Uspešnost in učinkovitost

Ogromno dejavnosti, a premalo časa za vse-to se lahko spremeni!

Piše: Simona Klančnik

Kako pogosto se zgodi, da vam primanjkuje časa? Mesečno, tedensko, dnevno? Za kar velik delež ljudi bi lahko rekli, da pogosto nimajo dovolj časa, da bi opravili vse kar je potrebno. Upravljanje s časom je povezano z različnimi področji našega življenja. Še posebej, nam lahko prav pride na delovnem mestu (npr. pri  vodenje sestankov , priti pravočasno na delovno mesto,  oddati poročila ob roku ipd.), kajti pomaga nam doseči večjo raven produktivnosti, učinkovitosti , ki sta v današnjem svetu zelo cenjeni in iskani.  Zato smo se odločili, da vam predstavimo to temo in opozorimo na nekaj najpogostejših napak, ki jih lahko storite na področju upravljanja časa ter nekaj praktičnih nasvetov, kako izboljšati veščine, da vam, v današnjem hitrem tempu življenja, ne bo zmanjkalo časa.

ura

  1. KAJ JE UPRAVLJANJE S ČASOM?

Upravljanje s časom je sposobnost za načrtovanje in nadzor nad tem kako boste porabili ure, ki so vam na voljo za opravljanje določenega dela, da boste učinkovito uresničili svoje cilje. Slabo upravljanje časa je lahko povezano z odlašanjem določenih del kot tudi s težavami samokontrole.  Veščine, ki so potrebne za učinkovito upravljanje s časom so postavljanje načrtov za prihodnost, postavljanje ciljev, določitev prednostnih nalog in spremljanje za kaj porabimo naš čas in koliko ga porabimo (Pschology Today, 2015). Več o upravljanju s časom si lahko preberete tudi na tej spletni povezavi  Upravljanje s časom.

  1. KAKO USPEŠNI STE PRI UPRAVLJANJU S ČASOM?

Z reševanjem samoocenjevalnega vprašalnika lahko preverite kako dobri ste pri upravljanju s časom. Navedenih bo 15 trditev, za katere boste označili, kako pogosto delujete na opisan način oziroma v kolikšni meri za vas trditve držijo (na lestvici od nikoli do zelo pogosto). Nato vam spletni obrazec izračuna koliko točk ste dosegli in ponudi interpretacijo vprašalnika, ki vključuje katere veščine pri opravljanju s časom imate dobro razvite (npr. postavljanje ciljev, določanje prednostnih nalog,  upravljanje z motečimi dejavniki, načrtovanje)  in kje je še prostor za izboljšanje (Manktelow, Pavey, Cook, Edwards, Ere, Jakson, idr., 2015).

  1. NAJPOGOSTEJŠE NAPAKE

Izboljšamo se lahko tudi tako, da se učimo iz napak drugih.  Med najpogostejšimi napakami so neuspešno sledenje seznamu opravkov, ki jih moramo postoriti, neuspešno soočanje z motečimi dejavniki pri našem delu, nepravilno določanje katera naloga ima prednost,  odlašanje z zoprnimi, težjimi nalogami, postavljanje prezahtevnih ciljev. Te in še druge pogoste napake, s pomočjo katerih lahko izboljšamo upravljanje časa se nahajajo na tej povezavi. Tudi na naslednji povezavi  lahko najdete pogoste napake in nasvete za boljše upravljanje s časom.

preobremenjenost

  1. KAKO RAZVITI / IZBOLJŠATI VEŠČINE?

Upravljanje s časom lahko izboljšamo tudi s pomočjo učenja, piljenja veščin, ki nam pomagajo, ko imamo opravka z razporejanjem, načrtovanjem nalog v času.  Na spletni strani Mind Tool (Manktelow, idr., 2015) so pripravili seznam veščin, ki nam pomagajo, da premagamo delovno preobremenjenost, postanemo bolj učinkoviti in dosežemo več, ter napotke, nasvete kako jih lahko razvijemo, izboljšamo.

Razdelili so jih v 7 skupin:

  • Splošno o upravljanju s časom
  • Določanje prednostnih nalog
  • Načrtovanje
  • Izzivi upravljanja s časom
  • Koncentracija in zbranost
  • Postavljanje ciljev
  • Motivacija

Znotraj posameznih sklopov se nahajajo različni pripomočki, ki nam pomagajo pri razvoju določene veščine. V nadaljevanju vam predstavljamo pripomoček za razvoj načrtovanja dejavnosti in določanje katere so prednostne.  V prvem koraku nam spletna stran ponudi obrazec, v katerega vpišemo vse dejavnosti, ki jih moramo opraviti (Manktelow, idr., 2015).

to do list

Nato je naša naloga, da dejavnosti razvrstimo od A (najbolj pomembne) do F (nepomembne). Če se na listu nahaja preveč zelo pomembnih dejavnosti, se ponovno lotimo vrednotenja in samo znotraj kategorije A, dejavnosti razvrstimo od najbolj do najmanj pomembne (Manktelow, idr., 2015).  Nato se lotimo opravljanja najprej najbolj pomembnih nalog, potem pomembni ter tako naprej do tistih nalog, ki niso pomembne.  S pomočjo seznama opravil boste tako lahko (Manktelow, idr., 2015):

  • Opravili vse pomembne naloge in nobene izpustili
  • Najprej opravili pomembne dejavnosti in ne boste trošili časa z trivialnimi opravki
  • Pod manjšim stresom, kajti vedeli boste kaj vas v dnevu še čaka in kaj ste že opravili

Še več podobnih pripomočkov  in nasvetov pa najdete na tej povezavi.  Upamo, da boste našli kaj primernega zase in postali še bolj učinkoviti v bitki s časom.

VIRI

Manktelow, J., Pavey, S.,  Cook,L., Edwards, S., Ere,E.,  Jakson, K., idr., (2015). Time managment. Mind Tools- Essential skills for an ecellent career. Pridobljeno, 2.11.2015, na: https://www.mindtools.com/pages/main/newMN_HTE.htm

Psychology Today (2015). Time managment. Psychology Today. Pridobljeno, 2.11.2015, na: https://www.psychologytoday.com/basics/time-management

Advertisements