Struktura, kultura, klima / Timsko delo

Kaj so agilne organizacije?

Piše: Daša Dolenc

Pojem agilnosti se že več kot dvajset let uporablja na področju informacijske tehnologije ter v drugih razvojnih oddelkih. Uporaba agilne metodologije pa je bila še do nedavnega v veliki meri omejena le na projektni svet. Kljub temu pa lahko uporaba agilne miselnosti predstavlja velik potencial za razvoj vsake organizacije.

Večina ljudi agilnost prepoznava kot način vodenja projektov, ki se uporablja pri razvoju programske opreme. Vendar pa lahko pojem agilnosti obravnavamo v precej širšem kontekstu. Izraz “agilnost” se nanaša na ponavljajočo se, postopno metodo načrtovanja in razvoja dejavnosti, njen namen pa je, da se novi izdelki uporabljajo na prilagodljiv in interaktiven način. Izdelek je lahko kakršen koli izziv agilne ekipe (to je lahko npr. nova programska oprema, izdelek stranke, izboljšanje postopka, tržna akcija itd.). V agilnih organizacijah so pomembne štiri vrednote (Kroll, 2017):

  • Interakcija med zaposlenimi ter upoštevanje vsakega posameznika so bolj pomembni od standardnih postopkov in orodij,
  • oblikovanje končnega izdelka je pomembnejše od obsežne dokumentacije,
  • spodbujanje večjega sodelovanja s strankami je pomembnejše od sklicevanja na pogajanja o pogodbah,
  • odprtost do sprememb je pomembnejša kot prvotni načrt projekta.

Agilnost predstavlja spremembo v miselnosti, ki organizaciji omogoča, da se hitreje odzove na zunanje spremembe, hkrati pa spodbuja odpornost, odzivnost in učenje od znotraj. Sposobnost hitrega učenja in prilagajanja sta glavni razliki novih podjetij v primerjavi z večjimi, že uveljavljenimi podjetji. Nova podjetja se po navadi osredotočajo na potrebe strank, namesto, da bi jih zadržale le s svojimi notranjimi procesi. Agilnost tako lahko pomeni tudi razvijanje zagonskega mišljenja v večjih organizacijah (Cappelli in Tavis, 2018).Kako pa organizacija postane agilna?

Štirje dejavniki so še posebej pomembni za doseganje agilnosti. Najprej je pomembna agilna miselnost. To je želja po učenju in pripravljenost na spremembe. Vključuje zanimanje in odpiranje novih priložnosti in novih načinov za izboljšanje. To je osebna kakovost, ki zaposlenim pomaga sprejeti spremembe, izrabiti priložnosti in se bolje prilagajati novim okoliščinam in situacijam. Nadalje je nujno poslanstvo, ki mora poudarjati, da je prilagodljivost ključna na vseh ravneh. Ko se določijo jasni in dokončni cilji, se lahko razvijejo novi postopki in prakse ter dodelijo sredstva za doseganje cilja. Pomembne so tudi nove delovne prakse. Agilno delo vključuje sposobnost hitrega uresničevanja prednostnih nalog in ukrepov ter spreminjanje delovnih praks. Gre za krepitev ljudi, preprečevanje ovir, spoštovanje različnih idej, spodbujanje napak in tolmačenje potreb strank. Zadnji pomemben element je zagotavljanje talentov. Agilnost krepi pomen privabljanja, razvijanja, ohranjanja in spodbujanja pravih zaposlenih. Zahteva zavezo organizacije, k spodbujanju in podpiranju prilagodljivega vedenja. To lahko vključuje preoblikovanje različnih vidikov, kot so drugačni opisi delovnih mest, načini zaposlovanja, nagrade in novi procesi upravljanja uspešnosti (Hemsleyfraser, 2015).

Podjetja, ki želijo biti bolj agilna morajo najprej identificirati agilne inkubatorje, ki kasneje predstavljajo gonilo za razširjanje agilnosti na celotno podjetje. Agilni inkubatorji so lahko ekipe, oddelki ali druga podjetja, kjer je podjetje že storilo prve korake k agilnosti. Inkubatorji delujejo kot predstavniki agilnosti in omogočajo agilno delo. Agilni inkubatorji so najpogosteje:

  • Agilne projektne ekipe, ki so že sprejele in uspešno uporabile agilno miselnost,
  • oddelki z velikim vplivom na celotno organizacijo, ki so posebej usposobljeni,
  • ekipe, ki jih najbolj zaznamuje odprtost do agilnega dela in s tem prostovoljno spodbujajo in dejavno podpirajo proces agilnega preoblikovanja.

Inkubatorji podpirajo druge ekipe in oddelke pri izvajanju agilnega načina razmišljanja in delovnih načel. Ta pristop vodi k nemotenemu procesu preoblikovanja in v prvi vrsti kratkoročnim izboljšavam. Uporaba prvih zgodb o uspehu služi kot pomembna podporna struktura pri prizadevanjih za širše izvajanje agilnega mišljenja v organizaciji. Poleg inkubatorjev pa je za razvoj agilne kulture podjetij nujno tudi poudarjanje štirih elementov, ki so med seboj v soodvisnosti. Najprej je pomembna organizacijska kultura, ki mora biti oblikovana na način da spodbuja komunikacijo in razvoj vrednot ne samo od zgoraj navzdol, temveč tudi od spodaj navzgor. Nujno je tudi dobro vodstvo oziroma primerno upravljanje ljudi. Vodje morajo biti pripravljeni prevzeti novo vlogo, kjer se morajo kdaj tudi prilagoditi ter upravljati zaposlene na način, ki ga zadnje čase zaznamuje povečano digitalno sodelovanje. Oblikovati se mora tudi trdna organizacijska struktura in procesi v njej. Prilagajanje organizacijskih struktur in procesov predstavlja predpogoj za trajnostno omogočanje agilnih ukrepov, saj organizacijske strukture in procesi določajo, kako se delo načrtuje in distribuira v hierarhiji. Agilne organizacije pa morajo biti opremljene tudi s pravimi orodji in tehnologijami (IT), ki hkrati služijo različnim namenom. Nuditi morajo enostaven dostop do osnovnih agilnih načel, olajšati morajo timsko sodelovanje in s tem omogočiti hitre poslovne reakcije (Denning, 2015).

Agilnost je torej že nekaj časa precej znan koncept, predvsem na tehničnih področjih, danes pa v ospredje stopa tudi na drugih. Agilna organizacija je tista, ki se hitro prilagaja spremembam ter zna nanje takoj odgovoriti. V prihodnosti pa lahko pričakujemo, da bo pomen agilnosti postajal še večji.

Viri:

Cappelli, P. in Tavis, A. (2018). HR Goes Agile. Pridobljeno 6.8.2018 s spletne strani https://hbr.org/2018/03/the-new-rules-of-talent-management#hr-goes-agile.

Denning, S. (2015). How To Make The Whole Organization Agile. Pridobljeno 6.8.2018 s spletne strani https://www.leanagiletraining.com/bw/wp-content/uploads/2014/02/How-To-Make-The-Whole-Organization-Agile-July-2015.pdf.

Hemsleyfraser (2015). Becoming an agile organization. Pridobljeno 6.8.2018 s spletne strani https://www.hemsleyfraser.com/sites/hemsleyfraser.com/files/resources/AgileOrganisationWP.pdf.

Kroll, C., Boeing, L., Schmidt, T., Vogg, M., Thole, B., Lengfeld, C.,…Rauch, R. (2017). Agile Organizations: An Approach for a successful journey towards more agility in daily business. Pridobljeno 6.8.2018 s spletne strani https://www.capgemini.com/consulting-de/wp-content/uploads/sites/32/2017/08/cc_agile_organization_pov_20170508.pdf.