Skoraj vsak izmed nas je v svojem življenju (ali pa še bo) doživel izkušnjo službenega razgovora z nadrejenim. O uspešnem službenem razgovoru z vidika zaposlenega smo že pisali. V spodnjem prispevku preberite, kako lahko vodja skozi šest stopenj poskrbi za ustrezno komunikacijo in posledično uspešen službeni razgovor z zaposlenimi.
Avtorica: Veronika Hanc
“Če že sami nimamo te izkušnje, pa se zagotovo spomnimo napetosti staršev, ko se je približeval čas za letni pogovor z nadrejenim. Pri letnem razgovoru gre namreč za poglobljen pogovor med vodjo in zaposlenim, ki zajema analizo dosedanjega dela zaposlenega in načrtovanje njegovega kariernega razvoja. Uspešno izveden razgovor je sicer lahko zelo interaktiven in ima pozitivne učinke na delovno okolje in delo podrejenega. V praksi pa se pogosto izkaže, da so vodje na izvedbo razgovora nepripravljene in negotove o načinu podajanja povratnih informacij – letni razgovor se zato pogosto izkaže za “letni fiasko”, ki je neprijeten tako za vodje kot za podrejene. V nadaljevanju si poglejmo, kako lahko vodje pripomorejo k boljši komunikaciji tekom tega pomembnega pogovora.
Priprava
Morda vas bo presenetilo, a za uspešno izveden letni razgovor je pomembna komunikacija vodje še pred samim razgovorom. Zaposlenega naj vodja o času in kraju poteka razgovora obvesti vsaj teden prej. Za razgovor naj si vzame dovolj časa (tudi do dve uri), najbolj optimalno je tudi, da na dan izvede le enega. Izbere naj miren, nevtralen prostor, najbolje je, da to ni niti pisarna vodje niti pisarna delavca. Zaposlenega lahko še pred razgovorom spodbudi, da si zapiše težave, teme in vprašanja, o katerih bi se rad pogovoril in razmisli o svojih ciljih v prihajajočem letu.
Začetek
Čeprav naj bi vodja in podrejeni “prebila led” že s pripravo na letni razgovor, pa verjetno nisem edina, ki bi bila ob začetku dejanskega razgovora še vedno nekoliko prestrašena in negotova. Zato je pomembno, da vodja začne razgovor s kratkim neformalnim pogovorom in s tem pripomore k sproščenosti ozračja. Nato lahko zaposlenemu pojasni strukturo razgovora, teme, ki jih bosta naslovila in poudari namen pogovora. Doda lahko tudi pozitivne komentarje, npr. “To je zame zelo pomemben pogovor. Zelo se veselim slišati, kako napredujejo vaši projekti.”
Dvosmernost komunikacije
Letni razgovor moramo razumeti kot dialoško, recipročno interakcijo – v učinkovitih razgovorih vodje zaposlene spodbujajo, da podajajo svoja mnenja, ideje ter sodelujejo pri oblikovanju ciljev. Z aktivnim sodelovanjem zaposleni posreduje tudi informacije o svojem delu in kapacitetah za napredek, ki jih vodja morda še ne pozna, upoštevanje le-teh pa lahko pripomore k zavzetosti zaposlenega pri doseganju postavljenih ciljev. Aktivno sodelovanje zaposlenega lahko vodja najlažje doseže s postavljanjem odprtih vprašanj, s katerimi zaposlenemu dovoli kar največ prostora in priložnosti, da spregovori o težavah, ki ga skrbijo.
Aktivno poslušanje
Tudi naslednje priporočilo bo morda koga presenetilo, a zaposleni naj bi med letnim razgovorom govoril približno 75 % predvidenega časa za razgovor. Zato je pomembno, da se vodja usmeri v podporno komunikacijo, ki jo zagotovi s pozornim poslušanjem in spremljanjem povedanega. To lahko stori z dobesednim ponavljanjem odgovora zaposlenega in preverjanjem, ali ga je pravilno razumel. Vodja si lahko sproti zapisuje informacije, ki jih posreduje zaposleni. Med razgovorom naj vodja poudarja samo pomembna dejstva. Če se zaposleni preveč oddalji od niti razgovora, lahko vodja izkoristi kratek govorni premor zaposlenega in ga nevsiljivo spodbudi, da se vrneta k temi.
Poudarek na pozitivnosti
Verjetno se letnih razgovorov tako zelo bojimo zaradi pričakovanja kritike, a bi pravzaprav morala biti večina razgovora usmerjena k podajanju pozitivnih povratnih informacij. Vodja se ne sme zadrževati le pri šibkostih zaposlenega, ampak mora poudariti njegove uspehe in ga usmeriti, katera vedenja naj pri svojem delu ohranja. Pomembno je, da izpostavi močne točke zaposlenega in pohvali njegove prispevke k organizaciji. Vodja naj se izogne primerjanju zaposlenega z drugimi zaposlenimi, pozitivnost razgovora lahko ohranja tudi z osredotočanjem na napredek zaposlenega (npr. ali je v preteklem letu razvil nove spretnosti, prevzel nove naloge, si aktivno prizadeval za napredek na svojih šibkejših področjih).
Previdno pri kritiki
Vodja mora seveda nasloviti tudi obstoječe težave in področja, na katerih bi zaposleni lahko napredoval. Zaposlenemu lahko ponudi priložnost, da sam odpira vprašanja – tako spodbuja skupno reševanje problema in se izogne temu, da bi bil zaznan kot agresiven. Postavi lahko vprašanje: “Kje bi v naslednjem letu potrebovali največ pomoči za napredek?” Vodja mora kritiko sporočiti jasno in nedvoumno ter razložiti, zakaj so določena vedenja zaposlenega lahko problematična. Pri tem se mora osredotočiti na konkretna vedenja in ne na osebnostne lastnosti, za katere vemo, da so veliko težje spremenljive. Zaposlenemu mora dati priložnost, da tudi sam izrazi svoje stališče in poda predloge za rešitev težave. Nato lahko skupaj oblikujeta cilje za spremembe na najbolj kritičnih področjih; pri tem je pomembno upoštevati, da so cilji za zaposlenega dosegljivi, se nanašajo na konkretna vedenja in na točno določen časovni okvir. Več o podajanju povratnih informacij si lahko pogledate tudi v videu.
In še zaključek
Ker smo nagnjeni k temu, da se dobro spominjamo začetka in konca interakcije, hitreje pa pozabimo na vmesno dogajanje (čemur rečemo učinek primarnosti in učinek nedavnosti), je pomembno, da na koncu razgovora vodja obnovi ključne točke, o katerih sta tekom razgovora z zaposlenim oblikovala dogovore. Zelo smiselno je, da se vodja po vsaki točki ustavi, dokler podrejeni (verbalno ali neverbalno) ne pokaže svojega strinjanja. Rezultat razgovora je lahko pisni povzetek dogovorjenih dejavnosti, v katerem mora biti jasno opredeljeno, kako bosta oba spremljala in izvajala dogovorjene dejavnosti. Vodja in zaposleni dobita vsak svoj izvod zapisnika in se zavežeta, da bosta dogovorjeno uresničila. Razgovor naj vodja zaključi v pozitivnem tonu, se zaposlenemu zahvali za njegovo dosedanje delo in prispevke ter izrazi svojo vznemirjenost za skupno delo v prihajajočem letu.
Iz tega kratkega pregleda lahko nedvomno sklepamo, da izvedba uspešnega letnega razgovora od vodje zahteva razvoj in uporabo številnih komunikacijskih spretnosti. Kljub temu pa predstavlja letni razgovor pomembno sredstvo za poglabljanje zaupanja, konstruktivnega dialoga in sodelovanja med vodjo in zaposlenim, zato je izobraževanje vodij na tem področju zelo smiselno. V prispevku sem se osredotočila le na vodje, a se pri raziskovanju učinkovitosti letnih razgovorov vse bolj poudarja recipročnost med obema udeležencema – pomembno se je vprašati, kako interakcijo tekom razgovora oblikujejo tudi komunikacijski vzorci, vedenje in izjave zaposlenega.
O avtorici: Veronika Hanc
Sem študentka magistrskega študija psihologije na Filozofski fakulteti v Ljubljani. Že od nekdaj me zanima človek – njegovo vedenje, čustvovanje in doživljanje. V zadnjih letih je moje največje zanimanje razumevanje človeka v socialni skupini oz. družbenem kontekstu, torej socialna psihologija. Svojega vsakdana si ne morem predstavljati brez zveste mačje pomočnice Fjale in vsaj dveh skodelic kave (in/ali čaja). Proste trenutke z veseljem izkoristim za gledanje filmov in serij, od otroštva pa ohranjam tudi zanimanje za umetnost.
Literatura
Meinecke, A. L., Lehmann-Willenbrock, N., Kauffeld, S. (2017). What happens during annual appraisal interviews? How leader–follower interactions unfold and impact interview outcomes. Journal of Applied Psychology, 102(7), 1054–1074. https://doi.org/10.1037/apl0000219
Špehar Pajk, S. in Špiler Božič, K. (2004). Letni razgovor – več muh na en mah. Podjetnik, 13(3), 38-40.
Tourish, D. (2006). The appraisal interview reappraised. V: Hargie, O. (ur.), The Handbook of Communication Skills (3. izdaja, str. 505–530). Routledge.
psihologijadela.com 