»A veš, da bo verjetno tudi Olga iz Prodaje dala odpoved?,« ti med malico mimogrede omeni sodelavec. Kot član kadrovske službe se začneš spraševati, kako je mogoče, da je to že tretja odpoved v zadnjih štirih mesecih iz tega oddelka. Je težava v delovnih nalogah? Preobremenjenosti? Ali je mogoče kriv način vodenja oddelka? Slabi odnosi s sodelavci? Kako naj pridobim odgovore na vsa ta vprašanja? Rešitev je izhodni intervju.
Avtorica: Ana Frühauf
Izhodni intervju (angl. exit interview) je polstrukturiran pogovor med odhajajočim zaposlenim in navadno članom kadrovske službe. Njegov cilj je, da organizacija pridobi pomembne informacije, ki ji bodo pomagale pri ohranjanju zaposlenih in izboljšanju klime med zaposlenimi (Habuš, 2020).
Ko sem prvič slišala za izhodni intervju, je bil moj glavni pomislek, ali odhajajoči zaposleni dejansko odgovarjajo iskreno med tem pogovorom. Skoraj zagotovo lahko na začetku intervjuja pričakuješ socialno zaželene odgovore in verjetno si bo intervjuvanec tudi pripravil odgovore na predvidena vprašanja. Povedal bo popolno zgodbo o svojem razlogu za odhod, ki jo je ponovil že neštetokrat. Vendar odhajajoči navadno v izhodnem intervjuju ne lažejo, saj od tega niti nimajo nobene koristi. Lahko pa pride do prekrivanja ali izpuščanja informacij in le-to je pogostejše, če ima bivši zaposleni slabe izkušnje z delovnega mesta ali nerazrešene zamere.
Kako izpeljati izhodni intervju?
Kot sem že omenila, izhodni intervju navadno izvaja član kadrovske službe v organizaciji, saj predstavlja nevtralnega spraševalca. Odhajajoči zaposleni se namreč v njegovi bližini počuti bolj sproščeno in mu bolj zaupa kot pa svojemu bivšemu nadrejenemu. Posledično bo tudi odgovarjal bolj iskreno in odprto. Prav tako pa kadrovik dobro pozna samo dinamiko okolja in odnose med zaposlenimi. Kljub temu pa se organizacije včasih odločijo za zunanje izvajalce, s čimer želijo povečati objektivnost in anonimnost. Vloga izvajalca izhodnega intervjuja vseeno ni lahka. Če si zaposlen v kadrovski službi organizacije, se lahko hitro zgodi, da si osebno vpleten in te preplavijo določena čustva. Lahko da je odhajajoči zaposlen tvoj dober sodelavec ali pa mogoče tudi tvoj bližnji prijatelj. Ne glede na situacijo, izvajalec izhodnega intervjuja ne sme igrati avtoritete v pogovoru, temveč je v vlogi poslušalca. Ključnega pomena je, da se odhajajočemu ne daje občutka krivde, obtoževanja ali se ga karkoli drugače spravlja v neprijeten položaj. Že sama situacija je zanj dovolj neprijetna in je verjetno v stiski, zato je najbolje izhodni intervju začeti s sproščeno tematiko, ki nima povezave z njegovim odhodom. S tem se počasi ustvari lahkotno in varno ozračje, ki odhajajočemu pomaga pri odgovarjanju na vprašanja. Seveda je pomembno tudi, da se mu zagotovi, da bodo podane informacije obravnavane anonimno, in se mu pojasni, da ni poudarek na njem kot osebi, ampak na njegovi delovni izkušnji v organizaciji.
Kakšna vprašanja postavljati?
Čeprav so okvirna vprašanja vnaprej določena, se jih prilagaja sami dinamiki pogovora in zgovornosti sogovornika. Primeri pogostejši vprašanj, ki se postavijo med izhodnim intervjujem, so »Kaj je glavni razlog za odhod?«, »Kaj je bil najboljši del vašega bivšega dela?« in »Kaj bi na svojem bivšem delovnem mestu spremenili?« Za izvajalca intervjuja je pomembno, da ve, zakaj postavi določeno vprašanje in kako mu bo povratna informacija bivšega zaposlenega koristila. Če se vpraša sogovornika, kakšne kompetence meni, da so ključne za njegovo preteklo delovno mesto, bo njegov odgovor pomagal pri iskanju nove osebe, ki ga bo nadomestila. Kajti nekdo, ki je bil na določenem delovnem mestu v določeni organizaciji, najbolje pozna delovne naloge in obremenitve. Proti koncu pogovora, ko je sogovornik že bolj sproščen in zgovoren, se naslovi tudi vprašanja, kot so »Kakšna je vaša izkušnja z vodenjem oddelka?« ali »Kako bi opisali svoj odnos z nadrejenim?« Pri teh vprašanjih so odhajajoči zaposleni navadno bolj zadržani, saj se sama vprašanja nanašajo na točno določeno osebo v organizaciji.
Ne glede na potek izhodnega intervjuja, se le-tega vedno zaključi pozitivno in se bivšemu zaposlenemu zaželi uspešno karierno pot še naprej. Kajti, nikoli ne veš, kdaj se bodo vaše (karierne) poti ponovno prekrižale.
Literatura
Habuš, K. (2020). Izhodni intervju. V Boštjančič, E. in Petrovčič, A. (ur.), Kako spodbujati zaposlene, Psihološki pristopi od A do Ž (str. 79-98). Znanstvena založba Filozofske fakultete. Dostopno na: https://e-knjige.ff.uni-lj.si/znanstvena-zalozba/catalog/download/236/338/5664-1?inline=1
psihologijadela.com 