Organizacijsko uglaševanje ali onboarding je proces, s katerim organizacija sprejme novo zaposlenega in mu pomaga, da postane uspešen in učinkovit. Zaradi pandemije je bila marsikatera organizacija prisiljena onboarding izvesti na daljavo. Več o tem si lahko preberete v spodnjem članku in seminarski nalogi.

---

Avtorica: Neža Jenko

Nova služba in prevzemanje novega delovnega mesta ni tako enostavno, kot se morda sprva sliši. Novo zaposleni mora v kratkem pridobiti kar nekaj znanj o tem, kako izpolniti svoje nove delovne naloge, kako deluje celotna organizacija, kakšna so pravila delovanja v organizaciji, kakšna je njegova vloga, kakšne so dnevne navade ekipe, kje pridobiti ustrezne informacije ipd. Pri tem, da se posameznik čim hitreje prilagodi na novo delovno mesto in postane uspešen in učinkovit, ima veliko vlogo način, preko katerega organizacija sprejme novega zaposlenega.

Organizacijsko uglaševanje (ang. onboarding) za novo zaposlene je izredno pomemben prispevek k dolgoročnem uspehu organizacije. Je načrtovan proces, skozi katerega posameznik pridobi določena znanja in veščine, ki so potrebni za prilagoditev na novo delovno mesto. Nanaša se lahko na novega zaposlenega, ki začenja delati v organizaciji ali na premik posameznika v novo vlogo znotraj organizacije (Wanberg, 2012). Namen organizacijskega uglaševanja je, da posameznik pridobi določena orodja in kompetence za čim hitrejši in čim bolj uspešen prehod in nemoteno prilagoditev na novo delovno mesto, sodelavce, delovno okolje in organizacijsko kulturo.

Klasično uglaševanje je v organizacijah prisotno že več desetletij, v tem letu pa je v večini organizacij, zaradi nepričakovanih sprememb in prilagoditev dela, ki so posledica pandemije COVID-19, v ospredje stopilo organizacijsko uglaševanje preko spleta oz. “online onboarding” ali “remote onboarding”. Proces uglaševanja na daljavo je enak kot direktno uglaševanje na sedežu organizacij, razlika pa je le v tem, da uglaševanje zaposlenih na daljavo poteka preko virtualnega okolja in ne fizično, iz pisarne. Delo na daljavo in oblikovanje virtualnih timov postaja vedno bolj priljubljeno, z napredkom v telekomunikacijski programski opremi. Organizacijsko uglaševanje na daljavo poteka predvsem preko aplikacij (npr. Zoom in Microsoft Teams), e-pošte in telefonskih klicev. Prenos uglaševanja novih zaposlenih iz fizičnega v virtualno okolje predstavlja izziv mnogim podjetem, saj delo na daljavo onemogoča določene možnosti za novo zaposlene, kot so npr. pomanjkanje možnosti sprotnega opazovanja dela zaposlenih, interakcije, neformalne komunikacije, takojšnjih odgovorov in vpogleda v stvari (Goodermote, 2020).

Proces se lahko prične že tekom selekcijskega postopka, nekaj dni pred pričetkom dela ali pa na prvi delovni dan. Traja različno dolgo, lahko od nekaj mesecev do več let. Običajno se zaključi takrat, ko je posameznik aktivno vključen v organizacijo in je pri delu samostojen in učinkovit. Sam proces in čas uglaševanja je odvisen tudi od delovne vloge, ki jo prevzame novi zaposleni. To zahteva dvosmerno komunikacijo, način podajanja informacij pa je prilagodljiv. Informacije so prilagojene delovnemu mestu posameznika, ki jih predaja. Pri organizacijskem uglaševanju v organizaciji lahko izberejo formalni pristop, ki je sestavljen iz politik in pristopov v pisni obliki, ki zaposlenemu pomagajo pri prilagajanju na novo delovno mesto v smislu nalog in socializacije. Pri formalnem pristopu se zaposleni uči po vnaprej definiranih korakih, ki opredeljujejo, kakšne vloge in naloge so prisotne v organizaciji ter kakšno vedenje je pričakovano. Organizacijsko uglaševanje lahko poteka tudi v nekoliko bolj neformalni obliki, ki se nanaša na proces, v katerem zaposleni pridobi informacije, vendar brez jasnega organizacijskega načrta (Slana in Petrovčič, 2020).

V uvajanje posameznika v novo delovno okolje so lahko vključeni le zaposleni v kadrovski službi, delovna ekipa ali celotna organizacija. V večini organizacijsko uglaševanje pripravi in usmerja nekdo, ki je v organizaciji že zaposlen in dobro pozna delovanje organizacije ter zahteve delovnega mesta novega zaposlenega. Novemu zaposlenemu pri uvajanju lahko nudijo pomoč vodje in sodelavci (Dessler, 2015). Poslužujejo se lahko tudi mentorstva, za katerega je značilno, da bolj izkušen zaposleni pomaga novincu pri uvajanju. Dobro je, da je mentorjev oz. sodelavcev, ki uvajajo novega zaposlenega, več. V nekaterih primerih pa za uvajanje oz. uglaševanje novega zapolsenega ni primernega zaposlenega, časa, sredstev ali pa je prisotno nepoznavanje metode.

Organizacijsko uglaševanje se razlikuje od organizacije do organizacije, saj vsaka organizacija uporabi svoj pristop ali program, po katerem bo v svoje delovanje uvedla novega zaposlenega. Uporabljajo različne postopke, orodja, načine, programe, časovnico ipd., dandanes pa so morale organizacije nova orodja, pravila, komunikacijske kanale, pripomočke, priročnike, nove postopke za delovanje preko spleta.

Več o online onboardingu pa vabljeni, da si preberete na spodnji povezavi:

Literatura:

Allen, T. D., Eby, L. T., Chao, G. T. in Bauer, T. N. (2017). Taking stock of two relational aspects of organizational life: Tracing history and shaping the future of socialization and mentoring research. Journal of Applied Psychology, 102(3), 324–337.

Bauer, T. N. (2010). Onboarding new employees: Maximizing success. Alexandria VA: SHRM Foundation.

Bauer, T. N. in Erdogan, B. (2011). Organizational socialization: The effective onboarding of new employees. V S. Zedeck (ur.), APA handbooks in psychology®. APA handbook of industrial and organizational psychology, Vol. 3. Maintaining, expanding, and contracting the organization (p. 51–64). American Psychological Association. https://doi.org/10.1037/12171-002

Boštjančič, E., Potočnik, A. in Šavrič, K. (2015). Organizacijska psihologija danes in jutri. Ljubljana: Znanstvena založba Filozofske fakultete.

Dessler, G. (2015). Human resource management, 14th edition. Harlow: Person Education.

Goodermote, C. (2020). Remote onboarding and training of new program coordinators into the medical education office during Covid-19 social distance quarantine: process and recommendations. Journal of Community Hospital Internal Medicine Perspectives, 10(5), 399-401. doi: https://doi.org/10.1080/20009666.2020.1796055

Hemphill, L. in Begel A. (2011). Not seen and not heard: Onboarding challenges in newly virtual teams. Researchgate.net. (PDF) Not Seen and Not Heard: Onboarding Challenges in Newly Virtual Teams (researchgate.net)

Kurnat-Thoma, E., Ganger, M., Peterson, K. in Channell, L. (2017). Reducing annual hospital and registered nurse staff turnover – A 10-element onboarding program intervention. SAGE Open Nursing, 3, 1-13. https://doi.org/10.1177/2377960817697712

Oranburg, S. C. in Kahn, B. P. (2020). Online onboarding: Corporate governance training in the COVID-19 era. Duquesne University School of Law Research Paper (2020-09).

Pike, K. L. (2014). New employee onboarding programs and person-organization fit: An examination of socialization tactics. DigitalCommons.uri.edu. https://digitalcommons.uri.edu/lrc_paper_series/24/

Rodeghero, P., Zimmermann, T., Houck, B. in Ford, D. (16.11.2020). Please turn your cameras on: Remote onboarding of software developers during a pandemic. arXiv.org. https://transfer-learning.ai/paper/please-turn-your-cameras-on-remote-onboarding-of-software-developers-during-a-pandemic/

Slana, Z. in Petrovčič, A. (2020). Organizacijsko uglaševanje. V E. Boštjančič in A. Petrovčič (ur.), Kako spodbujati zaposlene – psihološki pristopi od A do Ž (str. 282 – 296). Ljubljana: Znanstvena založba Filozofske fakultete.

Svetlik, I., Zupan, N., Stanojević, M., Možina, S., Kohont, A. in Kaše, R. (2009). Menedžment človeških virov. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede.

Šraj Mihelčič, M. (2016). Organizacijska socializacija zaposlenih in njen vpliv na uspešnost zaposlenega in organizacije na primeru nekaterih ključnih kadrov [Magistrsko delo, Univerza v Ljubljani, Fakulteta za družbene vede]. Repozitorij UL. https://repozitorij.uni-lj.si/IzpisGradiva.php?id=86328&lang=slv

Van Maanen, J. S. in Schein, E. H. (1977). Toward a theory of organizational socialization. Research in Organizational Behavior. Greenwich, Con.: JAI Press Inc.

Wanberg, C. R. (2012). The Oxford handbook of organizational socialization. New York: Oxford University Press.

Zamida, A. (2019). Evalvacija procesa uvajanja novo zaposlenih na delovno mesto Q v podjetju X [Magistrsko delo, Univerza v Ljubljani, Fakulteta za družbene vede]. Repozitorij UL. https://repozitorij.uni-lj.si/IzpisGradiva.php?id=113495&lang=slv