Timsko delo / Uspešnost in učinkovitost / Vodenje

Kako učinkovito voditi zaposlene na daljavo

Piše: Milena Šokčević

Kar naenkrat so nove politike, seveda vpeljane z razlogom, številne zaposlene in njihove vodje, »prisilile«, da začnejo z delom od doma in se tako (fizično) ločijo drug od drugega. Tako so se morali tako zaposleni, kot njihove vodje, soočiti z veliko vprašanji, časa za pripravo pa skoraj da ni bilo.


Seveda je vedno bolje določiti jasne smernice in pravila dela na daljavo, smiselno je delavce in vodje za tak način dela tudi primerno usposobiti, v času krize ali drugih hitro spreminjajočih se okoliščin, pa ta raven priprav ni ravno izvedljiva, vsaj v takem obsegu ne. Na srečo obstajajo smernice in koraki, ki temeljijo na raziskavah in jih lahko vodje, brez večjih naporov, sprejmejo za izboljšanje angažiranosti in produktivnosti zaposlenih na daljavo, tudi v času, ko je časa za pripravo malo.

Skupni izzivi dela na daljavo

Pomembno je, da vodje poznajo in razumejo dejavnike, zaradi katerih je delo na daljavo še posebej zahtevno. V nasprotnem se namreč lahko zgodi, da ko zaposleni začnejo delati na daljavo, občutijo upad v delovni zavzetosti in uspešnosti, zlasti če nimajo predhodnih priprav in usposabljanj. Izzivi, povezani z delom na daljavo, vključujejo:

  • pomanjkanje osebnega nadzora

Vodje in njihovi zaposleni pogosto izražajo zaskrbljenost zaradi pomanjkanja interakcije. Vodje skrbi, da zaposleni ne bodo tako produktivni in učinkoviti pri svojem delu (čeprav raziskave kažejo drugače, vsaj pri nekaterih vrstah delovnih mest). Po drugi strani pa se mnogi zaposleni spopadajo z zmanjšanim dostopom do podpore in komunikacije, s strani svoje vodje.

  • pomanjkanje dostopa do informacij

Na novo oddaljeni delavci so pogosto presenečeni nad količino dodatnega časa in truda, ki sta potrebna za pridobivanje informacij od svojih sodelavcev. Dogaja se namreč celo, da iskanje odgovorov na razmeroma preprosta vprašanja, delavcu, ki dela od doma, predstavlja velik izziv.

  • socialna izolacija

Osamljenost je ena najpogostejših pritožb zaradi dela na daljavo, pri čemer zaposleni pogrešajo neformalno socialno interakcijo na delovnem mestu.

  • moteči dejavniki doma

V primeru nenadnega prehoda na delo na daljavo, obstaja veliko večja možnost, da se bodo zaposleni spopadli s premajhnimi delovnimi prostori in, v primeru zapiranja šole in vrtca, nepričakovanimi starševskimi obveznostmi. Tudi v običajnih okoliščinah lahko družinske in domače zahteve vplivajo na delo na daljavo, vodje pa morajo pričakovati, da bodo te motnje (še) večje med nenačrtovanim prehodom na delo od doma.

Strokovnjaki priporočajo, da »nova« pravila sodelovanja in komuniciranja, vzpostavite čim prej. Vir: Pixabay

Kako lahko vodje podpirajo svoje zaposlene, v času dela na daljavo

Delo na daljavo je polno izzivov, vendar pa obstajajo tudi razmeroma hitre in poceni stvari, ki jih lahko vodje storijo, z namenom, da bi sebi in zaposlenim čim bolj olajšali ta nenaden prehod. Kot vodje torej lahko:

  • VZPOSTAVITE NAČRTOVANE DNEVNE SESTANKE 

Za mnoge uspešne vodje, ki upravljajo z zaposlenimi na daljavo, je značilno, da vzpostavljajo vsakodnevne klice s svojimi oddaljenimi zaposlenimi. Stik lahko vzpostavite z vsakim zaposlenim posebej, če le-ti delajo bolj neodvisno drug od drugega, ali pa vzpostavite skupinski klic, če je njihovo delo zelo sodelovalno. Pomembno je, da so klici redni in predvidljivi, zaposleni pa naj vedo, da je ta čas namenjen tudi pogovoru u kakršnihkoli težavah in dilemah, ki jih imajo o delu.

  • ZAGOTOVITE RAZLIČNE KOMUNIKACIJSKE MOŽNOSTI

Komuniciranje samo po e-pošti je nezadostno. Delavci, ki delajo na daljavo, imajo namreč večje koristi od “bogatejše” tehnologije, kot je recimo videokonferenca, ki udeležencem ponuja številne vizualne iztočnice, ki bi jih imeli, če bi se srečali v živo, iz oči v oči. Videokonference imajo številne prednosti, zlasti za manjše skupine, saj recimo pomagajo zmanjšati občutek izoliranosti med sodelavci. Video je še posebej uporaben tudi za zapletene ali (bolj) občutljive pogovore, saj se zdi tak način komuniciranja bolj oseben kot pisna komunikacija ali pogovor po telefonu.

V drugih okoliščinah, ko je hitro sodelovanje pomembnejše od vizualnih informacij, pa zagotovite in vzpostavite možnost pošiljanja posameznih sporočil, ki jih omogočajo mobilne naprave (npr. Slack, Zoom, Microsoft Teams itd.) in se lahko uporabljajo za preprostejše, manj formalne pogovore in časovno občutljivo komunikacijo med zaposlenimi.

  • VZPOSTAVITE PRAVILA SODELOVANJA IN KOMUNICIRANJA

Delo na daljavo postane bolj učinkovito in zadovoljivo za vse vpletene, ko vodje zastavijo načrt komunikacije, in sicer glede pogostosti, načinov in časa komuniciranja. Na primer: »Za vsakodnevne sestanke uporabljamo videokonference, besedilna sporočila pa kadar je nekaj (zares) nujno.« Če lahko, svoje zaposlene obvestite tudi o tem, kdaj in kako naj vas dosežejo med delovnim dnem (npr. »Po navadi sem bolj na voljo popoldne, in sicer za priložnostne telefonske ali video pogovore, če pa je kaj nujnega, sem na voljo preko SMS sporočil.«). Kot vodje pa morate paziti tudi na komunikacijo med ostalimi člani skupine (v kolikor je to primerno), in sicer zato, da zagotovite, da si med seboj delijo informacije, potrebne za delo.

Strokovnjaki priporočajo, da »nova« pravila sodelovanja in komuniciranja, vzpostavite čim prej. Vsi zaposleni morajo biti o teh pravilih obveščeni, morda najlažje, kar med prvim skupnim spletnim sestankom. Za uspešno in učinkovito komunikacijo pa je pomembno, da imajo vsi zaposleni podobna pričakovanja glede komunikacije.

  • ZAGOTOVITE PRILOŽNOSTI ZA SOCIALNO INTERAKCIJO NA DALJAVO (bodite kreativni)

Eden najpomembnejših korakov, ki jih lahko sprejme vodja, je strukturiranje načinov, kako lahko zaposleni medsebojno neformalno komunicirajo, medtem ko delajo na daljavo. To velja za vse, ki delajo na daljavo, še posebej pa je to pomembno za delavce, ki so bili nenadoma prisiljeni v tovrstno delo.

Najlažji način za vzpostavitev neke osnovne socialne interakcije je, da na začetku skupinskih klicev pustite nekaj časa samo za teme, ki niso vezane na delo samo. Druge možnosti vključujejo recimo virtualne zabave s pico (v katerih se pica dostavi vsem članom ekipe v času videokonference) ali virtualne pisarniške zabave. Medtem ko se tovrstni dogodki morda slišijo umetni ali prisiljeni, izkušeni vodje oddaljenih delavcev, in tudi delavci sami, poročajo, da virtualni dogodki pomagajo zmanjšati občutek osamljenosti in krepijo občutek pripadnosti.

  • SPODBUJAJTE ZAPOSLENE IN JIM PONUDITE ČUSTVENO PODPORO

Zlasti v primeru nenadnega prehoda na delo na daljavo je pomembno, da so vodje razumevajoči, da prisluhnejo zaskrbljenosti in pomislekom zaposlenih ter sočustvujejo z njihovimi težavami. Že s splošnim vprašanjem, kot je na primer »Kako se soočaš z delom na daljavo?«, lahko pridobite pomembne informacije, ki vam jih drugače zaposleni ne bodo povedali sami od sebe. Ko svoje zaposlene sprašujete, jim ne pozabite tudi aktivno prisluhniti, v pogovoru pa naj bo poudarek predvsem na stresu in pomislekih zaposlenih, ne vaših.

Priznavajte stres in tesnobo, ki jo zaposleni občutijo v težkih okoliščinah, hkrati pa delajte tudi v smeri opolnomočenja zaposlenih (npr. uporabljajo besedne zveze, kot so »Imamo to!«, »Situacija je težka, ampak vem, da se s skupnimi močmi lahko rešimo.«, »Poiščimo načine, kako lahko v tem času uporabimo svoje prednosti.«).


Prirejeno po:

Larson, B. Z., Vroman, S.R. in Makarius, E. E. (2020). A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers. Pridobljeno s https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers