Sestanki so lahko zelo dragoceno orodje, vendar če želimo izkoristiti njihov pravi potencial, moramo znati sestanek ustrezno voditi, da bo ta učinkovit, in da ne bo postal še eden tistih, ki jih sodelujoči na koncu označijo za izgubo časa. Vendar večina ljudi ni bila naučenih, kako dobro voditi sestanke, in če ste tudi vi prvič postavljeni v vlogo vodje sestanka, ali pa se v preteklosti vaš sestanek ni izkazal za najbolj uspešnega, boste v nadaljevanju izvedeli vse o tem, kako se tega lotiti.

---

Avtorica: Maša Milovič

Priprava na sestanek

Kot ste zagotovo že slišali, je priprava ključ do uspeha. Tudi v primeru vodenja sestankov menim, da lahko že z dobrim načrtovanjem naredimo zelo veliko, saj je temeljita priprava tista, ki nam bo dala dobro podlago, da bo sestanek učinkovit, in nam omogočila, da bomo pri vodenju bolj suvereni.

Kot vodja sestanka se moramo najprej vprašati, kaj sta namen in cilj sestanka, s katerima seznanimo tudi udeležence, saj bo sestanek tekel bolj gladko, če vsi sodelujoči strmijo k istemu cilju. Sestanek moramo načrtovati ob uri, ki bo čim manj zmotila delovni proces vabljenih in v koliko se le da, se zaradi morebitne utrujenosti sodelujočih in nižje motiviranosti za aktivno sodelovanje poskušamo izogniti uram ob koncu dneva. Vnaprej določimo zapisnikarja in sestavimo dnevni red zadev, ki se bodo obravnavale na sestanku. Za vsako izmed točk ocenimo čas, ki ji ga bomo namenili, saj bomo tako lažje sledili, ali ostajamo znotraj časovnega okvirja.

Kot vodja sestanka nanj povabimo le tiste osebe, ki so nujne za obravnavo tematike dnevnega reda, saj lahko osebe, ki sestanek zaznavajo kot nebistven zanje, negativno vplivajo na ostale prisotne. Namreč zelo verjetno je, da bodo takšne osebe manj sodelovale, se vmes ukvarjale s čim drugim in tako sporočale ostalim, da je takšno vedenje sprejemljivo. Osebam, za katere želimo, da se sestanka udeležijo, moramo poslati vabila vsaj dva dni prej, da se lahko na sestanek ustrezno pripravijo. Vabilo mora vsebovati dnevni red sestanka, njegov namen ter informacije o tem, kdo bo na sestanku ter kje, kdaj in kako dolgo bo sestanek potekal. K vabilu priložimo tudi morebitne materiale, ki si jih morajo udeleženci pred pričetkom sestanka pogledati, da bo sestanek bolj učinkovit.

Vodja sestanka mora poskrbeti, da sta okolje in oprema za sestanek ustrezna, saj lahko v nasprotnem primeru zmanjšata učinkovitost sestanka. Razporeditev miz in stolov mora udeležencem omogočati, da se med seboj vidijo in z lahkoto komunicirajo. Paziti moramo, da sestanek ne poteka v sobi z neustrezno temperaturo, da prostor ni premajhen za število udeležencev ter da v bližini ni motečega hrupa. Preveriti moramo tudi, da vsa oprema ustrezno deluje in sestanka ne bo ovirala slaba internetna povezava ali pokvarjen projektor.

Vodenje sestanka

Prvi korak, ki se mi zdi zelo pomemben, saj lahko vpliva na razpoloženje udeležencev, še preden smo zares začeli z bistvom sestanka, je, da sestanek začnemo točno, saj s tem udeležencem sporočimo, da cenimo njihov čas in točnost. Najprej pozdravimo vse prisotne, predstavimo morebitne nove udeležence ter opravičimo tiste, ki se sestanka ne morejo udeležiti. 

V uvodu mora vodja na kratko ponoviti točke dnevnega reda in tekom celotnega sestanka skrbeti, da se skuša doseči zastavljen cilj, da se sledi predvideni strukturi in ostaja znotraj časovnega okvirja. Še posebej slednje se mi zdi izredno pomembno, saj sem bila že večkrat udeležena na sestankih, kjer se je razprava pri eni izmed točk zavlekla, in posledično zaradi pomanjkanja časa nismo uspeli doseči želenega cilja. Kadar je čas za diskusijo, je naloga vodje, da jo vodi in skrbi, da se ne oddaljimo od teme razprave. Kot vodja si seveda želite, da bodo prisotni k diskusiji prispevali s številnimi komentarji ter mnenji in ne bo po vašem vprašanju na začetku diskusije nastala le neprijetna tišina. To bomo lahko dosegli le, če poskrbimo, da bodo vsi slišani in lahko pridejo do besede, kar najlažje dosežemo tako, da z vprašanji neposredno naslovimo določene sodelujoče in vprašamo po njihovem mnenju. K diskusiji lahko spodbudimo že z neverbalno komunikacijo, kot sta prikimavanje in očesni stik, kar prisotnim pokaže, da sledimo in poslušamo njihove prispevke ter jih tudi pohvalimo. Pogosto imajo lahko sodelujoči različna mnenja in zato je za uspešen potek sestanka pomembno, da se spoštuje mnenje vsakogar, pri čemer je naloga vodje, da naslovi in ne dovoljuje problematičnega vedenja, kot je nespoštljiv odnos do kolegov. Torej predvsem se mi zdi pomembno, da smo kot vodja tisti, ki na sestanku ustvarimo varen prostor za vse sodelujoče, saj bodo tako bolj aktivno sodelovali in bomo lahko dosegli bolj kvalitetne rezultate.

Sestanek mora vodja končati ob dogovorjeni uri, pred zaključkom pa povzame pomembne odločitve, ki so bile sprejete tekom sestanka, opomni udeležence, katere so njihove naloge in naslovi tudi tiste, ki so se javili, da bodo prevzeli dodatne zadolžitve. Na koncu se zahvali za prispevke sodelujočih in napove morebitni naslednji sestanek. Po koncu mora vodja pregledati zapisnik, preden ga pošlje vsem prisotnim in tudi tistim, ki se sestanka niso uspeli udeležiti. Zapisnik pošljemo čim hitreje po zaključku sestanka, vsebovati pa mora povzetek vseh dogovorov in odločitev, ki so bile sprejete, ter seznam vseh nalog in zadolžitev, ki jih morajo določeni udeleženci izpolniti v dogovorjenih rokih.

Vodenje sestankov se na začetku lahko zdi zelo trd oreh, vendar verjamem, da tudi tu velja, da lahko z izkušnjami postanemo boljši, saj bomo spoznali pasti, v katere se lahko ujamemo, in ugotovili, na kaj vse moramo biti pozorni. Ne glede na izkušnje pa menim, da je vedno pomembno, da se na sestanek dobro pripravimo, saj bomo tako lažje dosegli zastavljene cilje in zagotovili, da bo naš sestanek uspešen.

Literatura:

Baran, B. E., Shanock, L. R., Rogelberg, S. G. in Scott, C. W. (2012). Leading group meetings: Supervisors’ actions, employee behaviors, and upward perceptions. Small Group Research, 43(3), 330–355.

English, C. B. (1987). The art of leading meetings. American Journal of Occupational Therapy, 41(5), 321–326.

LeBlanc, L. A. in Nosik, M. R. (2019). Planning and leading effective meetings. Behavior Analysis in Practice, 12(3), 696–708.

Van der Molen, H. T. in Gramsbergen-Hoogland, Y. (2018). Handling complaints. V: Communication in organizations: Basic skills and conversation models (str. 106–115). Routledge.