Piše: Simona Klančnik

Temelj vsakega podjetja oziroma druge oblike organizacije so v njej zaposleni. Kadri predstavljajo največji potencial in konkurenčno prednost za organizacije. Od tega, kako vodstvo ravna z njimi, je odvisno, ali bo podjetje delovalo uspešno in učinkovito. Uspešne organizacije se od manj uspešnih razlikujejo po tem, kako management ravna s kadri, kako jih izbira, razvija in usposablja, kako jih nagrajuje ter kako vzdržuje učinkovite medosebne odnose.

Glede na opisano ima kadrovska služba zelo pomembno vlogo pri delovanju podjetij in organizacij. V pretekli anketi pa smo vas spraševali kakšno vlogo in naloge prevzema kadrovska služba v vaši organizaciji. Izkazalo se je, da so si izkušnje ter mnenja vseh udeležencev precej različna. Na prvih dveh mestih (kot je razvidno tudi iz spodnjega grafa) sta se pojavila odgovora:

• Kadrovska služba skrbi za izbor kadrov, izobraževanje zaposlenih, neformalna usposabljanja zaposlenih in uvaja novosti na področju kadrovanja, razvoja kadrov, sistemov nagrajevanja in drugih področjih
• Kadrovska služba se ukvarja le z administrativnimi in logističnimi vprašanji

Prvi odgovor nas je zelo razveseli, kajti nakazuje na to, da kadrovske službe v slovenskih podjetjih in organizacijah dobro opravljajo svojo vlogo in pozornost namenjajo številnim dejavnostim ter aktivnostim. Ko pa smo z analizo nadaljevali, se je optimistično stanje nekoliko spremenilo, kajti drugo uvrščeni odgovor je nakazoval, da se kadrovske službe ukvarjajo le z administrativnimi in logističnimi vprašanji. Najverjetneje to ni poglavitna naloga te službe, a vendarle se v današnjem svetu hitro lahko zgodi, da namesto primarnega dela, naš delovnik zapolni administracija in logistika. Kje iskati krivce, da v nekaterih podjetjih kadrovske službe ne opravljajo dejavnosti celega spektra, je drugo vprašanje. Morda je to kriv čas, premalo zaposlenih v kadrovski službi ali nezainteresiranost? O tem na tem mestu ne moremo govorit, morda pa kmalu podamo kakšen odgovor, ki ga bomo pridobili s pomočjo naših anket in vaših odgovorov. V nadaljevanju pa za vse tiste, ki želite izvedeti več o delovanju kadrovske službe prilagamo opis osnovnih področij dela.

Pomen kadrov v organizacijah se spreminja in s tem se spreminja tudi pomen posameznih funkcij v kadrovski dejavnosti, a poglavitne dejavnosti so:

• Sistemizacija in organizacija

Sistemizacija je eden izmed obveznih aktov v organizaciji, s katerim organizacija definira delovna mesta, jih ovrednoti in razvrsti v tarifne skupine in plačilne razrede glede na zahtevnost dela in druge značilnosti. Vsi podatki, ki jih zberemo na podlagi analize delovnega mesta so potrebni za razpisovanje in vrednotenje zahtevnosti delovnega mesta . T.i. Akt o organizacijski strukturi in sistemizaciji delovnih mest pomeni popoln pregled notranje organizacije podjetja (organizacijske enote na vseh ravneh) kot tudi temeljnih kadrovskih procesov, ki se v času trajanja delovnega razmerja v podjetju oziroma organizaciji izvajajo.

• Privabljanje in pridobivanje novih kadrov

Potencialne kandidate za prosto delovno mesto privabljamo s pomočjo oglaševanja razpisanega delovnega mesta. Pri oglaševanju je potrebno biti pozoren na to, komu je sporočilo namenjeno, kaj želimo sporočiti, kako sporočilo definiramo in kakšne rezultate smo z določenim načinom oglaševanja dosegli. Namen oglaševanja je pridobiti ustrezne kandidate in zagotoviti nabor kandidatov, iz katerega lahko kasneje izberemo najbolj ustreznega kandidata za določeno delovno mesto. Potrebno je definirati ciljno skupino oglasa, določiti medije (na kakšen način bomo oglas predstavili, npr. v časopisu, na spletu, na televiziji…), oblikovati sporočilo in spremljati dobljene rezultate.

• Izbor kadrov

Gre za proces, v katerem se kadrovski management na podlagi podatkov, ki jih je pridobil tekom selekcije, odloči, katerega izmed kandidatov bo izbral za opravljanje določenega dela. Managerji morajo sprejeti odločitve o tem, do katere mere imajo kandidati za delo ustrezne spretnosti, sposobnosti in znanje. Izbor kadrov poteka od prejema in pregleda prijavnega obrazca kandidata, njegovega življenjepisa, priporočil in dokazil, kadrovskega vprašalnika, preizkusov sposobnosti in drugih testiranj, do selekcijskega intervjuja in nazadnje dokončnega izbora najprimernejšega kandidata.

• Ocenjevanje zaposlenih

Delo zaposlenih je smiselno ocenjevati iz več razlogov, med drugim zato, da vidimo ali prihaja do napredka, stagnacije, težav pri delu… Na ta način lahko kadrovski managerji dobijo oceno delovne uspešnosti zaposlenih. Ocenjevanje je lahko individualno (za posameznega zaposlenega), skupinsko (za skupino zaposlenih v določeni enoti )ter kolektivno (vključuje vse zaposlene v organizaciji). Kadrovski managerji se morajo zavedati, da se lahko pri ocenjevanju pojavijo določene napake, kot npr. halo efekt, kontrast, ocenjevalec je lahko preveč strog/popustljiv…

• Plača, nagrajevanje in druge oblike motiviranja

Plača ali nagrada za delo sodi med psihološke faktorje. Kriteriji nagrajevanja se v posameznih organizacijah razlikujejo in so odvisni od zastavljenih ciljev organizacije.

Sistem nagrajevanja je dinamičen sistem, ki zajema tako finančne (fiksna in spremenljiva plača)kot tudi nefinančne nagrade, ugodnosti pri delu, procese merjenja, vrednotenje dela posameznika, vrstni red ravni ugodnosti, sistem nagrajevanja delovne uspešnosti, motiviranje zaposlenih in kakšne učinke pričakujemo (vpliv vrednot, kulture), dodatki (nagrade za vloge, pristojnosti, zmožnosti, izkušnje – raven in položaj posameznika v organizaciji), postopki (varovanje učinkovitosti sistema, razvijanje odnosa kadrov do plače), temeljit nadzor obstoječega sistema nagrad (splošen pregled, analiza sistema nagrad, postavljanje ciljev ter projektno načrtovanje in ravnanje).

V praksi se najpogosteje pojavljajo sistemi nagrajevanja, kot so nagrajevanje po času, po normi, po akordu, po skupnem ekonomskem učinku in sistem premij in nagrad.

Kadrovska služba skrbi za ohranjanje in povečanje motivacije, vključenosti in predanosti zaposlenih delu na način, da jim predstavijo pravila in procese, s katerimi zaposlenim dajo občutek, da so cenjeni in nagrajeni za to, kar v podjetju ali drugi obliki organizacije delajo in dosežejo.

• Odnosi med zaposlenimi

Gre za funkcijo kadrovske službe, ki se zanima za krepitev odnosov med delodajalcem in zaposlenim na podlagi merjenja zadovoljstva na delovnem mestu, klime ter drugih povratnih informacij od zaposlenih, za dogovarjanje z zaposlenimi ter za reševanje konfliktov.[4] Med te odnose sodijo tudi odnosi med zaposlenimi in sindikatom.

• Delovni čas

Naloga kadrovske službe je med drugim tudi določanje in organizacija delovnega časa zaposlenih: načrtovanje delovnega časa, določanje urnikov dela, urejanje pravic zaposlenih v zvezi z delovnim časom in delom prostih dni.

• Administracija

Ta funkcija kadrovske službe vsebuje predvsem vodenje in urejanje kadrovskih podatkov, hramba osebnih podatkov in celotne dokumentacije v zvezi z zaposlitvijo in delom posameznika, vodenje zakonsko določenih postopkov v zvezi z zaposlitvijo posameznika, zagotavljanje ustrezne IKT podpore kadrovski funkciji in izvedbi aktivnosti v zvezi s kadri.

• Izobraževanje, usposabljanje, razvoj

Razvoj zaposlenih se lahko obravnava kot posebno področje ravnanja z zaposlenimi, ki vključuje:

• učenje (relativno trajna sprememba v vedenju in sposobnostih posameznika kot posledica izkušenj in prakse);
• izobraževanje (pridobivanje znanja, razvijanje vrednot…);
• usposabljanje (načrtovano in sistematično spreminjanje vedenja, do katere pride ob spremljanju učnih primerov);
• razvoj(formalna izobrazba, izkušnje na delovnem mestu, mentorski odnos, ocenjevanje osebnostnih lastnosti in sposobnosti, kar je v pomoč zaposlenim, da se pripravijo za prihodnost, prihodnje naloge)

Delodajalci morajo zaposlenim zagotavljati vsa potrebna orodja in pripomočke za doseganje uspeha. Novim zaposlenim ponudijo dodatna usposabljanja, da bi jim pomagali pri vključevanju v kulturo organizacije. Številne kadrovske službe zagotavljajo vodena usposabljanja in profesionalni razvoj. Usposabljanja za vodenje so priporočena za supervizorje in managerje, ki so ali na novo zaposleni ali pa želijo napredovati. Priložnosti za profesionalni razvoj so namenjeni tistim zaposlenim, ki si želijo napredovati, ali pa za tiste, ki želijo doseči nek oseben cilj (npr. diplomirati).

---

Vir:

Kadrovska služba (2016). Pridobljeno, 30.6. 2016, na spletni strani: https://sl.wikipedia.org/wiki/Kadrovska_slu%C5%BEba