Aplikacije za organizacijo dela: prednosti, pomanjkljivosti, razlike med generacijami zaposlenih

O aplikacijah in njihovi uporabi v delovnem kontekstu smo na naši strani že pisali. Uporabljamo jih lahko za pomoč pri stresu, za izboljšanje blagostanja zaposlenih ali za samopomoč.

Avtorice seminarske naloge: Aleša Brejc, Nastja Galič, Anja Megušar

V današnjem delovnem svetu je IKT (informacijsko-komunikacijska tehnologija) močno vpeta v dnevne dejavnosti zaposlenih. Veliko časa zaposleni med delovnim časom namenijo svojemu (ali službenemu) računalniku in pametnemu telefonu. Zato so se oblikovale aplikacije, ki naj bi načrtovanje, spremljanje in izvajanje dela olajšale.

Zato je avtorice zanimala zaznana uporabnost aplikacij za organizacijo in optimizacijo dela, ki so vedno bolj uporabljene v Sloveniji. Na vzorcu 201 zaposlenih posameznikov, ki za namene in potrebe svojega dela uporabljajo aplikacije, so preko na novo zasnovane ankete o uporabi aplikacij na delovnem mestu zbrali podatki o uporabljenih aplikacijah, dolžini, pogostosti, namenu uporabe in zaznano uporabnost ter učinkovitost teh aplikacij. V vzorec so bili zajeti zaposleni dveh starostnih skupin; eno skupino sta sestavljali generaciji Y in Z (torej posamezniki do 40 let), drugo pa generaciji »baby boom« in X (posamezniki s 40 let ali več), ki pri svojem delu uporabljajo aplikacije. Vključile so tudi študente, ki aplikacije uporabljajo za namene (predvsem študentskega) dela.

Raziskava poskuša odgovoriti na vprašanja, ali zaposleni tovrstne aplikacije zaznavajo kot uporabne, kako si z njimi pomagajo pri delu in ali se zaznava uporabnosti tovrstnih aplikacij razlikuje glede na starost zaposlenih ali dolžino časa uporabe teh aplikacij. Cilj raziskave je bil vzpostaviti tudi nabor zaznanih prednosti in pomanjkljivosti aplikacij.

Aplikacije so lahko dober pripomoček pri delu. (slika: pixabay.com)

Rezultati njihove raziskave kažejo, da velika večina udeležencev zaznava aplikacije kot srednje ali zelo učinkovite ne glede na starostno skupino ali dolžino časa uporabe tovrstnih aplikacij.

Največjo prednost aplikacij je udeležencem predstavljalo lažje načrtovanje in organizacija dela. V to kategorijo se uvrščajo odgovori, kot so oblikovanje urnika, razporejanje delovnih nalog, organiziranje lastnega delovnega dneva, načrtovanje dela in podobno. Kot druga večja kategorija se je pokazala optimizacija komunikacije, ki kaže na olajšano povezovanje, usklajevanje in sodelovanje z drugimi ljudmi. V to kategorijo sodijo lažji dostop do oddaljenih sodelavcev, hitrejše usklajevanje in dogovarjanje, povezanost s sodelavci, hitra povezava s poslovnim okoljem, omogočanje deljenja vsebin ter sočasno delo na vsebinah kljub fizični oddaljenosti. Kot prednost aplikacij udeleženci izpostavijo tudi spremljanje in nadzorovanje lastnega dela (npr. z opomniki), prihranek na času (hitrejše delo, optimizirani procesi, hiter dostop do informacij) in preglednost aplikacij.

Kot največja pomanjkljivost aplikacij se je pokazala neprilagojenost aplikacij posamezniku, njegovim potrebam in pomanjkanje določenih funkcij znotraj aplikacij. Problematično pa je tudi to, da so aplikacije včasih nepregledne (še posebej na mobilnih telefonih), da sta shranjevanje in obdelava v njih včasih nezanesljiva, da se podatki kdaj izgubijo ali izbrišejo, da uporaba aplikacij za zaposlene predstavlja neko dodatno obremenitev in pričakovanja ter omejena dostopnost do in v aplikacijah (nepregledno število aplikacij, omejen prostor oz. dostop do nekaterih aplikacij).

Kot najpogosteje uporabljeno aplikacijo so udeleženci izpostavili Gmail (N = 119). Sledijo socialna omrežja in Google docs. Na nekoliko nižje mesto se je uvrstil Google Drive, nato Skype, Google koledar, Google Razpredelnice in Outlook. Manj zastopani aplikaciji sta Google Cloud in Google predstavitve. Najmanj pa uporabljajo aplikaciji Asana in Forest.