Področje organizacijske psihologije se vse bolj osredotoča na nezanemarljiv vpliv dobrih odnosov in zaupanja v podjetju na produktivnost in uspeh zaposlenih. Oseben stik ima pri tem pomembno vlogo, saj se preko tega vodje povezujejo z zaposlenimi in zaposleni med seboj. Pri tem so ključnega pomena sestanki, ki jih v delovnem okolju poznamo v najrazličnejših oblikah.

---

Avtorica: Ajda Makar

Sestanki se med seboj razlikujejo na podlagi:

• namena sestanka (ustvarjanje idej, sprejemanje odločitev, načrtovanje projektov),
• odnosa med udeleženci (vodja in en zaposleni, vodja in ekipa, vodje različnih ekip),
• velikosti skupine (dva udeleženca – »sestanek ena na ena« ali več udeležencev) in
• načina izvedbe sestanka (preko spleta ali v živo) (Collins, 2020).

Collins (2020) navaja 6 tipov sestankov, ki so v podjetjih najbolj pogosti:

1. Sestanek za pregled stanja napredka pri projektu (status update meetings)
2. Sestanke z namenom sprejemanja odločitve (decision-making meetings)
3. Sestanek z namenom iskanja rešitve (problem-solving meetings)
4. Sestanek z namenom povezovanja ekipe (team-building meeetings)
5. Sestanek za deljenje informacij (info-sharing meetings)
6. Sestanek za ustvarjanje novih idej (innovation meetings; brainstorming meetings)

Metoda sestanka »ena na ena« (znana tudi pod imeni »1on1 meetings«, »chech-in’s«, »121’s«) povzema lastnosti vseh šestih naštetih tipov sestankov in se navadno izvaja enkrat na teden ali enkrat na dva tedna (State of One-on-ones Report, 2019).  Gre za metodo, ki je bolj znana med managerji kot med psihologi, vendar vsebuje veliko psiholoških komponent (vsebina, način postavljanja vprašanj, gradnja na odnosih, razvijanje zaupanja, predajanje povratnih informacij, dvosmerna komunikacija itd.), pri čemer lahko psiholog učinkovitost sestankov »ena na ena« močno zviša (Smith, 2015).

Tedenski sestanek »ena na ena« je srečanje med vodjo in zaposlenim, ki vključuje razpravo o rasti, motivaciji, počutju zaposlenega, odnosi na delu, napredku na projektih, vprašanjih, načrtih za naprej in idejah (State of One-on-ones Report, 2019).

Ti sestanki so eni najbolj učinkovitih načinov povezovanja med vodjo in zaposlenim, pri čemer je ena glavnih nalog vodje, da zaposlenemu zagotovi psihološko varnost. Na tem mestu ima v podjetju ključno vlogo psiholog, ki vodje na sestanek pripravi in opolnomoči z veščinami, ki jih bodo potrebovali pri osebnem pogovoru in prepoznavanju počutja pri zaposlenih.

Že sam vidik osebnega pristopa do zaposlenih, ki ga ta metoda nudi, omogoča razvijanje višje pripadnosti podjetju in hkrati pri zaposlenih razvija strokovno samozavest, saj je posameznik nagovorjen individualno in je s strani vodje prepoznan kot strokovnjak na svojem področju (Carmeli, 2007).

Zgodovinski pregled razvoja metode

Zgodovina sestankov z namenom izboljšanja pogojev dela in generiranja novih idej, sega že v čas grške demokracije, podobno obliko javnih srečanj pa so kasneje ohranili tudi v Rimskem imperiju. Opisana srečanja v tem času še niso imela strukture sestankov ali omejitev pri razpravi, kar je je vplivajo na njihovo časovno neekonomičnost (Tran, 2017).

Sestanki so z začetkom industrijske revolucije v 18. stoletju, tudi sami doživeli revolucijo in se začeli osredotočati na ideje za spremembo delovnih pogojev. Sprejemanje odločitev vodstva o delovnih pogojih vseh delavcev je te spodbudilo, da so se tudi sami začeli zavzemati za svoje delovne pogoje in pravice. V sklopu delavskih uporov, se je oblikovala oblika skupinskih sestankov, ki so imeli že bolj dodelano strukturo – čas, prostor, namen in vsebino (Haradhan, 2019).

Delavci se danes še vedno zavzemajo za osebne pravice in boljše delovne pogoje, pri čemer jim v obdobju primanjkovanja kadra in ohranjanja ključnih kadrov, nasproti stopajo tudi mnogi delodajalci. S tem poskušajo organizacije zvišati zaznano privlačnost podjetja, ki je pomemben dejavnik fluktuacije in delovnega zadovoljstva zaposlenih ter je posledično v zadnjih letih močno prispevala k razvoju metode tedenskih sestankov »ena na ena«. Omenjena metoda omogoča, da se vodje zaposlenim približajo, jim prisluhnejo in so fleksibilni pri oblikovanju boljših delovnih pogojev (State of One-on-ones Report, 2019).

Google Trends kaže, da iskanje izraza »1 on 1«, ki se mednarodno uporablja za tedenske sestanke »ena na ena«, v zadnjih 20 letih postopno narašča. V obdobju med 2013 in 2019 je bil izraz dnevno v Google vnesen 60-70-krat, v obdobju med 2019-2021 pa 80-100-krat (Google Trends, 21. 10. 2021).

Uporabnost metode skozi znanstvene raziskave

Tedenski sestanek »ena na ena« je metoda, ki jo uporabljajo managerji oz. vodje v organizacijah. Hater (2015) navaja, da vedenje managerjev do zaposlenih predstavlja kar 70% variance vključevanja zaposlenih. V Ameriki se vključenih počuti 30% zaposlenih, na svetovni ravni pa le 13%. S sestanki »ena na ena« vodja lahko zagotovi, da se vsak član njegove ekipe počuti opaženega, cenjenega in slišanega. V skladu s tem je mednarodna raziskava (State of One-on-ones Report, 2019) pokazala, da 94% managerjev uporablja to metodo, v drugi raziskavi (Nizio, 2021) pa so ugotovili, da sestanek »ena na ena« v organizacijah uporablja 85% vodij. Nedvomno postaja opisana oblika sestanka vse bolj priljubljena v organizacijah, ki želijo zadržati ključne kadre, omogočiti zaposlenim boljše pogoje za delo in jih vključiti v delovanje in odločitve podjetja.

Mednarodna raziskava State of One-on-ones Report (2019) je v vzorec vključila več kot 200 managerjev, raziskava The Future of Meetings Report (Nizio, 2021) pa več kot 530 managerjev in direktorjev. Z namenom boljšega razumevanja metode, sem izvedla tudi intervju z direktorico Tajo Kaker, ki je metodo vpeljala v podjetje GateHub. Preko zbranih podatkov sem zbrala rezultate o pomembnost, namenu in uporabnosti sestankov »ena na ena«, kar je prikazano v Tabeli 1.

Tabela 1

Analiza uporabnosti sestankov »ena na ena«

področje uporabnosti	State of One on ones Report (2019)	The Future of Meetings Report (2021)	Intervju: primer uporabe »1 on 1«*
Razvijanje odnosa in zaupanja	Preverjanje počutja zaposlenega, »check-in« (60,7% managerjev).	Začetni »check-in« pogovor z namenom sprostitve, povezovanja in personaliziranega pristopa k zaposlenemu. Ključna je iskrena in direktna komunikacija.	Razvijanje zaupanja, preverjanje počutja in razpoloženja zaposlenega (building a trusting relationship, personal check-in)
Pogovor o statusu trenutnih projektov	Pregled stanja napredka pri projektih (53,6% managerjev)   Razumevanje in odpravljanje ovir pri delu (70,4% managerjev)	Zaposleni lahko z vodjo razčisti morebitne ovire pri projektih, na katerih dela.	Obveščanje in usklajevanje – delitev informacij, vprašanja, ovire, prioritete (staying informed and aligned – information shraring, open questions, blockers, priorities, tasks)
Povratna informacija	Predaja dvosmerne povratne informacije (vodja zaposlenemu in zaposleni vodji)	Vodja zaposlenemu preda povratno informacijo, namen katere je višja učinkovitost in odprava ovir pri delu.	Predaja dvosmerne povratne informacije  vodja zaposlenemu in zaposleni vodji (Providing mutual feedback and »managing up«)
Strokovni in osebni razvoj zaposlenega	Pogovor o rasti in razvoju med sestankom »ena na ena« (75% managerjev).	Priložnost za refleksijo in pogovor o profesionalnem razvoju ter o možnostih za izboljšanje strokovnih veščin z ozirom na osebne interese.	Naslavljanje pomembnih tem – karierni in osebni razvoj (Adressing topics prone to getting lost in the shuttle – career development)

Na podlagi obeh mednarodnih raziskav in informacij iz intervjuja ugotavljam še en pomemben vidik te metode: vodja metodo sestanka »ena na ena« predstavi zaposlenemu in mu hkrati zaupa, da sestanek v večini delov usmerja in gradi zaposleni. Pomemben in ključen podatek te metode je ravno v enakovredni vlogi, ki zaposlenemu, da priložnosti in varen prostor za izražanje svojega mnenja, idej in prav tako za deljenje stisk.

Zaradi pomembnosti, ki jo metoda sestanka »ena na ena« nosi, so ti najbolj učinkoviti, če se izvajajo razmeroma pogosto. Managerji, ki to metodo sestankov uporabljajo, poročajo, da jih večinoma izvajajo enkrat tedensko, kar je prikazano v tabeli 2.

Tabela 2

Analiza pogostosti sestankov »ena na ena«

Uporabnost metode tedenskega sestanka »ena na ena« je tudi v njeni prilagodljivosti. Kljub temu, da je pomembno, da se sestanki izvajajo redno in ob dogovorjenem terminu, lahko termine in vsebino vsaka organizacija in vodja znotraj svoje ekipe prilagodi na naslednje načine (State of One on ones Report, 2019):

• Način izvedbe je odvisen od načina dela in lokacije udeležencev, zato je lahko izveden v živo, preko videoklica ali preko telefonskega klica.
• Lokacija izvedbe lahko pomembno vpliva na pripravljenost za oseben pogovor z vodjo, zato je priporočljivo občasno izvesti sestanek izven pisarne, npr.: sejna soba, sestanek na kavi/kosilu.
• Način beleženja informacij preko standardizirane oblike obrazca ali dokumenta je ključen del, saj omogoča obema udeležencem, da ne pozabita katerega od ključnih vsebinskih delov sestanka. Beležimo lahko v spletni ali papir-svinčnik dokument.
• Časovni obseg sestanka je v naprej določen okvirno, vendar ga lahko glede na druge obveznosti udeleženca prilagajata ali premakneta za nekaj ur. Pri tem je pomembno, da sestanka ne odpovemo, tudi če je ta zaradi časovne stiske včasih krajši. Če udeleženca dobita novo idejo ali delata na projektu, ki zahteva več pozornosti, je koristno, da načrtujeta ločen sestanek, izven sestanka »ena na ena«.

Metoda tedenskih sestankov je najpogosteje uporabljena v organizacijah s področja programske opreme in tehnologije (50%) (State of One on ones Report, 2019). Uporabnost metode osebno vidim tudi izven podjetij, npr. v profesionalnih športnih ekipah, v prostovoljnih društvih in v šolah. Metoda ponuja veliko možnosti za nabiranje novih idej, povezovanje med zaposlenimi, prepoznavanje talentov ter ključnih kadrov in hitrejše prepoznavanje morebitnih nesoglasij med zaposlenimi.

Namen uporabe metode

Kot je prikazano v Tabeli 1, sta namen in uporabnost tedenskih sestankov »ena na ena« opredeljena preko štirih področij: razvijanje odnosa in zaupanja, pogovor o statusu trenutnih projektov, povratna informacija in strokovni in osebni razvoj zaposlenega.

Metoda uporabljamo v organizaciji, kadar:

• je v ekipah prisotno zaupanje,
• vodje ekip, z ozirom na naravo njihovega dela, vidijo v metodi doprinos k učinkovitosti,
• si podjetje oz. vodje lahko vzamejo čas za kvalitetno izvajanje sestankov »ena na ena«,
• je organizacija pripravljena izobraziti vodje za izvajanje metode,
• vodstvo daje visok pomen razvoju in nadgradnji delovne kulture in
• vodstvo prepoznava uporabnost te metode.

---

Če vas tema podrobneje zanima, vabljeni k branju seminarske naloge, ki vsebuje še:

• Podrobna predstavitev metode – ciljne populacije, poteka izvedbe, konkreten primer in omejitve metode
• Vlogo psihologa pri uporabi metode
• Avtoričin pogled na metodo
  
  
  Seminarska naloga je dostopna na povezavi:

Literatura

Carmeli, A. (2007). Social Capital, Psychological Safety and Learning Behaviours from Failure in Organisations. Long Range Planning, 40, 30-44.

Google Trends (21. 10. 2021). Dostopno na: https://trends.google.com/trends/explore?date=all&q=1%20on%201

Haradhan, M. (2019). The First Industrial Revolution: Creation of a New Global Human Era. Journal of Socal Sciences and Humanities, 5(4), 377-387.

Harter, J. (2015). Managers Account for 70% of Variance in Employee Engagement. Business Journal. Dostopno na: https://news.gallup.com/businessjournal/182792/managers-account-variance-employee-engagement.aspx

History and Evolution of meetings (2021). Dostopno na: https://www.tycoonstory.com/business/history-and-evolution-of-meetings/

Milano, S. (2018). Why you need to understand Robert’s Rules of Order. Quill. Dostopno na: https://www.quill.com/blog/office-tips/why-you-need-to-understand-roberts-rules-of-order.html

Nizio, K. (2021). Meeting Statistics in 2021: The Future od Meetings Report. Dostopno na: https://fellow.app/blog/meetings/meeting-statistics-the-future-of-meetings-report/#state

Smith, B. L. (2015). How to lead an effective meeting. GradPSYCH Magazine, 11, 42–46. Dostopno na: https://www.apa.org/gradpsych/2015/11/effective-meeting

State of One-on-ones Report (2019). Dostopno na: https://hypercontext.com/state-of-one-on-ones-report

Tran, T. (2017). Breaking down: How Meetings Hace Changed Througout History. Dostopno na: https://blog.meetingpackage.com/breaking-down-meetings-change-throughout-history

Intervju z direktorico družbe GateHub d.o.o. in COO GateHub skupine Tajo Kaker (2021).