Piše: Špela Dukić

Obstaja mnogo priporočil in nasvetov, kako lahko vodje preko virtualnih sestankov učinkovito vodijo svoje zaposlene na daljavo. Seveda so vodje ključnega pomena za učinkovitost sestankov, vendar pa je vloga poslušalcev tudi zelo pomembna in mnogokrat spregledana.

---

Že leta 1913 je Max Ringelmann, francoski inženir, prišel do dognanja, zakaj so virtualni sestanki velikokrat tako neuspešni. Ringelmann je prosil skupino ljudi, naj vlečejo vrv. Nato je pa prosil vsakega posameznika posebej, naj vleče za isto vrv. Opazil je, da ko so ljudje vlekli vrv kot posamezniki, so v svoje delo vložili več truda, kakor takrat, ko so vrv vlekli kot skupina. Temu fenomenu pravimo “Ringelmannov efekt”. Večja ko bo skupina, manj se bo vsak posameznik počutil odgovornega za dosego cilja. Če se posameznik ne počuti kot nujni člen za dosego nekega cilja, se lahko zgodi, da bo zato vložil tudi manj truda v svoje delo.

Na virtualnih srečanjih — še posebej pri konferenčnih klicih — se Ringelmannov efekt še poveča. Ko zaposleni niso vsi v isti sobi, da bi pomagali “vleči vrv” za dosego cilja sestanka, se vsak posameznik zato počuti manj motiviranega za poslušanje in sodelovanje. Manj ko se oseba počuti uporabno, bolj po postala nepozorna in manj energije bo vložila v srečanje.

Na žalost takšna dinamika ne prinese le slabih rezultatov virtualnih srečanj, temveč prinese tudi slabo izkušnjo za poslušalce. Študija Univerze Harvard iz leta 2010 je pokazala, da kadar nismo pozorni na sedanjost, se naše nezadovoljstvo z življenjem poveča. Medtem ko je enostavno in celo mamljivo postati nepozoren med sestanki, je obenem tudi zelo neizpolnjujoče.

Kako lahko kot poslušalec zmanjšate Ringelmannov efekt in na ta način tudi več prispevate ter dobite od virtualnih srečanj? Spodaj delimo z vami nekaj nasvetov na to temo, ki pa se ne osredotočajo na večje sodelovanje in govorjenje, temveč na poslušanje.

Pred sestankom ugotovite, kaj od njega pričakujete

Pred začetkom sestanka si vzemite nekaj trenutkov in razmislite o tem, kaj je namen prihajajočega sestanka in zakaj je za vas pomemben. Katere so tiste informacije, ki jih potrebujete? Kaj je tisto, kar želite vi prispevati k temu sestanku? Če vi kot poslušalec nimate nobene ključne vloge pri tem sestanku, ugotovite, kaj točno je tisto, kar želite iz srečanja izvedeti. Te ugotovitve vam bodo pomagale bolj zbrano poslušati na sledečem in na prihajajočih sestankih.

Ne delajte napačnih zaključkov

Udeleženci občasno ne poslušajo vsega, kar je bilo rečeno, zaradi česar pridejo do napačnih zaključkov. Vodje se morajo zaradi tega ponavljati in obnoviti tisto, kar so že povedali. Vse to skupaj vodi v počasnejše napredovanje sestankov ter do neprijetnih izmenjav mnenj. Pri tem lahko pomaga aktivno poslušanje, kar pomeni, da preden odprete novo temo, še enkrat ponovite kar ste ravnokar slišali in morda še vprašate govorca, ali ste pravilno razumeli kar je povedal. Tak način komunikacije ne pomaga le pri boljši kvaliteti pogovora, temveč bodo drugi poslušalci z večjo verjetnostjo tudi vas poslušali. Ljudje bodo raje poslušali, če so prej dobili občutek, da so bili slišani.

Naj vas ne bo strah zastaviti vprašanja

Včasih se zgodi, da postanemo nepozorni in potem ko se z mislimi spet vrnemo na sestanek, ugotovimo, da smo se izgubili. Pogovor je stekel v drugo smer in tega prehoda nismo opazili. Predlagamo vam, da si najprej vzamete nekaj trenutkov, da pridete spet na tekoče in naj vam nato ne bo nerodno zastaviti vprašanja, da si razjasnite o čem se govori. Zelo verjetno zastavljeno vprašanje ne bo v pomoč le vam, ampak tudi komu drugemu.

Prirejeno po: https://hbr.org/2020/05/stop-zoning-out-in-zoom-meetings