Najverjetneje se skoraj vsi vsako jutro soočimo z enakim vprašanjem: Kako naj si organiziram potek dneva, da bodo, ko se bom odpravil v posteljo, moji cilji za ta dan v veliki večini doseženi? Popolnoma drugačno vprašanje se nam zastavi, na primer, med službenimi sestanki: Kaj lahko storim, da slučajno ne pozabim kake podrobnosti, ki jo je omenil šef? Na prvi pogled sta si vprašanji med seboj zelo različni, a izkaže se, da je rešitev obema enaka. Gre za pisanje.
Avtorica: Eva Boštjančič
Ponedeljek je, ura je 7:45. Ravnokar sem si na prazen list papirja napisala seznam obveznosti, ki jih moram opraviti v današnjem delovnem dnevu. Med točkami, ki bi jih rada tekom dneva obkljukala, so se poleg popravljanja študentskih seminarjev, priprave dopisa za vodstvo fakultete, oblikovanja strategije za družbena omrežja in priprave osnutka znanstvenega poglavja o generaciji Z, znašli tudi naročanje na letni pregled pri zobozdravniku in organizacija srečanja mojega gimnazijskega razreda. Šest obveznosti, ki so zapisane v šestih alinejah. Uf, kar veliko za 8-urni delovnik. A zapisan seznam mi pomaga oblikovati strukturo dneva. Pogosto se namreč zgodi, da sem popoldne utrujena, izčrpana, ko pa se vprašam, zaradi česa se tako počutim, se pravzaprav ne spomnim, kaj vse sem danes počela. Zato sta zapisovanje in beleženje, tako pomembna.
Seznami nam omogočajo preglednost
Tako kot si sama načrtujem dnevne aktivnosti, si lahko vsak izmed nas organizira svoje službeno in tudi zasebno življenje. Strokovnjaki za organizacijo časa svetujejo, da si ob posamezni aktivnosti zapišemo, koliko časa bomo zanjo potrebovali (npr. 40 minut za jutranji pregled elektronske pošte ali 15 minut za kratek sestanek s sodelavcem) in si kako drugače označimo naloge, ki so pomembnejše od drugih. Meni seznam pomaga ne le pri načrtovanju dneva, temveč tudi pri sprotnem odkljukavanju opravljenih nalog (ali še raje njihovem trojnem prečrtavanju). Ob koncu delovnika lahko tako vidim, da sem opravila večino zadanih nalog. Morda katero prepišem na seznam za naslednji dan, a vsekakor vem, da sem cilje današnjega dne dosegla in da imam pravico biti utrujena. Hkrati pa zame to pomeni, da bodo prihodnje ure namenjene odklopu, počitku – zasluženemu, potrebnemu ter vsekakor upravičenemu.
Pišem, ko ne slišim
Ste se že kdaj znašli v situaciji, ko ste bili pod stresom (npr. ko vas je nepričakovano poklical šef na sestanek in vam podal nekonstruktivno povratno informacijo), pa ste večino povedanega preslišali ali takoj po sestanku pozabili? To je naraven odziv naših možganov v situacijah, ki niso rutinske, ki so nasičene z informacijami, nenačrtovane in nepričakovane.
Spomnim se situacije, ko sem bila poklicana na pogovor k dekanu fakultete, ker so študenti izrazili nezadovoljstvo z mojim pedagoškim delom. Bil je 1. oktober in ker svoje delo res rada opravljam – predvsem mi je ljub pedagoški del mojega poklica – sem bila nad temo sestanka presenečena in sem se nanj odzvala zelo čustveno. Po sestanku sem se počutila obupano, razočarano in žalostno ter seveda krivdo za nastalo situacijo pripisala nerazumevanju in nespoštovanju študentov. A po nekaj dneh, ko so se čustva polegla in je razum prevladal, sem prvič prebrala zapisnik pogovora z dekanom, ki sem si ga sproti zapisovala. Stvari, ki sem jih zabeležila in ki so jih pri mojem delu opazili študenti, so bile sedaj veliko bolj logične, razumljive, njihova stališča pa podprta z jasnimi argumenti. Študenti so imeli v večini prav. In na koncu sem bila vesela, da sem si stvari takrat beležila, saj mi je to pomagalo, da sem jih kasneje videla celostno in bolj objektivno.
Preveč sestankov in premalo vsebine
V zadnjem času sem obiskala različne delovne organizacije in povsod so zaposleni poročali, da imajo sestankov preveč. Da so ti nepotrebni, neučinkoviti in brez pravega smisla. Čeprav to ni naloga psihologa, morda bolj ekonomista, smo skupaj izračunali ekonomiko takšnih organiziranih srečanj – osem udeležencev na sestanku, ki traja dve uri, znese skupaj 16 ur dragocenega delovnega časa. Ob taki kalkulaciji se zamisli vsak.
Ko si vzamemo čas za zapisovanje, si vzamemo čas zase.
In ker smo k sestankom velikokrat povabljeni zgolj kot poslušalci in opazovalci, s seboj prinesemo računalnik, ki nam omogoča večopravilnost (ki je znanstveno dokazano manj učinkovita). Med sestankom tako še zadnjič urejamo predstavitev za naslednji dan ali pa z zamudo odgovarjamo na maile preteklega tedna. Posledično ne sledimo aktivno debati na sestanku.
Kaj lahko naredi vodja sestanka? Zelo učinkovito je, da ob koncu napiše kratek povzetek ter ga vsem udeležencem pošlje po e-pošti. A naj ta povzetek ne bo zgolj uraden zapisnik, temveč prijazen opomnik: kaj smo se dogovorili in kdo je za kaj zadolžen. Opomnik, ki ga na začetku spremlja zahvala vsem za aktivno udeležbo, na koncu pa zagotovilo vodje, da je na voljo za dodatna vprašanja ali pomoč.
Pišem, da delim
Seznami, zapiski in besede na papirju – vse to niso le orodja organizacije, temveč tudi naši zavezniki pri razumevanju sebe, svojih misli in občutkov. Pisanje nam pomaga oblikovati red v kaosu, vpliva na naš spomin in pozornost, osvetliti tisto, kar bi sicer ostalo skrito, ter nam omogoča, da se učimo iz preteklih izkušenj.
Ko si vzamemo čas za zapisovanje, si vzamemo čas zase. Za refleksijo, za strukturiranje misli, za jasnost, ki jo v naglici vsakdana pogosto pogrešamo. Pisanje nam ne pomaga le pri učinkovitem delu, temveč tudi pri tem, da se bolje slišimo, da lažje razumemo druge in da z večjo gotovostjo sprejemamo odločitve. Pišemo tudi zato, da z drugimi nekaj delimo.
Zato pametni pišemo. Pišemo, da ne pozabimo, da se spomnimo, da osmislimo. In morda s tem, ko pišemo zase, na koncu kaj pomembnega delimo tudi z drugimi. Kot tale blog, na primer;)
Vabljeni, da vpišete svoj elektronski naslov in se naročite na naše objave. Tako boste vedno obveščeni, ko bomo objavili nov prispevek.
PSIHOLOGIJA DELA 