Delo na daljavo: vloga vodje je kot vloga starša

O delu od doma lahko berete tudi v infografiki, v povezavi z novim koronavirusom pa v nedavni objavi Virus in delo od doma – nič lažjega!.

Piše: Sanja Bizilj

Pred dobrim letom sem se dela na daljavo spoprijela z velikim interesom in vnemo. Poleg lastnega preizkušanja različnih strategij dela z ljudmi, sem se vpisala tudi na doktorski študij aplikativne psihologije, z namenom, da bi bolj poglobljeno raziskala psihološke vidike zaposlenih. Predvsem me zanima vloga vodje in njegov vpliv na motivacijo in uspešnost timskega sodelovanja pri delu na daljavo.

Izbruh epidemije COVID19 je tudi mnoge druge nepričakovano soočil z novimi izzivi, saj so se tako zaposleni kot njihovi nadrejeni čez noč znašli doma, vsak v bolj ali manj improvizirani domači pisarni.

Gre za izkušnjo, ki je na videz enostavna, saj so pričakovanja s strani organizacije bolj ali manj ostala enaka, ne glede na način dela oziroma vodenje. Pa vendar, takšen način dela zahteva drugačno organizacijo dela, veliko pozitivnega razmišljanja in zaupanja tako v sebe kot druge. Posluh in osredotočenje na težave drugih, predvsem pa pripravljenost za proaktivno in pogosto komunikacijo, kjer se težave rešujejo sproti, s pozitivnim pristopom in brez čustvene vpletenosti.

Sama delo na daljavo vidim s treh zornih kotov:

kot članica vodstvenega tima, ki se sestankov večinoma udeležuje preko Skype tehnologije od doma,
kot vodja, ki se s svojimi podrejenimi »v živo« sreča največkrat pet do šestkrat na leto in večino stikov vzdržuje preko različnih oblik digitalne komunikacije in
kot zaposlena, ki ima svojega nadrejenega v drugi državi in s tem v drugačnem kulturnem okolju.

Tukaj ne bom govorila o svojih čustvenih izzivih kot zaposlene ali članice vodstvenega tima, ki so povezani z občutkom nejasne pripadnosti, včasih osamljenosti in pogosto negotovosti, kako drugi vidijo mojo vlogo. Govorila bom o svojih izkušnjah vodenja na daljavo, kjer je pomembno, da v središče postavimo druge. Prepričana sem, da je naloga vodje na daljavo predvsem, da skrbi za druge, da se lahko le-ti nenehno profesionalno razvijajo in uspešno soočajo s spremembami, ki se dogajajo v organizaciji. Cilj je, da zaposleni svoje delo opravljajo čimbolj samostojno in neodvisno. Pravzaprav se zdi vloga vodje zelo podobna vlogi starša v družini. Treba je zagotoviti okolje, kjer so možne napake in se o njih govori, kjer medosebni odnosi temeljijo na občutku varnosti, sprejetosti in vodijo v razvoj samostojnih, zadovoljnih in neodvisnih ljudi.

Kaj je drugače, ko svoj tim vodimo v pisarni in zaposlene vidimo vsak dan, od tega, da smo z njim povezani na daljavo? Vodenje na daljavo se razlikuje predvsem v času in oblikah komunikacije, saj na daljavo ni mogoče razbrati skritih/neverbalnih komunikacijskih sporočil, niti vedeti ali je delo zares opravljeno. Tukaj je zaupanje glavno vodilo medosebnega odnosa. Na daljavo ne veš, kdaj je oseba na drugi strani prišla v pisarno, koliko ur dela in ali je njen odnos s sodelavci iz drugih oddelkov primeren. Gre za soustvarjanje okolja, ki ga usmerjamo predvsem z jasnimi cilji in pozitivno naravnanostjo. Stremimo po sodelavcih, ki imajo visoko stopnjo notranje motivacije in odgovornosti do organizacije in svojega dela. Komunikacijska tehnologija je samo orodje, predpogoj za takšno delo in večinoma ne predstavlja težav. Bolj problematičen je medosebni odnos, ki se vzpostavi med sodelavcem in vodjo kot tudi skupinska klima v timu. Vloga vodje je prav zato ključna, saj je ravno on/ona tisti, ki je odgovoren, da je delo narejeno in da se zaposleni dobro počutijo.

Čeprav je to včasih težko, mora vodja poskrbeti tako za individualno kot tudi skupinsko povezanost vsakega člana tima. Za dosego tega je potreben tako individualni kot skupinski proces.

Svoje podrejene postavimo na prednostno mesto in vpeljemo jasno strukturo delovanja. Vedno in čimprej odgovorimo na vsako elektronsko sporočilo. Sama se držim vodila, da na vsako sporočilo odgovorim čimprej, navadno znotraj dveh ur oziroma najkasneje zjutraj naslednji delovni dan. Na sporočila vedno odgovarjam znotraj delovnega časa, ker želim dajati zgled za potrebno ravnovesje služba/dom. S tem izkazujem spoštovanje do sodelavcev, medosebno zaupanje in postavljam kulturo komunikacije v virtualnem odnosu. In ravno zaupanje in doslednost sta ključna faktorja za uspešno delo na daljavo.

Z vsakim posameznikom vzpostavimo oseben in pristen odnos. To je možno le z redno, ena na ena komunikacijo. Po mojih izkušnjah je najbolje, da imamo individualne pogovore redno, enkrat tedensko in da vodimo evidenco, o čem smo se pogovarjali. Na vsako težavo odreagiramo sproti, najkasneje do naslednjega individualnega pogovora. Ti pogovori naj bodo kratki, 15-30 min, naj gre za dialog, izmenjavo informacij in prioritet z obeh strani. Glavni govorec naj bo zaposleni in ne vodja. Takšen način omogoča »coaching« na daljavo in postavlja posameznika v ospredje.

Potrebni so redni timski sestanki. Timski sestanki naj bodo redni, po izkušnjah, najbolje na vsakih 14 dni. Pomembno je, da so dobro strukturirani in nikoli daljši od 45 – 60 min. Tudi tukaj moramo kot vodje poskrbeti za interaktivnost in se nujno držati urnika. V nasprotnem primeru bomo izgubili tako zaupanje kot zanimanje za vsebino. Pri sestankih na daljavo namreč ne vemo, kako resnično prisotni so ljudje na drugi strani. Sestanki naj bodo v naprej napovedani, z jasnim ciljem in v naprej poslanimi materiali za pripravo. Sledi naj kratek zapisnik s točno določenimi odgovornostmi in roki. S takšnim načinom povezujemo tim, gradimo skupno vizijo in večamo pripadnost organizaciji.

Kljub temu, da živimo v svetu moderne tehnologije, poplave informacij in velikega napredka, se moramo ves čas zavedati, da delamo z ljudmi in za ljudi. Četudi nas je situacija z epidemijo prisilila ostati doma in se socialno izolirati, smo lahko veseli, da imamo možnost izkoristiti nove oblike komunikacije. Imamo možnost nadaljevati s svojim delom in ostati povezani s sodelavci tudi pri začasno prisilnem delu na daljavo. Potrudimo se, da bo delo od doma za vse prijetna izkušnja.

O AVTORICI BLOGA

Sanja Bizilj je zaposlena v globalnem farmacevtskem podjetju, ki dela od doma in vodi tim na daljavo kot direktorica za strokovno medicinsko področje za podružnico, ki pokriva Bolgarijo, Madžarsko in Romunijo ter podružnico, ki pokriva Irsko. Je tudi doktorska študentka aplikativne psihologije.