Odnosi z zaposlenimi / Pozitivno organizacijsko vedenje / Zdravje in dobro počutje

Prava beseda pravo mesto najde – o komunikaciji v izrednih razmerah

Piše: Eva Boštjančič

Že pri vzgoji otrok sem bila pozorna na to, da sem uporabljala stavke, ki so pozitivni, usmerjeni v prihodnost, vzpodbudni, s katerimi nisem kritiziram in otrokom ne uničevala notranje motivacije. To so bili stavki, kot na primer ”to si pa izvrstno opravila”, ”res je bilo to narobe, a iz tega se lahko naučiš, kako boš v prihodnji situaciji to rešil drugače”, ”zanimivo razmišljaj, a poglej še širše, mogoče pa rešitev leži nekje drugje”. Ko sem potomce pripravljala na neko novo situacijo, sem jo poskušala opisati s pridevniki, kot npr. bo zanimivo, neznano, razburljivo, iskala sem izraze, ki so jim razumljivi in znani, z besedami sem jih poskušala motivirati in vzpodbujati njihovo radovednost, hkrati pa jim dajati občutek spoštovanja, zaupanja in tudi pomoči, če bi jo potrebovali.

Ljudske modrosti o moči besede

V dosedanjem življenju sem se naučila, da lepa beseda lepo mesto najde – da prijazna in razumevajoča beseda pri sogovorniku vzbudi toplino in hvaležnost. Spoznala sem, da izrečenih besed ne moreš vzeti nazaj – da nobeno opravičilo ne zaleže tako, kot če že prvi stavek izgovorimo v bolj prijaznem in razumevajočem tonu. Da premislimo, preden kaj rečemo. Izkušnje tudi kažejo, da ima vsaka beseda svojo moč – z besedami lahko nežno božamo, prijazno hvalimo, občudujemo, se veselimo, sočustvujemo, hkrati pa lahko z besedami tudi režemo, grajamo, ignoriramo, žalimo ali celo bičamo.

Beseda ni enaka besedi

Besede so danes, ko se nas je večina fizično oddaljila od primarnega delovnega okolja, še bolj pomembne. Kaj pravzaprav zaposleni potrebujemo? Potrebujemo občutek, da smo na varnem, da nam delodajalec zaupa, izkaže skrb za naše zdravje in počutje, nas spoštuje in ob tem upošteva našo domačo situacijo (npr. delo v prisotnosti družinskih članov, slaba tehnična opremljenost). Besede sestavljamo v stavke, stavke v povedi. Poved pa ni enaka povedi. Vsaka nosi svoje sporočilo. In prav vsa sporočila so danes pomembna, nekatera celo ključna za posameznikovo funkcioniranje in psihološko preživetje.

Komunikacija skozi Maslowe oči

Najlažje si predstavljamo, kako oblikovati vsakodnevno komunikacijo v izrednih razmerah, če stopamo po stopnicah Maslowe teorije potreb:

  • Fiziološke potrebe predstavljajo temelj, zato jih imenujemo tudi primarne. Tako ne pozabimo zaposlenih vprašati, ali uspejo nakupiti hrano, ali imajo dostop do spleta (zaradi dostopnosti do osnovnih informacij) in ali si privoščijo dovolj spanca. Spomnimo jih lahko na priporočeno dnevno dozo fizičnih aktivnosti. Vprašanje, kako uspejo biti učinkoviti ob neodložljivih družinskih obveznostih, je danes še kako na mestu. Na primer, prof. dr. Igor Papič, rektor Univerze v Ljubljani je pismo vsem zaposlenim zaključil z: »Ostanimo aktivni. In predvsem zdravi.”
  • Potrebe po varnosti so bile pred tremi tedni (skoraj) na stranskem tiru, sedaj so nujne za naše normalno delovanje. Posameznik za uspešno funkcioniranje potrebuje primarno fizično, a tudi psihično varnost. Varnost pa je v teh časih relativen pojem. Sprašujemo se, ali sem varen pred virusi, ko delam od doma? Ali se lahko na obveznem sestanku okužim? Kaj se bo zgodilo z mojo zaposlitvijo čez tri mesece? Ali bo recesija, ki prihaja, vplivala na možnosti iskanja prve službe? Občutek varnosti pa nam vodja lahko ustvari z jasno postavljenimi cilji, zelo jasno komunikacijo, jasnimi napotki za delo. Zopet povzemam del iz rektorjevega zapisa: »Zato apeliram na vse – sledite higienskim zahtevam v času širjenja virusa; umivajte si roke, uporabljajte razkužila, ko je to potrebno, upoštevajte socialno distanco, omejitve gibanja na prostem in vse druge preventivne ukrepe, o katerih poslušate ves čas.”
  • Potrebe po pripadanju socialne potrebe so v današnji situaciji prav tako potrebne – da se srečamo, vidimo, pogovarjamo, izmenjujemo izkušnje (čeprav virtualno). Zadovoljevati to potrebo, ko smo zaposleni geografsko ločeni drug od drugega, je lahko kar projekt, ki zahteva jasno načrtovanje, podvojeno količino komunikacije ter veliko prilagajanja (nor. pri uporabi sodobne tehnologije ali ob upoštevanju družinske dinamike). Rektor je to potrebo ubesedil tako: Pomagajmo si, držimo skupaj, pa čeprav se ne smemo držati skupaj – prek telefonov, skypa, ZOOM-a in drugih spletnih možnosti. Študentka psihologije pa je v trenutni situaciji rekla: “Zdaj ne živimo več drug mimo drugega”.
  • Potrebe po spoštovanju so povezane z našimi vrednotami. Vrednote se spreminjajo hkrati s spreminjanjem razmer. V ospredje prihaja dolgo odloženo sočutje, čut za sočloveka pa razumevanje in spoštovanje. Pri pisnem komuniciranju lahko uporabimo besedne zveze, kot so na primer ”drage kolegice”, ”za našo organizacijo ste nam zelo pomembni” ali ”brez vas to delo nikoli ne bi bilo tako dobro opravljeno”. Rektor pa je v pismu vsem zaposlenim spoštovanje izkazal z besedami: S požrtvovalnostjo naših zaposlenih smo namreč vzpostavili številne oblike izvajanja študijskih obveznosti na daljavo, saj je študij področje, ki ga moramo vzdrževati.”
  • Potrebe po samoaktualizaciji v trenutni situaciji ostajajo v ozadje oz. so pomembne le pod pogojem, da so do sedaj opisane potrebe ustrezno zadovoljene. V vlogi delodajalca ali vodje lahko zaposlenim ponudimo izzive, pri katerih uporabijo svoje kompetence, hkrati pa vzporedno komuniciramo tudi o družbeni odgovornosti dejanj vsakega posameznika. Tudi rektor ne pozabi na to stopnjo potreb ter zapiše: Sicer pa moram pohvaliti tudi vse ostale članice naše univerze, ki sodelujejo in po najboljših močeh pomagajo državljanom Slovenije… Vse to počnejo naše članice. Vse to in še več.”

Primarne potrebe imajo tudi pri delu prednost

Komunikacija je lahko pisna, predvsem če želimo večjemu številu zaposlenih sporočiti naše misli, še bolje pa je, če je ustna, saj lahko ne le z besedami, temveč tudi s tonom glasu in njegovo jakostjo, sogovorniku sporočamo vsebino kot bolj bogato in večplastno – besede obarvamo s čustvi, v našem glasu se odraža naše trenutno razpoloženje, naj gre za srečo, strah, občudovanje, sočutje ali zaupanje.

In ker teorija potreb pravi, da posameznik ne more razviti potreb višjega reda, dokler niso razvite potrebe nižjega (osnovne potrebe), je pomembno, da zaposlene najprej vprašamo: ”Kako si, kako se počutiš, si zdrav?” In šele nato: ”Ali se kaj družiš? Kako vzdržuješ socialne stike s sodelavci? Kako napreduje delo? Potrebuješ mojo pomoč?”