O timskem delu je danes veliko govora. Zaradi globalizacije in tehnološkega napredka sodobne organizacije delujejo v zelo tekmovalnem okolju. Organizacije morajo biti za preživetje v takšnem okolju prilagodljive ter inovativne. Ta rezultat pa lahko dosežejo le funkcionalni in učinkoviti timi.

Na kratko lahko opredelimo tim kot skupino ljudi, ki deluje kot celota za uresničitev določenega cilja. Gre za čedalje pogostejšo obliko organiziranosti dela v organizacijah. Kako oblikovati učinkovit tim je eden od ključnih izzivov v sodobnih organizacijah.

Po prebiranju literature se na prvi pogled zdi gradnja tima enostavna. Za primer lahko vzamemo Belbinovo tipologijo timskih vlog. Njegova osnovna ideja je, da mora biti tim za optimalno delovanje sestavljen iz posameznikov, ki delujejo v vsaki od opredeljenih vlog: izvajalec, koordinator, spodbujevalec, inovator, raziskovalec virov, kritik, timski delavec, dovrševalec in strokovnjak (več o Belbinovi tipologiji in posameznih vlogah si lahko preberete tukaj). Za sestavo uspešnega tima moramo torej poiskati zaposlene, ki ustrezajo vsem devetim vlogam. Pa je tako enostavno?

Za ponazoritev lahko vzamemo sestavljanko (puzzle). Vsak posameznik v timu s svojimi izkušnjami, znanjem, osebnostnimi lastnostmi itd. predstavlja košček sestavljanke. Z izbiro zaposlenih, ki ustrezajo devetim timskim vlogam dobimo devet koščkov sestavljanke. Posamezni koščki sestavljanke pa še ne zagotovijo končne slike (ki jo lahko razumemo kot cilj tima).

Za to, da sestavimo sliko in dosežemo cilj se morajo namreč koščki sestavljanke medsebojno povezati, dopolnjevati in se zliti v celoto. Vsak posamezen košček sestavljanke (član tima) prispeva k doseganju ciljev. S tem ponazorimo ključno lastnost tima: medsebojna odvisnost članov in njihovo dopolnjevanje za dosego cilja.

Učinkovito timsko delo lahko ponazorimo z magično enačbo: 1 + 1 + 1 = 4 (in ne, nisem se zmotila pri seštevku). Ta enačba pomeni, da je rezultat tismkega dela veliko boljši, kot pa bi bil rezultat seštevka individualnega dela vsakega posameznika v timu. Neuspešni tim bi lahko opisali z enačbo 1 + 1 +1 = 2 ali manj, povprečni tim pa z enačbo 1 + 1 + 1 = 3. Neuspešni timi so škodljivi, povprečni timi pa so z vidika povečevanja učinkovitosti dela in maksimiziranja rezultata oz. produktivnosti zaposlenih nepotrebni in ekonomsko potratni. Pri učinkovitem timu gre za povečevanje virov, ki so nam na voljo.

Naslednja sestavina, potrebna za učinkovit tim je ravnovesje. Če člani tima niso v ravnovesju, se nam namreč naša končna slika sestavljanke ali enačba (naš cilj) podre. Kot sem že omenila, se morajo člani tima dopolnjevati. Pri sestavi učinkovitega tima si lahko pomagamo z Belbinovo tipologijo. Vendar pa moramo biti pri tem pazljivi. Sicer je zastopanost vseh vlog v timu pomembna, vendar pa se je potrebno izogibati ekstremom. Če tim sestavimo iz ekstremov se člani ne bodo dopolnjevali. Npr. spodbujevalec je lahko v našem timu pretirano nepotrpežljiv, nestrpen, trmast in moteč za ostale člane. To lahko pripelje do konfliktov in porušenja ravnovesja.

Za zagotavljanje ravnovesja in medsebojnega usklajevanja članov tima je ključna vloga vodje. Težko bomo namreč našli idealne člane za tim. Spodbujevalec v našem timu lahko spodbuja konflikte in ruši ravnovesje, vendar ima v našem timu lahko pomemben doprinos v trenutkih, ko je potrebno delovati pod pritiskom, vztrajati in spodbuditi ostale člane. Ključna vloga vodje je, da dobro pozna prednosti in pomanjkljivosti članov tima ter da jih usmerja v pravo smer – spodbuja njihove prednosti. Tudi dirkalni avto ima namreč vgrajeno zavoro in potrebno je presoditi, kdaj jo uporabiti. Na tak način lahko vodja »zavira« spodbujevalca, kadar se približuje ekstremu. Na drugi strani pa lahko spodbudi dovrševalca, za izražanje idej in odmik od pretiranega ukvarjanja z podrobnostmi. Vsi namreč poznamo pregovor »Tiha voda bregove dere,« in morda se ključna ideja za rešitev problema in dosego cilja skriva ravno v našem dovrševalcu. Vloga vodje pa je, da to prepozna in ga spodbudi.

Vodja mora torej skrbeti za razvoj članov tima. Ključno pri tem je zagotavljanje povratne informacije članom tima: tako skupinske, kot individualne. Kje smo in kam gremo? Kje so priložnosti za razvoj in napredek? Kaj se lahko naučimo iz napak? Delo v timu je namreč dinamično in stalen razvoj je ključnega pomena.

Seveda pa moramo imeti pri sestavi tima v mislih cilj in naloge. Univerzalno učinkoviti timi namreč ne obstajajo. Tim, ki v enem kontekstu deluje uspešno, je v drugem kontekstu, z drugimi cilji in nalogami lahko neuspešen.

Smernice za učinkovito delovanje timov:

• Dobro opredeljen in jasen cilj.
• Medsebojno povezovanje in dopolnjevanje znanja in izkušenj članov tima.
• Zagotavljanje ravnovesja vlog in izogibanje ekstremom.
• Skrb za presežek individualnega prispevka vsakega člana tima.
• Iskanje in zagotavljanje ravnovesja med člani tima.
• Zagotavljanje medsebojne podpore članov tima (zaupanje in sodelovanje).
• Spremljanje napredka in zagotavljanje povratne informacije članov tima.
• Skrb za razvoj članov tima ter tima kot celote.
• Sestava tima v skladu s cilji in nalogami.

Želimo vam čimveč uspešnih sestavljank in enačb z rezultatom 4.

Tina Zakrajšek