psihologijadela Blog,delovna zavzetost,HRM,izobraževanje,kompetence,komunikacija,Konflikti,metode,motivacija,Psihologija dela

Ne pusti oslu, da gre dvakrat na led: podaj povratno informacijo!

Pred pol leta nam, na uvodnem predavanju predmeta Uporabna kognitivna psihologija, profesor naznani, da bomo vsak teden kolegom in kolegicam za njihove predstavitve pisali povratne informacije in jih seveda prejeli tudi sami. Tako nekega dne, ko opravim svojo predstavitev, začnejo pritekati povratne informacije. Berem in berem in ugotovim, da se zraven smehljam. Tudi če je bila kritika, se smehljam. Kako lepo je, ko ti ljudje povedo, kaj lahko popraviš, ko ti svetujejo in ko opazijo tudi najmanjšo stvar, ker so te zares poslušali. Zakaj tega ne počnemo pogosteje? Zakaj si ne povemo resnice, če bo ta omogočila napredek?

Avtorica: Ajra Poljak

Še nekaj resnic

Ljudje se radi izognemo podajanju povratnih informacij, predvsem, če so negativne, kljub temu, da se zavedamo, da bi posamezniku omogočile, da popravi svojo napako in s tem napreduje, raste. Nedavna raziskava kaže, da je le 2,6 % udeležencev administratorju ankete povedalo, da ima na obrazu hrano ali šminko. Citat pravi: “Velik človek pogosto dela velike napake.” Jaz pa dodajam: “… in druge opozori na njihove napake.” Če si želite zrasti kot človek, omogočite drugim napredek s podajanjem konstruktivne povratne informacije.

Zakaj je sploh pomembno podati povratno informacijo

APA povratno informacijo definira kot: “Poznavanje rezultatov, ki se povratno posreduje viru. […] Povratna informacija lahko služi za utrjevanje vedenja, usmerjanje prihodnjih dejanj ali spodbujanje učenja in izboljšav.” Glavni namen povratne informacije je torej izboljšanje oz. napredek. Kot pravi citat: “Naše napake so naši najboljši učitelji.” S povratno informacijo predvsem želimo zmanjšati število napak, ali vsaj zagotoviti, da se ne bi ponavljale iste napake, saj kot pravi Konfucij: “Človek, ki naredi napako, ne da bi jo popravil, zagreši novo napako.” Poleg tega pa sama povratna informacija omogoča samozavedanje in s tem vpliva na zaznano samoučinkovitost. Moramo vedeti, kakšen je rezultat, da bi znali oceniti, kako uspešni smo na določenem področju.

Zakaj kljub temu ne radi podajamo povratne informacije

Zakaj se torej ugriznemo v jezik. Raziskave kažejo, da mnogokrat podcenjujemo, kako zelo si druga oseba želi konstruktivne povratne informacije in kako zelo jo ceni. Problem je v tem, da se pri odločanju, ali jo podati ali ne, osredotočimo predvsem na potencialne posledice negativne povratne informacije, pri čemer smo dokaj pesimistični. Pri tem ocenjujemo, kako zelo neprijetno nam bo podati negativno povratno informacijo, kako zelo neprijetno se bo počutila oseba, ki jo bo prejela, in kako lahko vse to škoduje našemu odnosu z drugo osebo. Menim, da si premalokrat zastavimo vprašanje, ali trenutno neprijetno vzdušje, ki ga lahko ustvari negativna povratna informacija, pretehta vse pozitivne posledice, ki jih lahko ima. Če se bomo izogibali napaki, bomo zabredli v nasprotno napako. Če se bomo želeli izogniti morebitnim neprijetnim posledicam povratne informacije, bomo osebi onemogočili razvoj in napredek. Podajanje konstruktivne povratne informacije lahko pomembno izboljša posameznikovo delovanje v prihodnosti in to je dejstvo, ki ga včasih na žalost spregledamo. 

Kako podati povratno informacijo, da bo nam in sogovorcu prijetno

Kako torej na ustrezen način podati konstruktivno povratno informacijo? Katere dejavnike moramo pri tem upoštevati? Pomembno je, da je povratna informacija specifična, saj jo tako ljudje ocenjujemo kot bolj konstruktivno. Hkrati pa naj bo jedrnata in seveda jasna. Naj sledi karseda hitro po izvedbi in se osredotoča predvsem na prihodnje ukrepe (kako se izboljšati) in ne na preteklo uspešnost (oz. neuspešnost) izvedbe. Podana naj bo na empatičen način, da se druga oseba ne bo počutila slabo. Kako pa to doseči? Pomembno je, da svoj komentar pravilno ubesedimo. Pri tem poskrbimo, da ne “napadamo” osebe, temveč ovrednotimo njeno dejanje. Torej namesto: »A ti sploh znaš napisati en normalen mail, ali je to pretežko zate?!«, raje rečemo: »Menim, da so tvoji maili nejasni in nimajo ustrezne strukture, zato predlagam, da mail razdeliš na tri dele in za vsakega vnaprej opredeliš, kaj bo vseboval. Poleg tega predlagam, da na koncu pregledaš slovnico in koherentnost.«.

Podajanje konstruktivne povratne informacije lahko pomembno izboljša posameznikovo delovanje v prihodnosti in to je dejstvo, ki ga včasih na žalost spregledamo. 

Poleg tega si lahko pomagamo z modeli za ustrezno sosledje in vsebino komentarjev. Meni ljub je model CARE, ki vsebuje štiri dele. V prvem (Context) opišemo dogajanje (Danes, ko si predstavljal idejo za novi izdelek …). V drugem (Action) orišemo specifično vedenje osebe (… nisi natančno opisal, kako bi izgledala embalaža, niti vključil slike embalaže na drsnice …). V tretjem (Results) navedemo posledice, torej kaj se je neposredno zgodilo zaradi vedenja (… zato smo bili ostali zmedeni, ko si govoril o lokaciji logotipa na izdelku in barvi tiska v desnem kotu …). V zadnjem (Effect) navedemo učinke tega vedenja oz. kako je slednje vplivalo na odziv, motivacijo ali prepričanje prejemnika (… zato nas z idejo nisi prepričal, saj si je nismo mogli vizualizirati.). Poleg tega modela pa obstajajo še Sendvič model, Start-Stop-Continue model, SBI model itd., ki jih je vredno preučiti, če se želimo izboljšati v podajanju povratnih informacij. Prejemnika povratne informacije pa za konec potolažite s citatom: “Človek, ki ne dela napak, običajno nič ne dela.”

Ne delajte drugim medvedje usluge!

Latinski pregovor pravi: “Motiti se je človeško, v napaki vztrajati pa bedasto.” Ne pustite svojim bližnjim, da bi ravnali bedasto! Povejte jim, kako naj se izboljšajo. Pomislite na vse pozitivne posledice, ki jih resnica lahko ima za posameznika. Vprašajte se, ali bi sami radi prejeli informacijo, ki jo nameravate podati.

Priporočena literatura

O avtorici: Sem študentka magistrskega študija psihologije, pri katerem me najbolj veselijo poglobljene debate s kolegicami in kolegi ter ustvarjanje inovativnih izdelkov in rešitev. Posebej me zanimata organizacijska in kognitivna psihologija. V prostem času uživam ob dobrih dokumentarcih, dolgih sprehodih s psom in branju stripov.

Vabljeni, da vpišete svoj elektronski naslov in se naročite na naše objave. Tako boste obveščeni, ko bomo objavili nov prispevek.