Štiridnevni delovnik je ideja, ki sproža živahne debate in izziva ustaljene poglede na organizacijo dela. Medtem ko nekatere organizacije ostajajo zveste tradicionalnemu urniku, so druga podjetja pogumno stopila na pot optimizacije delovnika, med drugim tudi podjetje Visionect. V letu 2023 so izvedli “eksperiment”, kjer so v eni od ekip za tri mesece uvedli štiridnevni delovnik. V iskanju odgovorov na vprašanje, ali lahko krajši delovni teden pripomore k večji produktivnosti in zadovoljstvu zaposlenih, sem se pogovarjala z Vanjo Witwicky, srčno vodjo HR oddelka pri Visionectu, ki skrbi za prepoznavanje, vključevanje in razvoj talentov ter za zadovoljstvo zaposlenih. Vanja je delila svoje izkušnje spremljanja ekipe med eksperimentom ter ponudila unikaten vpogled v učinke štiridnevnega delovnika, ki imajo potencial da spremenijo pogled na sodoben delovni teden.

---

Avtorica: Tjaša Prezelj

V podjetju ste morali v bistvu zelo zaupati svojim zaposlenim …

Ja, to je pri nas temelj vsega. Da vemo, da vsak poskrbi za svoje naloge in ni mikrovodenja. V bistvu je vse narejeno, ker so zaposleni samostojni pri delu.

Kako pa ste se v podjetju lotili komunikacije z zaposlenimi glede sprememb urnika? Kako ste poskrbeli, da so vsi razumeli nov način dela?

Z zaposlenimi, ki so bili del eksperimenta, je komuniciral predvsem vodja ekipe. On je tisti, ki je postavil temelj in razložil, kako bo potekalo delo. Jaz sem se vključila s pogovori o občutkih in strahovih. Komunikacija, zakaj gremo v ta projekt, pa je potekala tudi naprej z vsemi vodjami ekip, ki niso bile vključene. En strah je bil namreč, kako bodo drugi sprejeli, da je šla samo ena ekipa v to, ampak je bilo na koncu pozitivno presenečenje. Je bilo pa res izrecno poudarjeno, da gre za eksperiment. Da če se ne bo izšlo, bomo pač prekinili, brez strahov. Tako da ni bilo nobenega pritiska, da se mora nujno izpeljati.

V svojem članku si izpostavila, da se je povečala produktivnost. Bi rekla, da je bilo to predvsem zato, ker so zaposleni vedeli, da morajo vse naloge opraviti v krajšem času, ali je bil  v ozadju še kakšen drug razlog?

En razlog je to. Po mojem mnenju pa je bilo najbolj pomembno, da so spremenili fokus in način dela. Se pravi, da so si zares na novo organizirali naloge, zmanjšali šume in nepomembne sestanke. Ko je več časa, včasih malo “zaplavaš”, tukaj pa so držali fokus in je bilo zato toliko več narejeno. En razlog je tudi nagrada, ker smo rekli, da če ne bo dobrih rezultatov, ne moremo nadaljevati s tem. 

Se ti je zdelo, da so zaposleni prišli bolj spočiti na delovno mesto?

Ja, na podlagi sprotnih anket ni bilo opaziti utrujenosti. Prvi mesec je bilo mogoče opaziti malo več stresa, preden so se ujeli. Pa mogoče je delovnik psihično malo bolj naporen. Ampak, tisti dodatni dan, ko so prosti, pa toliko več doprinese k temu, da se dejansko kvalitetno spočijejo. Tako da, ko so dali na tehtnico, so rekli, da so rajši malo bolj utrujeni med temi štirimi dnevi pa se potem bolj konkretno spočijejo in tudi čisto drugače začnejo teden.

Kako pa so največkrat izkoristili ta prosti dan?

Čisto odvisno od ozadja. Zares veliko za šport. Tisti, ki so imeli družine, so več časa preživeli z družino oziroma so imeli čas za kakšne domače opravke, ki jih drugače niso mogli opraviti. Pa čisto za uživanje, sprostitev, včasih tudi potovanje. Da bi se ukvarjali prav z nalogami ali zaostankom pri delu, ni bilo pogosto. 

Prebrala sem tudi, da je koncept štiridnevnega delovnika super za mlade družine ali pa starše z mlajšimi otroki, ker je ta čas, preživet z otroki tako dragocen, še posebej, ko so mlajši. 

Ja, se strinjam. Pri članih ekipe štiridnevnega delovnika je nekaj staršev. En očka je ravno govoril, da s svojo hčerko veliko bolj kvalitetno preživlja vikend. Prej je delal v petek, prišel domov, malo pospravil, v soboto je bil malo utrujen, ampak so šli še vseeno ven. Potem pa sta že nedelja in ponedeljek. Sedaj pri štiridnevnem delovniku pa je v petek njegova hčerka v vrtcu, zato lahko on zjutraj pospravi, gre ponjo v vrtec, kar se je prej zelo malokrat zgodilo, potem pa skupaj kaj delajo in potem jim ostane še cel vikend. Žena sicer ne prakticira tega, ampak že to, da lahko on pomaga doma pri določenih stvareh, kjer prej ni mogel, se zelo pozna. Za družine je definitivno zelo pozitivna izkušnja glede kvalitete skupnega časa. 

Zdi se, da ste kot celotna ekipa, in celotno podjetje, zelo premišljeno pristopili k projektu. Se ti zdi, da je bil to glavni ključ do uspeha?

Ja, po eni strani. Po drugi strani pa mislim, da je ključ do uspeha naša kultura. To, da dejansko zaupamo zaposlenim, ne gledamo pod prste in jim želimo omogočiti čim boljše ravnovesje med delom in osebnim življenjem. Zaposleni potem tudi vračajo na ta način. Tudi komunikacija je bila transparentna, čisto jasna, nič se ni govorilo za hrbtom. Odgovorilo se je na vsako vprašanje, in če je bil kakršenkoli problem, smo ga reševali. Drugi pomemben del pa je bil tudi, katero ekipo smo izbrali za eksperiment. Se pravi ekipo, ki je imela res že razvite metrike, kjer se je dalo vse spremljati. Pomagalo je tudi, da smo pridobili ogromno informacij od obstoječih raziskav ter prosili druga podjetja za nasvete.

V svojem članku si omenila, da boste poskusili štiridnevni delovnik vpeljati tudi v druge oddelke. V katerih oddelkih pa je zaenkrat prišlo do največ izzivov?

Vsak oddelek ima svoje izzive. Mi nismo zelo veliko podjetje in je včasih težko usklajevati količino dela. Druga ekipa, ki je šla v štiridnevni delovnik, je dokaj podobna prvotni ekipi eksperimenta, ker imajo tudi popolnoma postavljen sistem dela, tako da je bilo za njih lažje sproti spremljati rezultate. Največ težav je pri podpori strankam, kjer je dvoizmenski delovnik, ker dosti delajo s tujino. Včasih pride do kakšnih osebnih dejavnikov, odsotnosti, in je pri omejenem številu zaposlenih malo težje. Druga je proizvodnja. V bistvu smo se lotili v drugih oddelkih na malo drugačen način, ker še vedno želimo in poudarjamo dobro počutje vseh zaposlenih, se je pa treba prilagoditi samim procesom, velikosti ekipe in količini dela. Zato se odločajo za drugačen pristop, recimo, da vzamejo petke polovično proste. Se pravi, da smo na ravni podjetja šli v fleksibilen delovnik, ne v čisti štiridnevni delovnik. 

Kaj pa je tebe osebno najbolj presenetilo pri eksperimentu?

V bistvu ravno ta produktivnost. Nisem dvomila v to, da ne bi ostala ista, nisem pa pričakovala, da se bo toliko dvignila. Ne vem, če si je kdo predstavljal, da se bo toliko dvignila. Tudi samo zadovoljstvo in zagnanost zaposlenih. Mi smo šli v ta eksperiment za tri mesece, ker so sami rekli, da so se pripravljeni odpovedati čemu, da bi lahko šel eksperiment naprej. To je bilo recimo tako presenečenje zame. Res nismo pričakovali, da bodo toliko zagnani. Kot tretje pa sama kultura, podpora in sprejemanje tega eksperimenta pri tistih zaposlenih, ki niso bili vključeni vanj. To je potem tudi povratna zanka. Ko vidiš, da je tako, potem greš naprej in raziskuješ kakšne bi bile opcije, da bi se še ostalim omogočilo nekaj podobnega. Ker na dolgi rok bi vseeno ciljali, da bi imeli vsi podobno možnost.

Ko prebiram tvoj članek, in ko te poslušam, se res vidi, da je bila ena pozitivna izkušnja.

Ja, še vedno je [smeh].

Si se mogoče tudi ti kaj naučila o sebi med tem eksperimentom? Mogoče o svojem odnosu do dela, prioritiziranju nalog …

O, ja [smeh]. Mislim, da smo se, ne samo jaz, ampak čisto vsi, naučili drugače pogledati svoje koledarje – ne samo “metati” stvari noter, ampak smiselno postavljati sestanke. Tudi to, da si vzamemo čas za fokus; se pravi to so 4 ure na dan, ko držiš fokus in vztrajaš. In potem ugotoviš, da lahko pa kakšen dan vseeno prej končaš, da lažje zadihaš, si vzameš več časa za nekaj drugega. Jaz sem se definitivno naučila ravno te prioritizacije. Pa v bistvu mi je bil že prej jasen pomen stalne komunikacije, ampak tukaj se je pa še bolj pokazal. Na način, da dejansko pristopiš in sprašuješ, ne da čakaš, da se zgodi samo od sebe. 

Super, potem bi se pa osredotočili še na dolgoročne učinke, malo širši pogled. Ste v podjetju opazili kakšne dolgoročne učinke uvedbe štiridnevnega delovnika, v smislu zadrževanja talentov, privabljanja novih zaposlenih? Kako je vplivalo na vašo blagovno znamko podjetja?

Definitivno. Ko smo začeli z eksperimentom, in je bilo dosti v medijih, je bilo tudi število prijav večje. Prej smo se morali truditi in iskati, zdaj pa je več kandidatov pokazalo interes, definitivno tudi na račun tega eksperimenta. Pa še vedno se pozna ta učinek. Med kandidati, ki zdaj prihajajo do nas, se je že malo umiril “hype”, še vedno pa se pojavi vprašanje: “Kaj pa je s štiridnevnim delovnikom?” Je pa tako, da vsakemu, ki pride na novo, pojasnimo, da je štiridnevni delovnik tudi nagrada za zaposlenega. Da želimo, da prestane poskusno dobo pod normalnimi pogoji, se pravi kot petdnevni delovnik. Ampak se ne pričakuje, da v petek dela službene zahteve, temveč da se izobražuje o svojem delovnem mestu. In če gre poskusna doba v redu, če so rezultati dobri, potem mu pripada ta fleksibilen delovnik. Ker ni tako, da kar padeš noter, saj so v ozadju še ostale zadeve in znanje, ki ga moraš poznat, da sploh lahko začneš delat na tak način. Drugače pa zaposleni ne odhajajo, usipa ni. Je pa res, da ga pri nas tudi prej ni bilo veliko. Tako, da težko rečem, da zadržujemo zaposlene zaradi štiridnevnega delovnika, je verjetno bolj ključna kultura in dodatni dejavniki. 

V današnji družbi je kar porast izgorelosti in se zdi, da se samo še razširja. Glede na tvoje izkušnje, se ti zdi, da bi bil lahko štiridnevni delovnik potencialen odgovor na to problematiko?

Ja, jaz mislim, da ja, če je proces dobro zastavljen. Če pa ti delaš 4 dni po 12 ur in si pod stresom, potem ne. In tukaj je pomembno, da tako zaposleni kot vodstvo razumejo, v kaj se spuščajo. Ključno je, da vodstvo ponudi podporo, ne pa samo reče, da mora biti vseeno vse narejeno v 4 dneh. Ker potem lahko 3 dni samo spiš.

Ja, da so še vseeno neke meje, jasna pričakovanja? 

Ja, na dolgi rok se mora spremeniti sam način dela, fokus in več poudarka dati procesom, ki morajo biti postavljeni optimalno, in to, da se zaposleni zavedajo, zakaj kaj počnejo. 

Tako, da mora podjetje res kot ekipa pristopiti k temu.

Tako je. In pomembna je konstanta povratna informacija, če je kakršenkoli problem. Pa tudi, da se zaposleni zavedajo, da če se bližajo roki za izdajo izdelka, da takrat vsi stopimo skupaj in vsi delamo. V kakšnih trenutkih je treba vložit več energije, pa smo potem tudi vsi nagrajeni. 

V tujini lahko zasledimo veliko primerov, kjer so podjetja, vsaj poskusno, prešla na štiridnevni delovnik. Kaj pa je ključno pri tem, da podjetje prestopi iz enkratnega eksperimenta, ki traja določeno število tednov, v dolgoročno vpeljavo tega načina dela?

Rezultati in to, da je dejansko omogočeno vsem enako. Pri nas smo bili dogovorjeni, da če bi začelo upadati, bi prekinili. Hkrati pa tudi sama okolica. Pri našem načinu dela se vseeno moramo prilagajati podjetjem, ki niso v tem. Če bi bilo drugače, in bi se več podjetij odločalo za tak delovnik, bi bilo veliko lažje. Definitivno pa je za nadaljevanje potrebno upoštevati tako želje zaposlenih, kot rezultate. Ne le rezultate dela, ampak tudi rezultate zadovoljstva in počutja zaposlenih. 

Za konec pa bi vprašala še, če imaš kakšen nasvet za podjetja, ki se zanimajo, da bi preizkusila štiridnevni delovnik, pa še malo kolebajo?

Jaz mislim, da morajo poskusiti. Če ne poskusiš, ne veš. Pomembno pa je, da odstranijo čim več balasta, nepomembnih sestankov. Tisto: “še en sestanek, ki bi bil lahko mail” [smeh]. Še vedno pa mislim, da je potrebno poskusiti in se ne ustrašiti, če pride do kakšne krize. Tako kot pri nas, ko se je v prvem mesecu močno dvignil nivo stresa. Malo smo pričakovali, zaradi vseh sprememb, a je bilo povišanje zelo opazno, potem pa se je naslednji mesec nivo stresa čisto spustil. Rekla bi še, da naj se lotijo premišljeno in načrtovano. Ključno je, da se upošteva želje in mnenja zaposlenih. Naj dajo prostor za ideje, skupne “možganske nevihte”, da vsak lahko pove svoj strah in se ga naslovi. Jaz sem videla, da nimaš kaj izgubiti, vedno lahko prekineš. Verjetno ne more nihče takoj preiti na to, se pa splača postopoma poskusiti. Svetovala bi tudi, da se čim bolj povežejo s podjetji, ki to delajo že dlje časa. Mi smo od ostalih podjetij dobili veliko dobrih informacij, na katere sploh ne bi pomislili. V bistvu je mreženje tisto glavno; da veliko sprašujejo, se pozanimajo, zbirajo dobre prakse. In nenazadnje morajo biti pogumni. Najbolj ključno pa je res zaupanje zaposlenim. Da se postavijo smernice, ampak, da se ve, da zaposleni delajo najboljše, kar lahko. Hkrati ne sme biti neke krivde, če se “eksperiment” prekine, ampak je ključno, da se to tudi vnaprej jasno skomunicira. 

Ta beseda EKSPERIMENT se res zdi taka super beseda.

Ja, tega se mi držimo, ravno zato, da si drznemo poskusiti in smo odprti.

Pa tudi če prek tega pokaže zgolj ena stvar, ki se jo da optimizirati, je že to veliko vredno. 

Ja, že to je veliko. Tudi mi, če bi šli nazaj, bi bil delovnik vseeno drugačen, bolj strukturiran, zadeve bi hitreje tekle in posledično bi bilo tudi manj stresa. 

A bi dodala še kaj, kar nisva uspeli zajeti s temi vprašanji, pa se ti zdi pomembno, ko govoriva o štiridnevnem delovniku?

Mislim, da sva kar dobro pokrili. Stvari je ogromno, je pa res pomembno poudariti odkritost, če je problem na eni ali drugi strani. Ključni so transparentnost, komunikacija in zaupanje. 

Če bi radi o izkušnjah s štiridnevnim delovnikom v podjetju Visionect izvedeli več, si lahko podrobne rezultate in Vanjina razmišljanja preberete v njenem članku: Manj dela za večji učinek! Utopija, realnost ali prihodnost?

---