Piše: Živa Divjak

Prostovoljstvo na delovnem mestu lahko vodi v številne koristi za zaposlene in organizacijo, kot npr. boljše fizično zdravje in večje zadovoljstvo zaposlenih, bolj učinkovito izvajanje delovnih nalog, manjša fluktuacija zaposlenih in višji ugled organizacije. Vendar je za doseganje teh koristi v vaši organizaciji bistven dobro načrtovan in voden program prostovoljstva za zaposlene. Čeprav na to, kakšen program bo najbolj učinkovit za posamezno organizacijo, vpliva veliko dejavnikov, vam v nadaljevanju predstavljam štiri splošna vodila za oblikovanje uspešnega programa prostovoljstva v vaši organizaciji.

---

1. Jasno opredelite, kaj je namen in cilj vašega programa.

Pred samim začetkom oblikovanja programa prostovoljstva za zaposlene v svoji organizaciji, se moramo vprašati, kaj je naš namen. Ali želimo izboljšati ugled organizacije? Prispevati h kvaliteti življenja v skupnosti? Izboljšati sodelovanje in vključenost naših zaposlenih? Pritegniti nove kandidate? Na podlagi odgovorov na ta vprašanja lahko začnemo razmišljati o konkretnih ciljih našega programa.

Pri tem je opredelitev in razvrstitev ciljev programa prostovoljstva odvisna od več dejavnikov. Upoštevati moramo npr.  potrebe skupnosti, vrednote organizacije, interese in želje zaposlenih, odnos organizacije z zunanjim svetom.

Tako se lahko organizacija, ki ima razmero odprto kulturo in tesne vezi z določeno skupnostjo, odloči, da želi vključiti čim večje število zaposlenih v katerokoli prostovoljno aktivnost, ki jih zanima in koristi skupnosti. Takšna organizacija bo pri oblikovanju svojega programa poskušala oblikovati čim širšo mrežo sodelujočih prostovoljnih organizacij, ki bo ponudila širok nabor možnosti za prostovoljstvo v skupnosti. Na drugi strani pa se lahko organizacija, ki ima bolj strukturirano notranjo kulturo, deluje na globalnem nivoju in ima zaposlene, ki so visoko specializirani v neki določeni veščini, odloči za oblikovanje pro bono programa prostovoljstva, ki bo nadaljnjo utrdil veščine zaposlenih in povečal prepoznavnost organizacije. Takšna organizacije se bo pri oblikovanju programa prostovoljstva verjetno usmerila v razvijanje globljih sodelovalnih vezi s previdno izbranimi organizacijami.

Če želimo s programom prostovoljstva doseči številne koristi med zaposlenimi, kot so večja vključenost in ohranjanje zaposlenih, večja zvestoba organizaciji in motiviranost za delo, je pomembno, da pri oblikovanju samega programa upoštevamo tudi želje, interese, potrebe in skrbi zaposlenih. Te informacije, ki jih lahko razmeroma enostavno pridobimo s pomočjo anketiranja zaposlenih, nam torej lahko pomagajo pri operacionalizaciji ciljev programa.

2. Že v samem začetku določite, kako boste merili napredek in uspeh programa.

Kvantificiranje in redno merjenje napredka in uspeha programa je ključnega pomena, saj vam bo omogočilo jasno komuniciranje pomembnih informacij nadrejenim, zaposlenim in širši javnosti. Prav tako vam bo to omogočilo dosledno sledenje morebitnim spremembam in hitro izboljševanje programa. Pomembno je, da že v začetku oblikovanja programa določite okvir, s pomočjo katerega boste lahko sledili in analizirali napredek programa. Določite npr. kaj so merila za uspeh programa, kako pogosto boste preverjali napredek, katere vire informacij boste uporabili ipd.

Merila določite glede na postavljene cilje. Če je cilj čim večje sodelovanje zaposlenih, je torej eno izmed meril uspeha lahko število zaposlenih, ki so aktivno vključeni v program prostovoljstva. Podobna področja, kjer bi lahko bilo smiselno spremljati statistiko, so še:

• Količina časa, ki je bila posvečena posamezni aktivnosti,
• število organizacij, ki ste jim v sklopu programa nudite prostovoljno pomoč,
• količina denarja, ki ste jo zbrali,
• število ur, posvečenih prostovoljstvu, na zaposlenega,
• skupno število ur, posvečenih prostovoljstvu…

Zelo pomembna je tudi povratna informacij zaposlenih. S pomočjo anket in pogovorov redno preverjajte ali so sodelujoči zaposleni s programom zadovoljni, uživajo v prostovoljnem delu, imajo občutek, da prispevajo k dobrobiti skupnosti.

3. Učinkovito sporočajte in oglašujte

Ko začenjate oblikovati program prostovoljstva za zaposlene, je pomembno, da oblikujete dobro in prepričljivo predstavitev programa, s katero boste prepričali tako vodstvo organizacije kot tudi zaposlene. Pripravite dober načrt in poudarite raznolike koristi, ki jih prostovoljstvo na delovnem mestu prinese organizaciji in zaposlenim.

Ko se program že izvaja, pa o dosežkih in uspehu programa širšo javnost in zaposlene obveščajte preko različnih metod komuniciranja, npr. preko elektronske pošte, socialnih omrežij, spletnih strani, glasil. Na eni strani s tem gradimo ugled podjetja in pritegnemo potencialne kandidate in na drugi motiviramo in pritegnem zaposlene k nadaljnjemu sodelovanju pri programu. Bodite pozorni, da želite pri  posredovanju podatkov o uspehu in dosežkih programa povedati zgodbo – ne posredujte le številk, ampak prikažite, kako ste npr. pripomogli k boljšemu življenju v skupnosti.

Prav tako je pomembno, da podatke o uspehu in morebitnem zvišanju prihodkov ali ugleda organizacije, ki so posledica izvajanja programa prostovoljstva, redno in prepričljivo posredujemo vodstvu ali drugim interesnim skupinam.

4. Prepoznava in nagrajevanje zaposlenih prostovoljcev

Čeprav je dobro počutje ob pomoči drugim lahko nagrada samo po sebi, je pomembno, da vaš program tudi prepozna in nagradi sodelujoče. To so lahko majhne geste v obliki certifikata, kupona, darilnih bonov, javne pohvale ipd., ki vaše zaposlene motivirajo za nadaljnje sodelovanje in krepijo sam program prostovoljstva. Organizirate lahko tudi letne prireditve, kjer formalno prepoznate in izpostavite prispevek in trud zaposlenih v vašem programu. To je hkrati lahko dobra priložnost, da povabite medije in povišate prepoznavnost vaše organizacije.

Ključno je torej, da pred oblikovanje programa prostovoljstva za zaposlene, dobro premislimo kaj so naše želje, cilji, potrebe in možnosti. Tako bomo lahko oblikovali uspešen program, ki bo služil naši organizaciji, našim zaposlenim in naši skupnosti.