih tehnoloških pripomočkov (Petre idr., 2016).
Uvodna predstavitev metode
Razgovori na daljavo so se uveljavili predvsem s pomočjo razvoja spleta in tehnologije. V zadnjih letih so doživeli razcvet, predvsem v času pandemije Covid-19 od konca leta 2019 naprej, ko je bilo gibanje in zbiranje v enem prostoru v veliki meri omejeno, nekje pa celo prepovedano (Kathiravan idr., 2021). Izkazalo se je, da imajo razgovori na daljavo veliko prednosti, tako za kandidate, kot tudi za organizacije. Kot glavno prednost večina avtorjev izpostavlja prihranek časa in financ, saj kandidatom ni potrebno potovati v kraj, kjer se nahajajo prostori organizacije (McColl in Michelotti, 2019). To je velika prednost predvsem za tiste kandidate, ki živijo v drugih mestih in državah. Posledično so tudi kandidati bolj fleksibilni in se je z njimi lažje dogovoriti glede termina za razgovor (Dagoulas idr., 2002; Han idr., 2021). Kandidati se večinoma počutijo bolj sproščene, saj se oglasijo od doma ali drugega dostopnega, a znanega prostora (Kathiravan idr., 2021).
Izjema so starejši kandidati, ki imajo manj izkušenj s spletom in tehnologijo (Galanaki, 2002; McColl in Michelotti, 2019). Organizacije prav tako pridobijo določene koristi od uvajanja razgovorov na daljavo. Kot največjo korist avtorji navajajo promocijo organizacije kot moderne, saj se tako vidi, da organizacija spremlja svetovne trende in se v skladu z njimi tudi spreminja (Galanaki, 2002; McColl in Michelotti, 2019). Razgovori na daljavo imajo tudi določene omejitve, zato ne morejo popolnoma zamenjati razgovorov v živo. Kritika se nanaša predvsem na nezmožnost ustvarjanja osebnega kontakta s kandidatom ter težje ocenjevanje neverbalne komunikacije pri omejenem prikazu kandidata na zaslonu (Dafoulas idr., 2002). Poleg tega pogosto pride do težav s tehnično opremo in spletom, kar otežuje komunikacijo in jo upočasni (McColl in Michelotti, 2019). Določeni avtorji omenjajo tudi dejstvo, da se nekateri kandidati na razgovor vključijo iz neprimernega okolja, polnega dražljajev, ki motijo potek razgovora, neprimerno oblečeni in brez ustreznih tehničnih pripomočkov, zato jih je še toliko težje oceniti in si o njih ustvariti pravo sliko (McColl in Michelotti, 2019).
Zgodovinski pregled
Število organizacij, ki v današnjem času uporablja splet za selekcijo ustreznih kandidatov, se nenehno zvišuje (Petre idr., 2016). Tehnologija za video komunikacijo omogoča ljudem iz različnih koncev sveta, da komunicirajo tako, da se hkrati vidijo in slišijo, brez da bi se nahajali v istem prostoru (Kathiravan idr., 2021).
Širjenje virusa Covid-19, ki je leta 2020 doseglo status pandemije, je spremenilo način dela številnih organizacij, med drugim tudi opravljanje selekcijskega procesa. Nekatere organizacije so se zaradi omejenega gibanja in kontakta z drugimi ljudmi prvič srečale z delom od doma, prisiljene so bile zaposlovati ljudi na daljavo in zato so marsikje selekcijski razgovori na daljavo postali standardna praksa današnjega časa (Kathiravan idr., 2021). Zanimivo bi bilo spremljati, v kolikšni meri se bo uporaba selekcijskih razgovorov na daljavo ohranila v organizacijah v prihodnosti, tudi po prenehanju širjenja virusa in prenehanju veljave ukrepov za zajezitev pandemije.
Uporabnost metode skozi znanstvene raziskave
Selekcijski razgovori na daljavo imajo veliko prednosti, tako za kandidate, kot tudi za organizacije, ki ponujajo delovno mesto. Za kandidate je zelo koristno to, da lahko izberejo termin, ki jim najbolj ustreza oz. termin, ko se počutijo najbolj pripravljene za razgovor (Dagoulas idr., 2002). Tudi Han in sodelavci (2021) izpostavljajo fleksibilnost za določanje ustreznega termina kot prednost tako kandidatov, kot tudi tistih, ki vodijo razgovor. Zaposlenim, ki vodijo razgovore, je lažje organizirati razgovor na daljavo – posledično se skrajša tudi celoten proces selekcije (Galenaki, 2002).
Z uporabo spleta za selekcijo kandidatov več kandidatov dobi možnost za prijavo na delovno mesto, med drugim tudi tisti, ki so oddaljeni od organizacije same oz. trenutno bivajo v drugem mestu ali državi (Dagoulas idr., 2002). Razgovori na daljavo prihranijo čas in finance, saj kandidati ne rabijo potovati do kraja, kjer se organizacija nahaja in tam plačati prenočišča, samo za potrebe tega, da opravijo razgovor (McColl in Michelotti, 2019). Poleg tega se poudarja tudi ekološka prednost, saj se kandidati izognejo nenujni uporabi prevoznih sredstev in posledično zmanjšajo svoj ogljični odtis (McColl in Michelotti, 2019).
Organizacije imajo z izvajanjem selekcijskih razgovorov na daljavo tudi posredno korist za ustvarjanje vtisa na kandidate. S tem se namreč predstavljajo kot inovativne in fleksibilne organizacije, na ta način pa lahko izboljšajo svojo blagovno znamko in privabijo več kandidatov (Galanaki, 2002; McColl in Michelotti, 2019).
Omejitve uporabe metode
- Težave z ocenjevanjem neverbalne komunikacije
Dafoulas idr. (2002) potrjujejo, da se na daljavo ne more ustrezno oceniti neverbalne komunikacije in da je zato razgovor na daljavo nekoliko slabša alternativa razgovorom v živo, ki so zelo koristni in bogati z informacijami prav na tem področju. McColl in Michelotti (2019) se prav tako strinjata ter omenjata, da pri razgovorih na daljavo ni ustreznega očesnega stika, saj sogovorniki redko gledajo direktno v kamero. Prav tako omenjata, da kandidati pogosteje gestikulirajo z rokami ter imajo manj primerno telesno držo pri razgovoru na daljavo kot pri razgovoru v živo.
- Nezmožnost kandidata, da doživi delovni kontekst organizacije
Izbrani kandidati bi se torej prvič srečali z organizacijo takrat, ko so že sprejeti na delovno mesto, brez da bi vedeli, kaj jih v organizaciji čaka.
- Nezmožnost ocenjevanja določenih kompetenc na daljavo
- Tehnične težave
McColl in Michelotti (2019) so skozi intervjuje preučevali izkušnje udeležencev z razgovori preko platforme za video komunikacijo Skype. Kot glavni problem so udeleženci izpostavili tehnične težave in sicer jih je 36 % imelo vsaj eno tehnično težavo, nekateri pa so jih imeli tudi več. Med drugim navajajo probleme z vzpostavljanjem avdio in video povezave, prekinitve spletne povezave ter neuspešno sinhronizacijo slike in zvoka.
- Težave zaradi neustreznega okolja za razgovor na daljavo
Udeleženci kvalitativne raziskave McColl in Michelotti (2019) so omenili tudi težave, ki se nanašajo na okolje, v katerem se osebe nahajajo. Pri tem omenjajo neustrezno svetlobo (presvetlo ali pretemno okolje, neustrezno usmerjen vir svetlobe in posledično različni svetlobni efekti), zvoke iz okolja (živali, otroci, televizija) ter neustrezno pozicijo kamere, ki onemogoča dober prikaz sogovornika.
- Neprimernost razgovorov na daljavo za starejšo populacijo
Galanaki (2002) omenja, da so razgovori na daljavo bolj primerni za mlajše ljudi, ki se lažje znajdejo na spletu, saj starejši posamezniki nimajo toliko izkušenj s tehnologijo za video komunikacijo in zato raje izbirajo komunikacijo v živo. Tudi rezultati raziskave McColl in Michelotti (2019) kažejo na to, da so mlajši ljudje bolj sproščeni in samozavestni na razgovorih na daljavo, verjetno zaradi več izkušenj s tehnologijo in spletom. Kljub temu udeleženci raziskav pravijo, da se mladi kljub temu po uspešnosti na razgovorih ne razlikujejo bistveno od svojih starejših konkurentov.
- Otežena selekcija zaradi večjega števila prijavljenih kandidatov
Rekli bi, da razgovori na daljavo olajšajo prijavo na želeno delovno mesto kandidatom, ki so oddaljeni od organizacije. Vendar Galanaki (2002) izpostavlja, da organizacije zaradi tega razloga dobijo veliko več prijav. Posledično je težje narediti selekcijo ustreznih kandidatov.
Vloga psihologa
Primarna vloga psihologa pri selekcijskem razgovoru na daljavo je enaka kot pri navadnem selekcijskem razgovoru v živo – vodenje samega razgovora. Psiholog lahko izvaja selekcijo kandidatov za razpisano delovno mesto samostojno, lahko pa tudi v sodelavanju z vodjo tima, v katerem bodo izbrani kandidati delali, ali pa z vodjo celotne organizacije. Pri razgovoru je pomembno oceniti ustreznost kandidata za razpisano delovno mesto z vprašanji o kandidatu samem, njegovih kompetencah in izkušnjah, z različnimi problemskimi vprašanji, ki se nanašajo na konkretno delovno mesto ter s podajanjem testov ali vprašalnikov, ki preverjajo osebnost in sposobnosti kandidata. Poleg osnovne naloge je vloga psihologa povabiti kandidata na razgovor, mu razložiti, kako razgovor na daljavo poteka, ter mu poslati ustrezna navodila.
Vloga psihologa lahko vsebuje tudi izobraževanje drugih sodelavcev, ki sodelujejo v procesu selekcije. Psiholog lahko organizira izobraževalna predavanja in delavnice za vodje timov ali organizacij. Vsebina teh je lahko različna; lahko govorimo o poteku izvajanja selekcijskega razgovora na daljavo, spletnem bontonu, načinih spoznavanja kandidata in ustvarjanja prijetnega vzdušja v spletnem okolju, kako vsaj delno vzpostaviti osebni kontakt na daljavo ali o spoprijemanju s tremo pred razgovori, saj so takšni razgovori lahko za nekatere novi in neznani ter so posledično lahko vir anksioznosti. Psiholog lahko v sodelovanju s študentskimi društvi, univerzami ali sejmi za zaposlovanje organizira tudi izobraževalna predavanja in delavnice za splošno javnost, predvsem za tiste, ki trenutno iščejo prvo službo ali za starejše posameznike, ki se težje znajdejo na spletu. Na ta način bo psiholog tudi javnosti predstavil svojo organizacijo kot inovativno, fleksibilno in zainteresirano za poučevanje potencialnih kandidatov.
Če vas o selekcijskem razgovoru na daljavo zanima še več, ste vabljeni k branju seminarske naloge avtorice Aleksandre Bojković, ki je v sklopu raziskovanja metode opravila tudi intervju z HR specialistko v Bosch Srbija in študentko psihologije, ki ima izkušnje s selekcijskimi razgovori na daljavo.
Literatura
Brandão, C., Silva, R., in dos Santos, J. V. (2019). Online recruitment in Portugal: Theories and candidate profiles. Journal of Business Research, 94, 273-279.
Chou, D. W., Pletcher, S. D., Bruss, D., Sung, C. K., Diaz, R. C., Liang, J., in Durr, M. L. (2021). Otolaryngology residency interviews in a socially distanced world: strategies to recruit and assess applicants. Otolaryngology–Head and Neck Surgery, 164(5), 903-908.
Dafoulas, G. A., Pateli, A. G., in Turega, M. (2002). Business-to-employee cooperation support through online job interviews. Proceedings of the 13th International Workshop on Database and Expert Systems Applications (pp. 286-292). IEEE.
Galanaki, E. (2002). The decision to recruit online: A descriptive study. Career development international, 7(4), 243-251.
Han, A. Y., Obiri-Yeboah, D., French, J. C., in Lipman, J. M. (2021). The Virtual Recruitment Onion: Peeling Back the Layers of the Interview Season During the COVID-era. Journal of surgical education (In Press).
Kathiravan, M., Madhurani, M., Kalyan, S., Raj, R., in Jayan, S. (2021). A modern online interview platform for recruitment system. Materials Today: Proceedings (In Press).
McColl, R., in Michelotti, M. (2019). Sorry, could you repeat the question? Exploring video‐interview recruitment practice in HRM. Human Resource Management Journal, 29(4), 637-656.
Mindia, P. M., in Hoque, M. K. (2018). Effects of E-recruitment and internet on recruitment process: An Empirical study on Multinational companies of Bangladesh. International Journal of Scientific Research and Management, 6(1), 1-6.
Oktuğ, Z. (2018). Examination of the differences between online and face-to-face interviews during a recruitment process in terms of candidates’ self-efficacy levels. Cumhuriyet Üniversitesi İktisadi ve İdari Bilimler Dergisi, 19(2), 57-66.
Petre, A., Osoian, C., in Zaharie, M. (2016). Applicants’ perceptions on online recruitment. Managerial Challenges of the Contemporary Society, 9(1), 63-67.
psihologijadela.com 