Ustrezna in učinkovita komunikacija je ključnega pomena za vsako organizacijo. Že pred uvedbo množičnega dela na daljavo je za eno izmed ključnih orodji za komuniciranje služila elektronska pošta. V tokratnem prispevku avtorice preučujejo, kako učinkovita je komunikacija preko e-pošte na delovnem mestu.
Avtorice: Ana David, Sara Lešnjak in Tjaša Poglej
Komuniciranje preko elektronske pošte je najpogostejši način računalniško posredovanega sporazumevanja, ki je v veliki meri nadomestil telefonske pogovore ter dopisovanje ljudi pri delu, tj. poslovno komuniciranje (Nidorfer Šiškovič, 2016). Danes se e-pošto uporablja tako za poslovno komuniciranje kot tudi za osebne stike med ljudmi. Zaradi njenih prednosti postaja e-pošta glavni način sporazumevanja med podjetji in ustanovami, sploh pa znotraj delovnih organizacij. Če znamo elektronsko pošto pravilno in učinkovito uporabljati, lahko povečamo svojo kredibilnost pri komuniciranju z nadrejenimi ter v primerjavi s papirnim ali telefonskim poslovanjem zmanjšamo čas in stroške komuniciranja. Učinkovito elektronsko sporočilo nam obenem prihrani tudi čas, porabljen za razlago dela, ki ga mora opraviti naš sodelavec (Groznik, 2017).
E-pošta omogoča neosebno, hitro, enostavno ter najcenejšo komunikacijo med zaposlenimi in omogoča pripenjanje različnih prilog. Prav tako je shranjevanje sporočil enostavno (Jelovčan, 2016). Poleg tega se kakovost napisanega sporočila ne spremeni in je na voljo za nadaljnjo obdelavo v računalniku, ponuja možnost pošiljanja istega sporočila enemu ali več naslovnikom hkrati, njena zanesljivost delovanja je precej večja v primerjavi z običajno pošto (Guttman, 2011), omogoča vidnost sporočil (npr. neprebrana pošta je označena), hitro dostopanje do arhiva sporočil (Dabbish in Kraut, 2006) ter omogoča boljšo organizacijo dela (npr. sporočila so urejena, vedno na vpogled ipd.) (Portal OSV, b.d.). E-pošta prinaša posredne (finančni prihranek) ter neposredne koristi (boljša informiranost) za podjetja. Poleg koristi obstajajo tudi pomanjkljivosti e-pošte, saj lahko preko nje računalnik okužimo z virusom, našo e-pošto lahko prestreže kdo drug, prejmemo lahko nezaželeno e-pošto ali pa e-pošto sistem sam označi kot nezaželeno (tako pa jo lahko vrjetneje spregledamo), prikrajša nas za osebni stik, za dostop do e-pošte pa je potrebna elektronska naprava in dostop do spleta (Thpanorama, b.d.). Zaradi teh pasti imajo v nekaterih organizacijah zaposleni ločen službeni in zasebni e-poštni naslov. Službenega naj bi uporabljali zgolj za službene namene (Jelovčan, 2016).
Komunikacija zaposlenih je postala eden najpomembnejših dejavnikov, ki prispeva k uspešnosti delovne organizacije. Ustvarja povezavo med organizacijo in zaposlenimi preko različnih komunikacijskih medijev, kot so komunikacija med dvema osebama in komunikacija v skupinah, elektronska komunikacija in spletna komunikacija. Komunikacija je pomembna za dobro obveščenost zaposlenih o poslovni viziji in strategiji organizacije ter za pomoč vsakemu posamezniku v organizaciji, da sledi skupni viziji organizacije. V organizaciji naj se za komunikacijo izbere tista orodja, ki bodo čim bolj učinkovita pri doseganju poslovnih ciljev in ki se prilegajo v strateškem komunikacijskem procesu znotraj organizacije (Cheng Ean, 2010).
Primerjava komunikacije iz oči v oči in komunikacije preko računalnika je pokazala, da je sicer komunikacija preko elektronske pošte najpogosteje uporabljen medij, a ne tudi najbolj učinkovit (Cheng Ean, 2010). Udeleženci raziskave so trdili, da je računalniško posredovana komunikacija najpogosteje uporabljen medij za komunikacijo zaposlenih v njihovih organizacijah, medtem ko je komunikacija iz oči v oči učinkovitejša za izgradnjo odnosov z menedžerji in širjenje informacij v zvezi z delom zaposlenim. Kljub širjenju uporabe tehnologije v organizacijah, imajo zaposleni raje komunikacijo iz oči v oči in jo dojemajo kot učinkovitejši komunikacijski medij kot komunikacijo preko e-pošte. Ko so udeležence povprašali o najprimernejšem mediju za komunikacijo med zaposlenimi, jih je večina izbrala komunikacijo iz oči v oči zaradi njenih prednosti kot so neposredne povratne informacije, dvosmerna komunikacija, več informacijskih namigov, možnosti za gradnjo odnosov in projektno sodelovanje. Ta študija je pokazala, da je komunikacija preko računalnika sicer zelo razširjena v delovnih organizacijah, a da tradicionalni mediji (kot je interakcija v živo) še vedno igrajo pomembno vlogo. To poudarja potrebo po boljšem razumevanju vloge, ki jo ima komunikacijska tehnologija na delovnem mestu. Vodstvo mora uporabljati ustrezne komunikacijske medije pri komunikaciji z zaposlenimi ali za posredovanje informacij v zvezi z delom v celotni organizaciji (Cheng Ean, 2010).
Rezultati druge študije (Dabbish in Kraut, 2006) so prav tako pokazali, da se zaposleni raje poslužujejo komunikacije v živo, saj menijo, da je komunikacija preko e-pošte prepočasna ter rigidna, predvsem kadar je narava dela dinamična in hitro spremenljiva. Poleg tega so ugotovili, da komunikacija preko e-pošte povzroča višji nivo stresa in obremenjenosti pri zaposlenih, saj prejmejo ali pošljejo več e-sporočil, kot so jih zmožni pregledati ali odgovoriti nanje. Ne glede na te pomanjkljivosti pa nekateri zaposleni na višjih položajih (npr. managerji, direktorji) vidijo prednosti v uporabi e-pošte in menijo, da je za njihovo delo oz. komunikacijo z zaposlenimi uporaba e-pošte zelo pomembna (Dabbish in Kraut, 2006).
Namen naše raziskave je, predstaviti mnenje naših udeležencev o uporabi in učinkovitosti komunikacije preko e-pošte na delovnem mestu. Na podlagi prebrane literature smo si zastavile štiri hipoteze za našo raziskavo in te so:
Hipoteza 1: Zaposleni menijo, da prekomerno uporabljajo e-pošto za komunikacijo s sodelavci.
Hipoteza 2: Uporaba službene e-pošte se je prenesla iz delovnega mesta tudi domov.
Hipoteza 3: Zaposleni se počutijo neprijetno ob prejemanju e-pošte od sodelavcev.
Hipoteza 4: Zaposleni ocenjujejo svoje sposobnosti komunikacije preko e-pošte za boljše, kot sposobnosti svojih sodelavcev.
Zaključki
Naša raziskava je pokazala, da večina zaposlenih uporablja e-pošto za službene namene. Kljub temu, da veliko zaposlenih uporablja e-pošto kot komunikacijski medij, menijo da je komunikacija v živo bolj učinkovita v primerjavi s komunikacijo preko e-pošte. Vseeno pa menijo, da je računalniška komunikacija potrebna, saj v njeni uporabi vidijo veliko prednosti. Kaže se, da zaposleni ne uporabljajo e-pošte za službene namene zgolj na delovne mestu temveč tudi doma. Lahko pa vidimo, da več udeležencev prejema e-poštna sporočila izven delovnega časa kot jih pošilja. Organizacije lahko to ugotovitev upoštevajo, tako da svojim zaposlenim e-pošto pošiljajo le med delovnim časom ter zaposlenim jasno sporočajo, da se od njih ne pričakuje, da služben e-poštni predal preverjajo tudi izven delovnega časa. Verjetno iz tega izhaja, da udeleženci navajajo kot največjo pomanjkljivost uporabe e-pošte, da lahko povzroči preobremenjenost in vzbuja pritisk, da je nanjo potrebno hitro odgovoriti.
Na podlagi rezultatov ugotavljamo, da so zaposleni v splošnem zadovoljni tako s svojimi sposobnostmi komuniciranja preko e-pošte, kot tudi s sposobnostmi drugih, ne glede na to, da je zelo malo zaposlenih v svoji organizacijah imelo izobraževanja o e-poštni komunikaciji. Kljub temu pa organizacijam priporočamo izpeljavo izobraževanj na temo spletne komunikacije s poudarkom predvsem na uravnoteženi uporabi e-pošte na delovnem mestu.
V kolikor vas zanimajo še bolj podrobni izsledki raziskave, vabljeni k ogledu seminarske naloge.
Literatura
Cheng Ean, C. L. (2010). Face-to-face versus computer-mediated communication: Exploring employees’ preference of effective employee communication channel. International Journal for the Advancement of Science & Arts, 1(2), 38–48.
Dabbish, L. A. in Kraut, R. E. (2006). Email overload at work: An analysis of factors associated with email strain. Proceedings of the 2006 20th anniversary conference on Computer supported cooperative work, 431–440.
Groznik, T. (2007). Učinki komunikacije preko elektronske pošte na delovno uspešnost [Diplomsko delo]. Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.
Guttman, M. (2011). E- pošta kot komunikacijski kanal na delovnem mestu v javni upravi: vidik zasebnosti [Diplomsko delo]. Univerza v Ljubljani, Fakulteta za upravo.
Jelovčan, N. (2016). Uporaba službene e-pošte in varstvo zasebnosti [Diplomsko delo]. Višja strokovna šola B&B, Kranj.
Nidorfer Šiškovič, M. (2016). Sporazumevanje po elektronski pošti in kategorija vljudnosti. Slovenika, 2(1), 35–45.
Portal OSV (b.d.). Elektronska pošta. https://www.portalosv.si/komunikacija/elektronske-komunikacije/elektronska-posta/
Thpanorama (b.d.). 8 najpomembnejših prednosti in slabosti elektronske pošte. https://sl.thpanorama.com/articles/tecnologa/las-8-ventajas-y-desventajas-del-correo-electrnico-ms-importantes.htmlWaller, A. D. in Ragsdell, G. (2012). The impact of e-mail on work-life balance. Aslib Proceedings, 64(2), 154–177.
psihologijadela.com 