ODPRTE PISARNE: čudovita rešitev ali sodobna polomija – Ali odprte pisarne res omogočajo boljšo komunikacijo?

Dandanes je, ne glede na obliko pisarn, pomembno, da vanje uvajamo zelene prakse in s tem spreminjamo stališča zaposlenih. O tem smo že pisali v prispevku Bodi eko na delovnem mestu. Ker pa je ogromno ljudi v zadnjem letu in pol pisarno zamenjalo za domač delovni prostor, vas vabimo k branju prispevka Kako delo od doma vpliva na našo produktivnost.


Piše: Katrin Češčut

Ste že kdaj slišali za odprte oz. »open-plan« pisarne? Vas kar spreleti, ko pomislite, da bi svoje delo opravljali v eni veliki pisarni, med tem ko bi vam sodelavci in nadrejeni dihali za ovratnik? Ali pa se morda počutite vzhičeno ob misli, da bi lahko s sodelavci brez ovir debatirali, si izmenjevali ideje in reševali izzive?

Kaj sploh so odprte pisarne?

Odprte pisarne so rezultat sprememb oz. razvoja na področju dela, saj je dandanes biti zaposlen veliko bolj kompleksno in zahtevno, kot je to bilo pred 50-imi leti. Od zaposlenega se pričakuje veliko več prilagodljivosti, pri čemer se pričakuje tudi veliko več skupinskega dela.

Posledično odprte pisarne zajemajo en velik skupni prostor, v katerem imajo zaposleni bodisi svoje delovne kotičke z mizo in nižjimi omarami, bodisi so postavljeni skupaj za eno veliko mizo. V vsakem primeru pa jih med seboj ne ločujejo stene, temveč v najboljšem primeru le nekoliko višje pregrade.

Popularne naj bi postale predvsem zaradi spodbujanja in izboljšanja ustvarjalnosti, zadovoljstva in komunikacije med zaposlenimi, odlikuje pa jih tudi cenovna ugodnost in fleksibilnost, saj je mogoče take pisarne zelo hitro preurediti oz. reorganizirati. Boljše možnosti za komunikacijo med zaposlenimi v odprtih pisarnah omogočajo tudi več sodelovanja in inovacij, saj si hitreje in bolj enostavno izmenjujejo informacije. Slednje je prisotno zlasti pri zaposlenih, med katerimi ni velike fizične razdalje v prostoru.

Kakšni odnosi pa se potem sploh lahko razvijejo?

Ločimo lahko dve vrsti odnosov, ki se razvijejo na podlagi različnih informacij, ki si jih zaposleni izmenjujejo med seboj. Če zaposleni komunicirajo o svojih čustvih, skrivnostih, skratka informacijah iz svojega zasebnega življenja, ki niso povezane z opravljanjem dela, govorimo o prijateljskem odnosu. Če pa gre za izmenjevanje informacij, ki so vezane na delovne naloge, na opravljanje samega dela, pa govorimo o instrumentalnem odnosu.

Prvi nam nudi čustveno oporo v stresnih situacijah, pripomore k boljšemu psihičnemu blagostanju in daje občutek pripadnosti organizaciji; drugi pa spodbuja ustvarjalno reševanje problemov, predajanje znanja, ustvarjanje skupnega razumevanja problemov ipd. Po mojem mnenju sta obe vrsti odnosov nujni za uspešno opravljanje dela.

Pa je res vse tako rožnato?

Vedno več odprtih pisarn ni oblikovanih glede na potrebe zaposlenih oz. naravo dela in s premislekom, temveč glede na prepričanja in zamisli vodilnih v podjetju. S tem odprte pisarne v resnici ne služijo več svojemu namenu, temveč lahko postane opravljanje dela v takih pisarnah celo preobremenjujoče za zaposlene. Šepetanje in pogovarjanje sodelavcev, trkanje s pisalom ob mizo, zvonjenje telefonov itd. Ogromno je zvokov, ki predstavljajo vir stresa za zaposlene in posledično znižujejo kakovost njihovega dela. Zlasti pogovori, ki jih lahko zaposleni iz svojega mesta jasno razume, a jih zaznava kot nepomembne, zmotijo njegovo mišljenje in koncentracijo, kar pa vodi v napake pri delu, zapravljanje časa in poveča občutek utrujenosti.

Odprte pisarne pa niso neugodne samo zaradi hrupa, temveč tudi zaradi pomanjkanja zasebnosti. Kot sem že omenila, so na delovnem mestu pomembni tudi prijateljski odnosi, za katere je značilno izmenjevanje zaupnih zasebnih informacij. V prostoru, kjer te poleg prijatelja, slišijo še drugi zaposleni, je taka vrsta komunikacije otežena. Pogosto je prisoten tudi občutek stalnega nadzora, tako s strani nadrejenih kot sodelavcev, saj ti lahko vsakdo v vsakem trenutku gleda v zaslon, brez da bi te vprašal za dovoljenje. Mislim, da to negativno vpliva na pogostost komunikacije, saj lahko nadrejeni za tvojim hrbtom spremlja, kako delaš in kako napreduješ, namesto da bi te o tem vprašal.

Kaj torej? Odprte pisarne – da ali ne?

Odvisno od delovnih nalog in potreb zaposlenih. Če so delovne naloge zelo skupinsko usmerjene, temeljijo na skupnem iskanju idej, rešitev, na skupnem reševanju problemov itd., potem je take pisarne smiselno vpeljati. Če pa naloge tega ne zahtevajo, sploh pa če gre za delovno mesto, ki temelji na zaupnosti (npr. kadrovik, ki opravlja svetovanje, svetovalni delavec…), odprte pisarne niso primerne. V takih primerih bi bilo bolje urediti dodaten prostor, ki bi bil bolj odprt in v katerem bi se lahko zaposleni družili tako formalno, za opravljanje delovnih nalog, kot neformalno, za ustvarjanje prijateljskih odnosov.

Za vse se da najti rešitev. Pomembno je le, da upoštevamo vse zaposlene in njihove potrebe, saj je zadovoljen zaposleni tudi dober zaposleni.


O AVTORICI

Sem Katrin Češčut, študentka magistrskega študija psihologije, ki se še išče na področjih pedagoške in kadrovske psihologije. Največji izziv, s katerim se rada spoprijemam, je zame vodenje, ne glede na to ali gre za vodenje sestankov, treningov karateja ali delavnic v šolah in po spletu.

LITERATURA

Davis, M. C., Leach, D. J. in Clegg, C. W. (2020). Breaking out of open-plan: Extending social interference theoriy through an evaluation of contemporary offices. Environment and Behavior, 52(9), 945 – 978.

Khazanchi, S., Sprinkle, T. A, Masterson, S. S. in Tong, N. (2018). A spatial model of work relationships: The relationship-building and relationship-straining effects of workspace design. Academy of Management Review, 43(4), 590 – 609.

Morrison, R. L. in Smollan, R. K. (2020). Open plan office space? If you’re going to do it, do it right: A fourteen-month longitudinal case study. Applied ergonomics, 82.