Slovenske organizacije so bile skupaj z drugimi evropskimi državami vključene v primerjalno analizo na področju upravljanja s kadri. V evropskem okvirju je bila Slovenija uvrščena v kategorijo neintenzivnega (šibkega) upravljanja s kadri. To pomeni, da upravljanju s kadri slovenske organizacije posvečajo manjšo pozornost kot organizacije v drugih evropskih državah. Kakšne pristope trenutno uporabljamo v kadrovanju in katere bi bilo smiselno začeti uporabljati v prihodnosti? V današnji objavi izpostavljamo magistrsko nalogo Eve Esih, ki odgovarja na ti dve vprašanji.

---

Avtorica: Eva Esih

Kakšno vlogo ima upravljanje s kadri v organizacijah?

Osrednje naloge kadrovske funkcije naj bi bile tako kratkoročno upravljanje in spremljanje zaposlenih kot tudi dolgoročno načrtovanje aktivnosti, ki bi pomagale uresničiti strateško zastavljene cilje organizacije.

V prvi vrsti to pomeni privabljanje, iskanje in zaposlovanje kadrov, primernih za doseganje ciljev organizacije. Ravno zaposleni bodo namreč s svojim znanjem, sposobnostmi in pripravljenostjo za sodelovanje v poslovnih procesih pomembno prispevali k uspešnosti organizacije. Po pridobivanju novo zaposlenih je potrebno skrbeti tudi za njihovo usposabljanje, izobraževanje in karierni razvoj, da bodo lahko kar se da kakovostno opravljali svoje naloge. Iz tega sledi, da kadrovska služba tudi spremlja in ocenjuje delovno uspešnost zaposlenih. Delovno uspešnost je potrebno tudi ustrezno nagraditi – tudi tu ima kadrovska služba pomembno vlogo. Kadrovska služba torej tudi išče načine, kako motivirati in zadrževati ključne zaposlene v organizacijah.

Po pregledu vseh omenjenih nalog lahko rečemo, da je glavna vloga kadrovske funkcije upravljanje s kadri. Upravljanje je strateško usmerjeno, torej osredotočeno na zasledovanje ciljev v prihodnosti. Pri tem skuša upoštevati tako cilje in interese zaposlenih kot organizacije.

Nadaljnji rezultati kažejo, da se organizacije v sklopu strateškega upravljanja s kadri poslužujejo različnih aktivnosti in da v praksi le redko zasledimo, da bi dve različni organizaciji uporabljali iste prakse upravljanja s kadri.

Hkrati je bilo ugotovljeno, da je strateško upravljanje s kadri že prisotno v večini slovenskih organizacij, a da na tem področju obstaja še precej priložnosti za razvoj in izboljšave. Kot utemeljitev najpogostejše ocene dodajajo, da so nekatere aktivnosti v sklopu upravljanja s kadri že povezane s strategijo, a da obstajajo še priložnosti za izboljšavo pri povezavi aktivnosti z organizacijskimi cilji. Kaj je mogoče v prihodnosti izboljšati? O tem govori naslednje poglavje.

Katere spremembe je analitika prinesla v kadrovsko funkcijo?

Kadrovska funkcija je imela v preteklosti predvsem administrativno in vzdrževalno funkcijo. Zaradi sprememb na trgu dela pa se je fokus kadrovske funkcije v zadnjih nekaj letih spremenil. Danes poudarek ni več na opravljanju administrativne, temveč strateške funkcije. To pomeni, da se kadrovniki vse bolj vključujejo v strateško načrtovanje in spremljanje organizacijskih ciljev.

Če želimo ugotoviti, katere izmed praks so učinkovite in dejansko pomagajo zviševati organizacijsko uspešnost, je treba spremljati in meriti učinkovitosti samih praks. Za ta namen so nekatere organizacije v zadnjem času začele uporabljati analitiko. Uporabo analitike v sklopu kadrovske funkcije lahko opišemo kot pristop k upravljanju zaposlenih, ki temelji na podatkih in ki organizaciji omogoča, da doseže strateško zastavljene cilje.

Doslej je bilo veliko odločitev na kadrovskem področju (v nasprotju z drugimi funkcijami v organizaciji), sprejetih na podlagi intuicije kadrovskih strokovnjakov. To prepričanje je med kadrovskimi strokovnjaki še vedno prisotno, čeprav v manjši meri. Eden izmed udeležencev je izpostavil, da orodja za analitiko ne bi želel uporabljati, in sicer zaradi dvoma v to, da bi lahko orodja nadomestila vlogo človeka v kadrovanju. Iz navedenega odgovora je razvidno, da udeleženec najverjetneje ne pozna dodane vrednosti oziroma se ne zaveda pravega pomena analitike pri oblikovanju kadrovskih strategij, zato je eden izmed ključnih korakov v prihodnosti tudi povečanje ozaveščanja med kadrovskimi strokovnjaki o pomenu in vrednosti napredne analitike pri razvoju področja strateškega upravljanja s kadri:

• Analitika kadrovikom omogoča, da spremljajo in ocenjujejo procese v organizaciji na podlagi objektivno pridobljenih in dokazljivih podatkov.
• Poleg tega uporaba analitike v sklopu kadrovske funkcije kadrovnikom omogoča, da poenostavijo in optimizirajo obstoječe kadrovske procese. Na tak način lahko zmanjšajo stroške, povezane z upravljanjem kadrov – tudi časovne stroške.
• Uporaba analitike pomembno zmanjša obseg administrativnih nalog kadrovnikov. Zato ostane več časa, ki ga lahko namenijo strateškim aktivnostim.

Organizacije s pomočjo analitične programske opreme naslavljajo vprašanja, ki so ključna za rast in poslovni uspeh organizacije ter strateški razvoj zaposlenih. Analitika na ta vprašanja odgovarja na različnih ravneh:

Rezultati magistrske naloge so pokazali, da slovenski kadrovski strokovnjaki analitiko uporabljajo predvsem na opisni ravni ter da slovenske organizacije zaenkrat bolj naprednih ravni analitike (npr. prediktivne in preskriptivne ravni) ne uporabljajo pogosto. Uporaba zgolj osnovnih ravni analitike pa zmanjšuje neposreden vpliv analitike na zaposlene in pozitivne poslovne izide organizacije. Največ organizacij (93 %) v Sloveniji zbira osnovne podatke o zaposlenih, in sicer:

• Podatke, opredeljene z zakonom (npr. ime, priimek, spol, starost, izobrazba zaposlenih, delovna doba, izkušnje, število otrok, naslov bivališča)

• Podatke, vezane na spremljanje fluktuacije (npr. odstotek zaposlenih, ki so zapustili organizacijo, razlogi za odhod zaposlenih)

• Podatke, ki razkrivajo, ali so zaposleni prisotni na delu (npr. odsotnost z dela – dopusti, absentizem itd.)

Po poročanju avtorjev je za doseganje pomembnih učinkov analitike treba poseči po bolj napredni ravni analitike, na primer po napovedni ali preskriptivni. Kljub temu da trenutno kadrovski strokovnjaki pri svojem delu ne uporabljajo takšnih orodij, si kar 90 % vseh sodelujočih v prihodnosti takšna orodja želi uporabljati.

Pogoji za vpeljavo analitike

Avtorica Eva Esih je v svoji magistrski nalogi ugotavlja, da je za uspešno vpeljavo analitike v organizacijo potrebno zadovoljiti naslednje pogoje:

Podpora vodstva

Vodje organizacije morajo podpreti odločitev o vpeljavi analitike tako z organizacijskega (npr. ustrezno število zaposlenih) kot tudi s finančnega vidika (npr. zagotovljena zadostna sredstva za nakup ustrezne opreme za opravljanje analitike). Kot ključno se je izkazalo tudi, da vodstvo organizacije vidi smisel v uporabi analitike ter da kadrovski oddelek prepozna kot strateškega partnerja.

Podpora zaposlenih

Tudi zaposleni morajo biti pripravljeni na spremembe in v analitiki prepoznati dodano vrednost. Zakaj? Če bodo zaposleni v skrbeh za informacije o lastni zasebnosti, bodo sčasoma oblikovali negativno mnenje do praks, uporabljenih v sklopu izvajanja analitike. To bi lahko vplivalo na zmanjšanje njihove zavzetosti ter učinkovitosti uporabe analitike.

Ustrezen način komunikacije in obveščenost zaposlenih o spremembi

Če se organizacija odloči za ocenjevanje z namenom izvajanja analitike, morajo zaposleni razumeti, na kakšen način bodo podane ocene uporabljene in kaj se bo s temi ocenami v prihodnosti zgodilo. Potrebno je natančno opredeliti, kaj želijo organizacije s samo uporabo analitike pridobiti. Kadrovski strokovnjaki menijo, da je treba nasloviti tudi etični vidik uporabe analitike, pri čemer je treba poudariti perspektivo zaposlenih.

• Primer: Organizacija mora zaposlenim pojasniti, da bo podatke uporabila za namen izdelave razvojnih načrtov zaposlenih in načrtovanje izobraževanj, ne pa za namen ocenjevanja uspešnosti in nagrajevanja zaposlenih.

Kaj lahko naredimo v prihodnosti?

Mag. Eva Esih na podlagi spoznanj zaključuje tako:

Eden izmed razlogov za manj razširjeno uporabo analitike pri strateškem upravljanju s kadri v slovenskih organizacijah je pomanjkanje ustreznega znanja in kompetenc med kadrovskimi strokovnjaki.

Eva Esih, 2022

V prihodnje vidi možnost za izboljšavo v tem, da bi organizacije na sistematičen način kadrovske strokovnjake opremile z ustreznimi kompetencami za aktivno delovanje na področju analitike – predvsem dobro poznavanje metodoloških pristopov in psihologije. Zaradi slednjega imajo organizacijski psihologi v organizaciji in pri izvajanju kadrovske analitike pomembno vlogo. Organizacijski psihologi lahko zaradi poznavanja specifik in dinamike v organizacijskem okolju, poglobljenega poznavanja psihologije, ustreznih analitičnih sposobnosti (npr. interpretiranje podatkov in statistik) ter metodološke podkovanosti pomembno pripomorejo h kvalitetni uporabi kadrovske analitike ter s tem povezanim doseganjem vseh potencialov, ki jih kvalitetna raba kadrovske analitike omogoča.

V primeru, da bi o predstavljeni tematiki radi izvedeli več, vas vabimo k branju magistrske naloge v prilogi.