Blog / delo od doma / HRM / Psihologija dela

2 glavni napaki, ki sem ju naredil pri delu doma

Več napotkov za delo doma in ohranjanje zdravja (tako mentalnega kot fizičnega) v času dela od doma lahko najdete na prispevku in infografiki.


Piše: Marko Šopar 

Delo od doma je lahko fajn. Zelo fajn. Zaradi prednosti, ki jih prinaša (npr. prihranek časa pri vožnji, možnost fleksibilnejšega urnika), velikokrat govorimo, da si ga želimo. V nekaterih podjetjih je že nekaj časa stalna ali vsaj občasna praksa. Veliko podjetij pa se z delom od doma premierno (in prisilno) srečuje v trenutni situaciji.

Tudi sam zaradi narave (prostovoljnega) dela, ki ga opravljam v zadnjih letih, veliko nalog opravim doma. Pravzaprav kar večino.

Vendar pa pri takšnem načinu dela hitro ugotoviš, da je na poti do učinkovitosti kar nekaj pasti.

V blogu želim zato z vami deliti in razložiti dve glavni napaki, ki sem jih ugotovil pri svojem delu od doma, ter predstaviti načine, s katerimi se jima sami lahko izognete.

(Seveda se mi še vedno zgodi, da »pozabim« na te rešitve in se poskušam dela lotiti na stari način. Vendar pa sem v teh primerih vsakič znova kaznovan z neproduktivnim dnevom in slabo voljo.)

Napaka št. 1: DELO OD DOMA IZ POSTELJE

Lahko delam doma. Odlično!

Zjutraj se ne rabim posebej urediti, ne rabim se voziti do pisarne. Pravzaprav lahko kar v postelji odprem računalnik in začnem odpisovati na maile. Ali pa vsaj na kavču. Kako udobno!

Sliši se čudovito, dejansko stanje pa izgleda nekoliko drugače.

Dopoldne preživim precej neproduktivno. Kar ne morem in ne morem se spraviti k zastavljeni nalogi. Čutim utrujenost. Kot da ne bi dovolj spal. Pa sem.

Počasi nalogo le začnem izvajati, a mi medtem misli nenehno uhajajo drugam.

ZAKAJ SE TO ZGODI?

Ljudje prostore povežemo z dejavnostjo, ki jo tam opravljamo (in obratno). Verjetno vam je znano klasično pogojevanje, s katerim lahko to dobro razložimo. Neki dražljaj, ki smo se ga naučili povezati z nekim vedenjem, bo v nas sprožil to vedenje.

Poglejmo na našem primeru. Posteljo (dražljaj) povezujemo z vedenjem (spanje), ki ga tam izvajamo. S tem, ko pri delu ostajamo v postelji, našemu telesu ne sporočamo, da je čas za fokus in delo. Ravno nasprotno – telesu sporočamo, da je čas za počitek.

Seveda se lahko takšna nefunkcionalna povezava vzpostavi tudi v drugi smeri. Pomislite, kaj se bo zgodilo, če bomo vseeno vztrajali pri delu v postelji/spalnici?

Naše telo se bo naučilo, da je spalnica prostor, kjer morajo biti možgani v polni pripravljenosti in da to ni prostor za počitek. Posledično bomo zvečer veliko težje zaspali.

KAJ LAHKO NAREDIMO?

Za delo izberimo prostor ali vsaj kotiček, ki je namenjen samo delu. Ko pridemo v ta prostor, bomo telesu sporočili, da je čas za povečano kognitivno aktivnost in osredotočenost na delo.

Še boljše je, če je ta kotiček stran od spalnice, dnevne sobe, kuhinje. Tako moramo do tega prostora dejansko »potovati« (podobno kot bi potovali v pisarno), s čimer telesu zelo jasno sporočimo, da smo menjali okolje in da je čas za drugačno vedenje.

NE POGOJUJEMO PA SAMO PROSTORA.

Tega, da je čas za koncentracijo in reševanje kompleksnih problemov, telesu ne sporočamo samo z menjavo prostora. V primeru dela v pisarni mu to vsako jutro sporočamo z dražljaji, ki so povezani v jutranjo rutino (npr. skuhamo kavo, pojemo zajtrk, se stuširamo, oblečemo primerno obleko, se peljemo v službo).

Pri delu od doma so takšni dražljaji pogosto odsotni. Še slabše – lahko so enaki tistim, ki jih srečujemo v nedeljo zjutraj, kar bo telo pripravljalo na sproščen, umirjen dan, namesto na delovno dopoldne.

Zato je pomembno, da tudi pri delu od doma ohranjamo ali pa na novo vzpostavimo rutino, ki bo naše telo aktiviralo in ga pripravilo na delo.

Ali to pomeni, da moramo vsak dan zjutraj obleči svojo najboljšo poslovno obleko in se z avtom zapeljati dva kroga po soseski?

Ne.

Pomeni pa, da se tudi pri delu od doma po jutranji kavi uredimo, oblečemo nekaj, česar sicer ne nosimo v prostem času, in pripravimo svoje delovno okolje.

Svojo (delovno) jutranjo rutino lahko seveda prilagodimo svojim potrebam in željam, bistveno pa je, da jo telo poveže z delom za službo.

Napaka št. 2: (PRE)FLEKSIBILEN DELOVNI ČAS

Pri delu od doma imam končno na voljo ogromno fleksibilnosti glede časa dela!

Začnem zjutraj, potem pa imam čez nekaj časa daljšo pavzo. Pogledal bom kakšno serijo in se nato vrnil k delu.

Ampak ne za dolgo. Čas je za malico.

Po malici se seveda prileže počitek. S polnimi baterijami se nato spet usedem za računalnik.

Hitro se mi spet »zalušta« kakšen del serije. Sam sebe pomirim, da si lahko vzamem čas za to – moj delovni čas je namreč fleksibilen.

Tukaj je že kosilo. In seveda popoldanski počitek. Po počitku ponovno malo dela, potem pa je čas za rekreacijo.

Ura je že pet, jaz pa sem komaj na polovici današnjih nalog. Ampak ni problema. Zvečer bom imel dovolj časa za to.

Pa nimam.

Večer tako – namesto v družbi svoje punce – preživim za računalnikom in poskušam zaključiti današnje naloge.

FLEKSIBILEN DELOVNI ČAS JE DVOREZEN MEČ.

Nudi nam svobodo, da sami izberemo, kdaj bomo delali. Po drugi strani lahko ob neupoštevanju »navodil za uporabo« povzroči dva negativna stranska učinka:

  • Prelivanje časa za delo in prostega časa.

V kolikor ne postavimo jasnih mej med časom za delo in prostim časom, se bodo aktivnosti kmalu začele prekrivati.

Posledično ne bomo niti polno osredotočeni na delo, niti ne bomo zares uživali v prostem času. Pri delu bomo z mislimi pri novi Netflix seriji, ki nas vabi iz dnevne sobe, v prostem času pa bomo z mislimi pri poročilu, ki ga moramo pripraviti do konca dneva.

Takšno prelivanje in preklapljanje med aktivnostmi ima znaten negativen vpliv na učinkovitost, kar nas učijo izsledki mnogih raziskav o večopravilnosti.

Poleg tega pri preživljanju časa z bližnjimi ne bomo polno prisotni, kar slabša kvaliteto naših odnosov. Medtem ko nam zvečer na pijači prijatelj pripoveduje zanimivo zgodbo, bomo sami razmišljali o e-mailu, na katerega moramo »nujno« odgovoriti še danes.

  • V daljšem času bomo opravili manj.

Slabo postavljene meje se nam bodo maščevale še na drug način.

Ker nismo omejeni s standardnim delovnim časom (npr. od 8.00 do 16.00), se lahko naš delovnik neopazno podaljša.

Če bi v pisarni ob 16.00 v vsakem primeru zaključili z delom (v kolikor imamo seveda zdravo razmerje med delom in zasebnim življenjem ter dela ne nosimo domov), pa smo doma veliko bolj nagnjeni k temu, da naredimo »samo še to malenkost«.

Neomejenost delovnika pa ima še drugo pomanjkljivost.

Če imamo v pisarni na voljo 8 ur, da opravimo neko nalogo, pri delu od doma teoretično razpolagamo s približno 16 urami.

V katerem primeru bomo porabili več, da opravimo neko nalogo?

Po Parkinsonovem zakonu se delo razširi tako, da zapolni čas, namenjen za njegovo izvedbo. Znano?

Zagotovo ste se že znašli v situaciji, ko ste z neko stvarjo odlašali do zadnjega trenutka, a jo potem vseeno uspeli narediti v presenetljivo kratkem času. In obratno, ko ste za precej preprosto nalogo porabili veliko več časa, kot bi ga dejansko potrebovali.

Podobno kot je časovna omejitev pomembna pri postavljanju ciljev, je pomembno da si omejimo tudi čas za delo (od doma).

Okej, ampak ali to torej pomeni, da moramo tudi doma delati točno od 8.00 do 16.00?

Ne.

DELOVNIK NATANČNO OPREDELIMO, A PRILAGODIMO SVOJIM ŽELJAM IN POTREBAM.

Če želimo, lahko delovnik razdelimo tudi na dva dela (npr. delamo od 6.00 do 10.00 in nato od 14.00 do 18.00). Mogoče bomo celo opazili, da lahko zaradi večje osredotočenosti naloge opravimo v krajšem času in si poskusimo zastaviti samo 6-, 5- ali celo 4-urni delovnik. Raziskave namreč kažejo, da velik del 8-urnega delovnika v pisarni ne porabimo za dejansko delo.

Ključnega pomena pa je, da se časovnega okvirja, za katerega se odločimo, tudi držimo.

Poleg tega je pomembno, da za naš osebni delovni čas vedo tudi bližnji in prijatelji ter sodelavci in poslovni partnerji, s katerimi neposredno sodelujemo.

Z bližnjimi se dogovorimo, da smo v času dela zasedeni in da jim ne bomo na voljo. Obljubimo pa jim, da jim bomo na voljo zunaj tega časa in se tega tudi držimo. S tem se bomo izognili marsikateri nenujni distrakciji, hkrati pa se jim bomo lahko kasneje zares v celoti posvetili.

Prav tako se s sodelavci in partnerji dogovorimo, kdaj bomo na voljo za sestanke in kdaj bomo opravljali svoj del nalog ter jim hkrati pojasnimo, da izven tega časa ne bomo na voljo.

ZAKLJUČEK

Delo od doma je lahko fajn. Zelo fajn. Zagotovo ima marsikatero prednost, ki jo je vredno izkoristiti, in zaradi katere takšen način dela že spodbujajo v marsikaterem podjetju.

Kljub temu moramo paziti, da naše delo od doma ne postane nedelo od doma.

Zato bodimo pozorni, da jasno ločimo delo od prostega časa in počitka – tako z delovnim okoljem in vzpostavitvijo (pred)delovne rutine kot tudi z jasno časovno opredelitvijo našega delovnika.