O sestankih smo že pisali tukaj in tukaj, na povezavi pa si lahko preberete tudi o tem, kako ostati zbran in miselno prisoten med Zoom srečanji.

Avtorica: Maša Androjna

---

Izvajanje sestankov v delovni organizaciji je ena izmed najpogostejših aktivnosti komuniciranja med dvema ali več osebami. Gre za aktivnost, ki predstavlja velik del delovnega časa zaposlenih ter je ena izmed osrednjih ključnih aktivnosti, ki zapolnjuje večji del delovnika vodij. Hkrati sestanki predstavljajo prostor, kjer se odvija socialna interakcija med zaposlenimi, posledično pa se krepi tudi pripadnost.

Ker so sestanki zelo razširjeni, je zelo pomembno, da tudi ta vidik dela ves čas razvijamo in skušamo optimizirati. Če tega ne počnemo, lahko kaj hitro tvegamo izgubo delovnih resursov – tako finančnih kot tudi časa in motivacije zaposlenih

V času novih tehnologij (in trenutne globalne pandemije) pa se vse večji del našega delovnika premika na splet in sestanki tu niso izjema. Sestanki potekajo preko ene izmed za to namenjenih platform, do katere lahko udeleženci dostopajo preko svojih osebnih računalnikov ali telefonov. V virtualnem okolju in pri vodenju virtualnih sestankov prihaja do večjega števila težav in omejitev kot pri “klasičnih” sestankih, zato je zelo pomembno, da se vse vodje sestankov zavedajo, da je ključno upoštevati nekatere elemente dela, ki prispevajo k bolj učinkoviti moderaciji, večji kontroli dela in lažji koordinaciji nalog zaposlenih v virtualnem okolju.

Kljub nekoliko zahtevnejši izpeljavi virtualnih sestankov pa imajo ti tudi nekaj prednosti:

• sestanki so veliko bolj dostopni – to nudi priložnost tudi tistim, ki je v živo ne bi imeli,
• prisotne je veliko več fasilitacije, ki prispeva k večji vključenosti vseh udeleženih
• udeleženci se, kljub manj osebnemu stiku preko ekranov, lahko  občasno udejstvujejo celo v večji meri kot v živo, s pomočjo različnih funkcij, ki jih ponuja platforma.

Ker so (virtualni) sestanki ključne aktivnosti delavnika mnogih zaposlenih, moramo dobro razumeti, kako jih lahko oblikujemo in vodimo kar se da učinkovito.

Nasveti za izpeljavo kvalitetnih virtualnih sestankov

PRED SESTANKOM

1. Preden sploh začnemo izvajati sestanke, moramo pripraviti skupinsko predstavitev in raziskovanje nove platforme saj se mnogi zaposleni verjetno prvič srečajo s to platformo.
2. Sestanek skličemo nekaj dni prej in ob sklicu vsem udeležencem posredujemo dnevni red s ključnimi točkami, ki jih želimo nasloviti tekom sestanka.
3. V načrtu natančno definiramo namen in ključne cilje, ki jih želimo doseči s sestankom.
4. Za sestanek pošljemo vabilo. To mora biti strukturirano tako, da pri zaposlenih vzpostavimo občutek, da je sestanek zanje relevanten.

Vabilo mora vsebovati: –       dnevni red s ključnimi točkami, –       namen in ključne cilje, ki jih želimo doseči, –       kdo mora biti prisoten in kakšna je njegova vloga.

MED SESTANKOM

1. Držimo se urnika oz. dnevnega reda. Zamudnikov ne čakamo!
2. Ne pozabimo na odmore! Priporočen je vsaj 10 minutni odmor vsakih 90 minut. Odmore v naprej napovemo.
   • Upad pozornosti lahko vodi do izpuščanja ključnih informacij in dogovorov, informacije so lahko napačno razumljene, kar pa lahko vodi tudi do večjih napak pri delu in nižanja učinkovitosti.
3. Spodbujamo zadovoljevanje fizioloških potreb pri udeležencih.
4. Izpostavljamo pomen pravil – predvsem glede motečih dejavnikov.
5. Vodja mora povzemati pomembne sklope in dognanja, saj se informacije v virtualnem prostoru hitro izgubijo.
6. Osredotočimo se na skupinsko dinamiko – vodja jo mora pri udeležencih ves čas opazovati in spodbujati vzorce, ki so efektivni oz. se odzivati na tiste, ki ne funkcionirajo.

PO SESTANKU

1. Povratna informacija je ključnega pomena. S strani udeležencev sestanka pridobimo ključne informacije o sestanku samem, torej o vsebini, kot tudi evalvacijo sestanka.
2. Po sestanku posredujemo zapisnik vsem udeležencem in tistim, ki se jih sestanek zadeva, pa so morda manjkali in jih dodatno opomnimo na dogovore in naloge, sklenjene med sestankom. Zapisnik lahko služi tudi kot osnova za »follow-up«, torej sledenje napredku zaposlenih s strani vodje sestanka.
3. Zadnji korak je samorefleksija in refleksija dela vodje sestanka in zaposlenih. Vodja na tak način lahko evalvira svoje delo, ohrani tisto, kar je učinkovalo oz. spremeni tiste vidike dela, ki niso bili ustrezni.

Ker je ena izmed težav virtualnih sestankov tudi hiter upad pozornosti in zavzetosti pri zaposlenih, predstavljamo še 3 dejavnike, ki se povezujejo z zavzetostjo zaposlenih, ki jih moramo med samo izvedbo sestanka imeti v mislih:

• Relevantnost se nanaša predvsem na to, da pri zaposlenih oz. udeležencih na sestanku vzpostavimo razumevanje, zakaj je sestanek zanje pomemben in smiseln ter kje se lahko vključijo. Za boljšo strukturo sestanka lahko vodja relevantnost vzpostavi že takoj na začetku sestanka oz. že v vabilu na sestanek.
• Prav tako se z obdobjem pred sestankom, pa tudi med sestankom povezuje tudi dejavnik učinkovitega upravljanja s časom. Če udeleženci sestanka dobijo občutek, da vodja dobro upravlja s časom, se na tak način kaže tudi spoštovanje vodje do njihovega časa, kar pozitivno pripomore k zavzetosti in občutku pripadnosti s strani zaposlenih.
• Med sestankom pa je pomembno tudi, da zaposleni lahko izrazijo svoje mnenje. Da kljub novim tehnologijam in nekoliko težji koordinaciji in moderaciji vodja poskrbi, da posamezniki pridejo do besede in tako prispevajo svoj košček k delovnemu procesu.

Podrobnejši opis metode virtualnih sestankov, prikaz konkretnega primera in predstavitev vloge psihologa v tej metodi je dostopen na povezavi: