Piše: Ana Aškerc

Čas, ki ga zaposleni preživijo na sestankih se še vedno zvišuje. Tako so sestanki ena izmed najpogostejših oblik komunikacije v organizaciji. Vedenje zaposlenih na sestankih in njihove izkušnje s sestanki lahko vplivajo na veliko različnih vidikov njihovega dela ter prav tako vplivajo na splošni uspeh organizacije (Kauffeld in Lehmann-Willenbrock, 2012; Rogelberg, Allen, Shanock, Scott in Shuffler, 2010; v: Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016).

Žal pa zaposleni pogosto vidijo sestanke kot neprijetne in kot zapravljanje časa, namesto da bi jim predstavljali način produktivnega sodelovanja. Raziskave namreč kažejo, da polovico sestankov zaposleni ocenjujejo kot neučinkovite (Lehmann-Willenbrock, Allen in Belyeu, v tisku; Schell, 2010; v: Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016).

O tem, kako je z zadovoljstvom na sestankih pri nas, pa smo se spraševale urednice spletne strani. Kar 79 bralcev spletne strani Psihologija dela je odgovorilo na vprašanje o tem, kako so zadovoljni s sestanki, ki se jih udeležujejo na delovnem mestu. 

Naši rezultati se skladajo z raziskavami tujih avtorjev. Več kot polovica anketiranih namreč poroča, da z večino sestankov ni zadovoljna, od tega je kar 33 % udeleženih odgovorilo, da se jim zdi večina sestankov, ki se jih udeležijo, zapravljanje časa. Slaba tretjina anketiranih pa je zadovoljna samo s približno polovico sestankov, ki se jih udeleži. Glede na to, da mnogim zaposlenim sestanki zavzamejo velik del delovnega časa, predstavljajo pomemben kontekst razumevanja klime in kulture v organizaciji (Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016).

Z večino sestanki je zadovoljen razmeroma majhen delež zaposlenih, ki so odgovorili na naše vprašanje. Samo 5 % anketirancev pa je skoraj vedno popolnoma zadovoljnih.

Sestanki, s katerimi so zaposleni zadovoljni, lahko pomembno prispevajo k opolnomočenju zaposlenih. Da bi bili z njimi še bolj zadovoljni in bi tako opolnomočili zaposlene, lahko vodje preprosto vprašate zaposlene po iskrenih občutkih o sestankih, ki se jih udeležujejo (Allen idr., 2012; v: Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016). Zadovoljstvo lahko zvišamo še tako, da na primer uporabljamo urnik oziroma plan, ki se ga držimo, omejimo čas sestanka in da v splošnem sklicujemo manj sestankov (Cohen idr., 2011; v: Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016). Pomembne so tudi veščine, kot sta npr. aktivno poslušanje sodelavcev in konstruktivno reševanje konfliktov (Tracy in Dimock, 2004; Perkins, 2009; v: Allen, Lehmann-Willenbrock in Sands, 2016).

Še več konkretnih  in praktičnih nasvetov, kako voditi sestanke bolj učinkovito, si lahko preberete v prispevku ali pa si ogledate video.

Vir:

Allen, A. J., Lehmann-Willenbrock N. in Sands S. J. (2016). Meetings as a positive boost? How and when meeting satisfaction impacts employee empowerment. Journal of business research, 69, 4340–4347.